ЕДО talks. Випуск 2. Законність ЕДО — все, що потрібно знати про електронний документообіг в Україні

Нещодавно на нашому YouTube–каналі — ЕДО talks, з’явилося нове відео про законність ЕДО в Україні. Пропонуємо більш детально розглянути все, що розповіли наші експерти у другому випуску про електронний документообіг.

Як відомо, нині бізнес надає податкову звітність в електронному вигляді, також електронні накладні давно стали електронними. Проте досі компанії продовжують вести первинну документацію на папері. Хоча її теж можна оформляти в електронному вигляді, адже для цього є всі законні підстави. Зокрема, про це свідчить позиція держави та податкових органів, яка представлена у відповідних офіційних документах.

Законність ЕДО

Так, держава регламентує електронний документообіг трьома основними законами:  «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», а також, оскільки ми говоримо про первинні документи, то враховуємо і «Закон про бухгалтерський облік та фінансову звітність». 

Відповідно до всіх вищезазначених нормативно-правових документів пропонуємо вам розглянути загальну картину ведення електронного документообігу та зберігання електронних документів з юридичного боку.

Відповідно до ст. 5 «Закону про електронні документи та електронний документообіг» — електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включно з обов'язковими реквізитами документа.

У цьому ж законі сказано: «Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприйняття його змісту людиною».  

Отже, ця стаття закону нам говорить про те, що е-документ може передаватися в електронній формі, а його візуалізація (pdf) може бути, як в електронному, так і в паперовому вигляді.

У розділі другому ст. 7  цього закону сказано: «Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, зокрема з електронним підписом автора, або підписом прирівняним до власноручного».

У цьому ж розділі дається роз’яснення щодо питання необхідності створення документа, як у паперовому вигляді, так і в електронному. Звучить воно так: «Якщо автором створюються ідентичні за документальною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу».

Отже, як бачимо, первинні документи як паперові, так і в електронні, матимуть однакову юридичну силу за умови наявності в них обов’язкових реквізитів.

Які реквізити слід вважати обов’язковими у первинному документі?

Відповідно до закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» первинний документ обов’язково має містити таку інформацію:

• назву документа (форми);
• дату створення;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Нині законодавство не дає повного переліку первинних документів, які використовуються в бухгалтерському обліку, а деякі основні види первинних документів не мають затвердженої форми.

Серед основних первинних документів можна виокремити такі:

• видаткова накладна (форма не затверджена);
• товарно-транспортна накладна (Форма затверджена наказом Мінтрансу від 14.10.1997 р. №363);
• акт приймання виконаних робіт (послуг) (форма не затверджена);
• касові ордери (прибутковий та видатковий) (Форми затверджені постановою НБУ 29.12.2017 р. №148);
• рахунок-фактура (інвойс) (форма не затверджена);
• бухгалтерська довідка (Форма наведена у Методичних рекомендаціях по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Мінфіну від 29.12.2000 р. №356).

У випадку, коли форма первинного документа не затверджена, підприємство має право його розробити самостійно. Головна вимога – форма повинна містити всі обов’язкові реквізити! Ви з легкістю зможете створити власну форму первинного документа (власний шаблон) для обміну з контрагентами за допомогою програми M.E.Doc, у якій розроблено Конструктор шаблонів.

Впровадження ЕДО на підприємстві

Основні кроки, які слід здійснити підприємству для того, щоб перейти на електронний документообіг:

1. Розробити власну інструкцію з діловодства, керуючись положеннями «Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їхньої підготовки до передавання на архівне зберігання».

2. Отримати КЕП. Для ведення ЕДО не потрібно отримувати окремий ЕП, тобто якщо ви вже раніше подавали звітність в електронному вигляді за допомогою КЕП, то цей самий ЕП підійде і для обміну первинними документами.

3. Обрати програмне забезпечення за допомогою якого стане можливим накладання КЕП на документи та їхня відправка контрагентам. Зверніть увагу — якщо ви ведете облік підприємства у певній обліковій системі, то система для документообігу має інтегруватися у вашу ОС. Це допоможе полегшити вашу роботу з електронними документами. 

4. Укласти договори, або додаткові угоди з контрагентами, у яких відповідно до ст. 207 Цивільного кодексу України, потрібно підтвердити надання згоди на використання КЕП.

Нагадаємо, що компанія Linkos Group пропонує програмні продукти для документообігу, здатні задовольнити потреби підприємства на кожному з рівнів. Це може бути десктоп-рішення — програма M.E.Doc, хмарний сервіс СОТА чи рішення для користувачів 1С “Підприємство” - FlyDoc.

Більш детально про всі програмні рішення ви можете переглянути у попередньому вебінарі нашого YouTube–каналу — ЕДО talks.

Зверніть увагу — на електронних документах, які підписані ЕП має проставлятися мітка часу згідно з оновленим законом «Про електронні довірчі послуги». За таку функцію відповідає саме те програмне забезпечення, яке ви обрали для ведення документообігу.

Для чого потрібна мітка часу?

• позначка часу підтверджує існування такого документу на момент його підписання;
• вона дозволяє зберегти актуальність сертифікату ЕП, що накладено на документ.

Якщо ви підписали документ ЕП без позначки точного часу, то такий документ вважатиметься недійсним після закінчення дії вашого сертифіката.

Якщо ж ви використовували мітку часу під час накладання ЕП, і тоді ваш е-підпис був дійсним, то після закінчення дії сертифіката е-документ вважатиметься дійсним.

Будь-який програмний продукт від компанії Linkos Group в автоматичному режимі проставляє відмітку точного часу під час підписання документа.

Переглянути повністю другий вебінар про ЕДО від експертів YouTube–каналу ЕДО talks ви можете просто зараз за посиланням.

А ми тим часом готуємо для вас наступне відео, в якому ви дізнаєтеся ім’я переможця, який отримає можливість безкоштовно користуватися програмою M.E.Doc протягом цілого року. 

Рекомендуємо підписатися на канал ЕДО talks, щоб не пропустити нові цікаві відео.