ЕДО talks. Випуск 3. Як зберігати електронні документи — розповідають експерти ЕДО talks

Експерти з ЕДО від компанії Linkos Group підготували нове відео на YouTube–каналі — ЕДО talks. Цього разу вони розповіли все про особливості зберігання, архівування та вивантаження електронних документів. Пропонуємо більш детально розглянути інформацію, якою поділилися знавці з ЕДО.

Якщо ви вже використовуєте електронні документи на своєму підприємстві, або тільки плануєте перехід на ЕДО, вам варто знати, як правильно зберігати е-документи. 

Збереження документів у програмі M.E.Doc

Зберігати свої електронні документи ви можете безпосередньо у програмі M.E.Doc у базі даних, яка перебуває на вашому локальному диску або сервері. Якщо ви обрали такий варіант збереження — ви завжди зможете легко знайти свої документи, адже у програмі є зручні інструменти для пошуку. Ви можете легко відсортувати е-документи за різними критеріями: за типом, напрямком або статусом документа. 

Крім того, електронні документи можна легко переглядати, адже ви завжди перебуваєте у звичному для вас інтерфейсі програми. Також, програмою передбачено зручне вивантаження документів у тому форматі, який вам необхідний. Це може бути всім добре відомий XML, DBF, або ж PDF формат.

Архівування документів

Другий варіант збереження ваших електронних документів — це архівування. Функціонал — доступний у програмі M.E.Doc та необхідний, щоб ви могли зберігати свої первинні документи в окремій базі, до якої можна звернутися будь-коли.

Коли доцільно скористатися архівуванням?

• якщо у програмі M.E.Doc зберігається значна кількість первинних документів;
• якщо накопичились документи, за які ви вже давно відзвітувалися;
• документи 3-5-річної давнини, які можуть колись знадобитися вашим контрагентам або інспектору під час перевірки.

У такому випадку в реєстрі первинних документів ви можете позначити такі документи, та за допомогою функціоналу «Архівування документів» вивантажити їх в окрему базу даних. БД може зберігатися на комп’ютері, сервері або в іншому місці. За необхідності, ви можете скопіювати такий архів на декілька носіїв. Ці документи завжди будуть доступні для перегляду або експорту, якщо у програмі вказаний шлях до цього файлу. Ви будь-якої миті зможете від’єднати такий архів від програми, або ж, якщо вам такі документи знадобляться, знову під’єднати його у програму. 

Так документи зберігаються з усіма необхідними реквізитами та  електронними підписами згідно з законодавством. Тому ви можете не хвилюватися про юридичну силу такого формату зберігання. Крім того, зважаючи на те, що цей файл має такий же формат як і сама база даних програми – це значно спрощує пошук необхідного документу за допомогою програми M.E.Doc.

Формат PDF

Якщо ви бажаєте зберігати свої документи з можливістю перегляду без додаткового програмного забезпечення, ви можете обрати формат PDF. Щодо формату PDF виникає дуже багато дискусій, зокрема про те як правильно має бути вивантажений документ в PDF, та в якому випадку він вважатиметься оригіналом.

Багато користувачів звикли до того, що вивантажуючи звичайний PDF, на ньому відображається візуальне зображення підпису відповідальної особи. Тобто користувач ставить підпис ручкою на папері або печатку підприємства, а вже потім відскановану копію цього підпису завантажує у програму як звичайну картинку. Далі, під час підписання е-документа, або його вивантаження у стандартний формат PDF, на документові будуть відображені його красиві каліграфічні підписи.

Важливо розуміти, що така картинка не є КЕП. Візуальне відображення підпису на електронному документі — це лише красива картинка, адже електронний підпис не може змінювати зміст та вигляд е-документа.  

Згідно з термінологією законодавства:

Кваліфікований електронний підпис — удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу КЕП і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа. 

Тому формат PDF можна використовувати як копію, але він не може бути оригіналом документа і потрібен лише для красивої візуалізації, адже фактичного підпису на документі у такому вигляді немає.

PDF з підписами у форматі Cades, або P7S

У програмі M.E.Doc є можливість вивантажувати формат PDF з усіма електронними підписами. Звичайно, для збереження всіх необхідних реквізитів відповідно до законодавства, зокрема з КЕП на документі, варто обрати саме такий шлях — вивантажити PDF з підписами у форматі Cades, або P7S.

Як це працює?

PDF з форматом підпису Cades

Якщо ви вивантажуєте файл PDF з форматом підпису Cades, ви отримаєте один файл формату PDF, включаючи інформацію електронний підпис. Якщо хтось внесе зміни до такого PDF, то електронний підпис з документа зникає.

Загалом такий е-документ можна відкрити будь-якою програмою, що читає формат PDF, наприклад Adobe Reader або PDF Xchange. Однак, у такому варіанті вивантаження ви не побачите візуалізацію власноручного підпису, навіть якщо він був налаштований у вас у програмі. Все тому, що цей формат не передбачає додаткових полів для документа (навіть якщо це картинка), але на самому документі КЕП зберігається.

PDF з форматом підпису P7S

Вивантаження документу PDF з форматом підпису P7S передбачає вивантаження декількох файлів. Тобто сам документ вивантажується у звичайному форматі PDF, а до нього окремими файлами, у форматі P7S, вивантажуються всі підписи, що були накладені на документ. Відповідно, під час перевірки потрібно звіряти сам файл і підпис, що йому належить. Звичайно ж у такому форматі вивантаження ви не побачите візуалізацію підпису на документі у вигляді картинки.

Як перевірити достовірність вивантажених е-документів?

З боку держави передбачено ресурс, який дає змогу перевірити достовірність електронних  підписів, що додані до документа — сайт Міністерства юстиції України. На цьому ресурсі ви можете завантажити файл з електронним підписом і отримати результат перевірки.

Якщо ви бажаєте перевірити документ формату PDF з підписами Cades, то ви маєте завантажити один файл, адже у такому форматі підпис “зашитий” безпосередньо в PDF. Якщо ви перевіряєте документ PDF з підписами у форматі P7S — необхідно завантажити документ PDF разом із файлом підпису P7S. 

Це не є обов’язковою операцію після вивантаження документів з програми, але це еще один інструмент, який дозволяє перевірити наявність підписів на документові, крім програми M.E.Doc.

Висновок

Пам’ятайте, що у програмі M.E.Doc реалізовані інструменти автоматичного вивантаження документів відразу після фінального затвердження у будь-який формат: XML, PDF, PDF з підписами. Водночас, ці документи в автоматичному порядку будуть зберігатися у вказаних каталогах у хронології згідно з періодом, типом документа або напрямком. Тож зберігайте свої електронні документи правильно разом з M.E.Doc.

Переглянути повністю третій вебінар про збереження електронних документів від експертів YouTube–каналу ЕДО talks ви можете просто зараз за посиланням.

А ми вже готуємо для вас наступне відео, в якому обговоримо особливо гарячу тему останнього місяця — програмні РРО. Все, що варто знати про законодавчі зміни щодо застосування РРО ми представимо вам у зручному відео-форматі зовсім скоро. 

Рекомендуємо підписатися на канал ЕДО talks, щоб не пропустити нові цікаві відео про ЕДО в Україні.