Електронний документообіг від M.E.Doc - досвід “Дебет-Кредит”

Найпопулярніший інтернет-портал України для бухгалтерів, «Дебет-Кредит», впровадив електронний документообіг з M.E.Doc (далі — ЕДО).

Відтепер багатотисячна армія читачів та клієнтів видання зможе обмінюватися е-документами у програмі M.E.Doc та вебсервісі СОТА. 

Як прийняти та погодити документ: 

У М.E.Doc: Для цього із «Головного меню» програми зайдіть у «Первинні документи», далі у «Реєстр первинних документів», де натисніть на піктограму «Отримати повідомлення». 

Програма запросить пароль від печатки шифрування, і після його введення документи з’являться у вашому реєстрі. Вам надійде електронний лист-повідомлення про відправлений у систему первинний документ. Підпишіть документ за допомогою свого КЕП.

Детальніше дивіться у відео-інструкції.

У СОТА: Для цього із «Головного меню» програми зайдіть у «Реєстр первинних документів», де натисніть кнопку «Повідомлення» та оберіть підприємство для якого ви хочете отримати вхідні документи. Програма запросить пароль від печатки або підпису шифрування, і після його введення документи з’являться у вашому реєстрі. Підпишіть документ за допомогою свого КЕП.

Чому варто сказати паперовим документам досить?

• документи губляться;

• періодично накопичуються документи, призначення і джерело яких важко з'ясувати;

• документи з інформацією, що містить комерційну таємницю, часом потрапляють у чужі руки;

• на пошук потрібних документів або формування їхніх тематичних добірок, йде багато часу;

• підготовка й узгодження документів також займає забагато часу. 

Увесь цей пул незручностей створює додаткове навантаження на співробітників, збільшує витрати на розхідні матеріали, призводить до затримки оплат від клієнтів та інших складнощів. 

Для чого потрібен електронний документообіг компаніям?

Наприклад, ви обмінюєтесь з 500 контрагентами, щомісячно надсилаєте їм акт та рахунок — це 1 000 документів в місяць та 12 000 документів на рік, якщо не враховувати договори та інше. Фізично це близько 400 кілограмів макулатури, що займатиме зайвий простір в офісі протягом трьох років — поки не закінчиться термін зберігання. Що зміниться після впровадження електронного документообігу?

• Зменшиться кількість паперових документів в офісі 

• Знизяться витрати на друк, канцтовари, надсилання документів поштою або кур’єром, зберігання архіву

• Зменшаться трудовитрати завдяки автоматизації процесу

Процес обробки первинних документів, особливо в компаніях з багатотисячною клієнтською базою, забирає багато часу у бухгалтерів, співробітників розрахункових служб, менеджерів з продажу, фахівців із супроводу та закупівель. Щомісяця відділ бухгалтерії на 5–7 днів стає заручником білінгового періоду.

Як обрати систему електронного документообігу (СЕД), що підійде саме вам? 

Вибір рішення для ЕДО залежить від моделі бізнесу, рівня його розвитку та стратегічних цілей. Кожен проєкт зі впровадження ЕДО має свої індивідуальні особливості, пов'язані з поточним рівнем IT-оснащеності підприємства:

• яку облікову систему використовує підприємство;

• скільки документів компанія надсилає щомісяця;

• скільки співробітників працюють з первинною документацією;

• контрагенти — наскільки вони готові обмінюватись документами онлайн. 

Переходячи на ЕДО, ви отримуєте переваги щодня

Суттєвою перевагою ЕДО для власних клієнтів у «Дебет-Кредит» вважають можливість відстежувати процес роботи з документами: 

• ким і коли документ був створений, підписаний, кому відправлений;

• статус документа;

• можливість додати та отримати коментарі — причину відхилення.

Функціонал дозволяє вибудовувати прозорі відносини та ефективну комунікацію як з власними співробітниками, так і з бізнес-партнерами, клієнтами та держустановами.

Що варто знати про ЕДО?

​

ЕДО для кожного бізнесу. Для компаній, що обмінюються великою кількістю документів, мають білінгову та CRM-системи й розгалужену інфраструктуру, передусім необхідно визначити власні цілі, провести аудит внутрішньої IT-інфраструктури та поточної моделі бізнесу. Фахівці Linkos Group надають повну підтримку при аудиті, підборі та впровадженні СЕД. 

Для середнього й малого бізнесу є готові рішення та інструменти безшовної інтеграції, що дозволяють швидко та легко перейти на ЕДО без додаткових витрат або необхідності навчати персонал роботі у нових програмах.

КЕП. При електронному обміні е-документи мають бути завірені електронним підписом для набуття юридичної сили. Використання КЕП захищає бізнес від шахрайства, підробки підпису та спрощує процес підписання документів в автоматичному режимі. Для гарантованої безпеки КЕП слід зберігати на захищених носіях.

Автозаповнення документів. Щоб сформувати рахунок або акт, потрібно знати: найменування та вартість послуг, правильну назву клієнта, ПІБ керівника, юридичні реквізити. У продуктах Linkos Group усі дані підтягуються автоматично за допомогою API Opendatabot на підставі виписки отриманих платежів за кодами ЄДРПОУ компаній або ІПН для ФОП. 

Індивідуальні шаблони. Інколи бізнес має потребу розробити власні шаблони актів, рахунків чи договорів щоб надсилати контрагентам ці документи в звичному для них форматі. Ця можливість реалізована у конструкторі шаблонів програми M.E.Doc. Користувачі усіх рішень розробника можуть замовити індивідуальну структуру документів.

Безкоштовно для контрагентів. Вхідні для контрагентів, що використовують рішення M.E.Doc, COTA, FlyDoc, API.ПТАХ або FREDO, — безкоштовні. Також розробник дарує 50 вихідних документів щомісяця. Вартість безлімітного обміну становить 100 грн/місяць. 

Юридичне підґрунтя е-обміну. Обмін електронними документами здійснюється відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронні довірчі послуги».

З питань впровадження телефонуйте до нас  (044) 206 -72-25.