Алгоритм дій у разі втрати паперових документів реєстраційної справи юрособи

Втрата документів реєстраційної справи може статися за будь-яких обставин, і в наш час це особливо актуально.  

Зазначимо, реєстраційна справа складається з набору документів у паперовій та/або електронній формі, які подавалися для виконання реєстраційних дій. 

Організація зберігання реєстраційних справ покладається на керівника суб’єкта, що уповноважений на зберігання реєстраційних справ, а забезпечення зберігання реєстраційних справ покладено на посадову особу із зберігання реєстраційних справ. 

У разі відсутності посадової особи із зберігання реєстраційних справ, за належне зберігання відповідає керівник такого структурного підрозділу. 

У випадку нестачі в Єдиному державному реєстрі відомостей про взяття на облік реєстраційної справи за новим місцезнаходженням протягом тридцяти календарних днів з дня її поштового відправлення посадова особа із зберігання реєстраційних справ, яка надсилала реєстраційну справу, вживає заходів з її розшуку. 

Втрата документів реєстраційної справи може призвести до обмеження прав і законних інтересів осіб, тому необхідно суворо дотримуватися встановлених процедур зберігання документів. 

Вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності, встановлюють Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту 18.06.2024 № 1000/5 (далі - Правила). 

Ці Правила є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами і організаціями, щодо забезпечення збереженості, обліку і користування документами поширюються на архіви, що зберігають документи з паперовими носіями інформації. 

Відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник установи (п. 6 розд. 1 Правил). 

Для запобігання можливим порушенням чинного законодавства в майбутньому, слід звернути увагу на вимоги нормативно-правових актів. Відповідно до них, у разі втрати документів та справ, що значаться в номенклатурі, структурні підрозділи повинні вжити наступні заходи: 

1. Здійснюється розшук реєстраційної справи; 

2. Створюється комісія зі службового розслідування та призначається службове розслідування; 

3. Видається наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ; 

4. Складається довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником відповідного структурного підрозділу, яка передається до архіву установи; 

5. Складається акт про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах. 

Зазначені заходи потребують відповідального ставлення з боку всіх учасників процесу та допоможуть уникнути порушень законодавства в галузі державної реєстрації. 

Необхідно неухильно дотримуватись Порядку формування та зберігання реєстраційних справ, затвердженого наказом Мін’юсту 18.11.2016 № 3267/5 та Правил. 

Про це зазначено на сайті Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Одеса).