Як отримати дублікат нотаріальних документів - роз'яснює Мін'юст

Нотаріат є інститутом, який забезпечує охорону й захист прав і законних інтересів громадян та юридичних осіб шляхом вчинення нотаріальних дій від імені держави. 

Нотаріуси, зокрема, видають дублікати нотаріальних документів, які зберігаються в справах нотаріуса. Це визначено вимогами п. 8 ч. першої ст. 34 Закону України «Про нотаріат» від 02.09.1993 р. № 3425-ХІІ (далі - Закон № 3425).  

Так, у разі втрати або зіпсування документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування за письмовою заявою осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування видається дублікат втраченого або зіпсованого документа. 

Дублікати документів, посвідчених або виданих нотаріусом, посадовою особою органу місцевого самоврядування, можуть бути видані: 

• за письмовою заявою правонаступників осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а дублікат іпотечного договору - зокрема за письмовою заявою іпотекодержателя за іпотечним договором;  

• за письмовою заявою спадкоємців осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а також виконавця заповіту та на запит нотаріуса, яким заведено спадкову справу; 

У такому разі нотаріусу, крім свідоцтва про смерть таких осіб, подаються документи, які підтверджують родинні відносини (свідоцтво виконавця заповіту). 

• зазначеним у заповіті спадкоємцям, виконавцю заповіту після подання ними свідоцтва про смерть заповідача.  

У разі смерті спадкоємців, зазначених у заповіті, дублікат може бути виданий їхнім спадкоємцям після подання ними свідоцтва про смерть заповідача та свідоцтва про смерть померлого спадкоємця. 

До заяви про видачу дубліката заповіту або про видачу дубліката іншого документа спадкоємцям осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, виконавцю заповіту нотаріус долучає засвідчену ним копію свідоцтва про смерть і засвідчені копії інших документів, які підтверджують їхні родинні відносини (копію свідоцтва виконавця заповіту).  

Важливо! Дублікати секретного заповіту та аграрної розписки не видаються. 

До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом, дублікат утраченого або зіпсованого документа видається нотаріусом за місцем його зберігання. 

У разі припинення приватної нотаріальної діяльності, ліквідації державної нотаріальної контори та передачі документів нотаріального діловодства та архіву до державного нотаріального архіву, дублікат утраченого або зіпсованого документа видається нотаріусом державного нотаріального архіву. 

Для отримання дубліката документа заявник також має подати нотаріусу: 

• документ, який посвідчує особу (паспорт громадянина України або інший документ, який підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус; 

• довідку про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків. 

Представник заявника, який звернувся за видачею дубліката документа, має подати нотаріально посвідчену довіреність (щодо права представляти інтереси особи в органах нотаріату з питань отримання дублікатів документів). 

Представник юридичної особи, який звернувся за видачею дубліката документа має надати нотаріусу установчі документи юридичної особи на підтвердження її правоздатності та дієздатності, а також документи, які підтверджують повноваження представника. 

Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа, оригінал якого вважається таким, який втратив чинність. 

На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Крім того, про видачу дубліката нотаріус робить відмітку на примірнику документа, який зберігається в справах державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву чи приватного нотаріуса.   

Плата за вчинення нотаріальної дії - видачі дубліката нотаріального документа 

Відповідно до положень ст. 42 Закону №3425 нотаріальні дії вчиняються після їх оплати, а також у передбачених законом випадках після сплати до бюджету ПДФО та в день подачі всіх необхідних документів. 

Приватні нотаріуси за вчинення нотаріальних дій справляють плату, розмір якої визначається за домовленістю між нотаріусом та фізичною або юридичною особою. Оплата додаткових послуг правового характеру, які надаються приватними нотаріусами та не належать до вчинюваної нотаріальної дії, провадиться за домовленістю сторін (ст. 31 Закону № 3425). 

За вчинення нотаріальних дій державні нотаріуси справляють державне мито у розмірах, встановлених чинним законодавством.  

Згідно з Декретом Кабміну «Про державне мито» від 21.01.1993 р. №7-93 розмір ставки за видачу дублікатів нотаріально посвідчених документів складає 0,03 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Дублікат нотаріального документа має таку ж юридичну силу, як і його оригінал. Після видачі дубліката оригінал документа втрачає свою юридичну силу. 

Зверніть увагу! Наказом Мін'юсту «Деякі питання щодо надання державними нотаріусами додаткових послуг правового характеру, які не пов’язані з вчиненням нотаріальних дій, а також послуг технічного характеру» від 06.12.2022 № 5441/5 затверджено Порядок надання таких послуг і визначено Перелік та розміри плати за них.  

Розміри цих послуг є уніфікованими для всіх державних нотаріальних контор України. Перед наданням таких послуг державний нотаріус зобов’язаний дати роз’яснення щодо їх обсягу, порядку надання та умов оплати. Плата за них здійснюється виключно шляхом безготівкового перерахування на спеціальні реєстраційні рахунки, відкриті в органах Держказначейства у встановленому законодавством порядку. Підтвердженням оплати додаткових послуг правового та технічного характеру є платіжний документ (квитанція, платіжне доручення тощо) із відміткою банку. 

Таке роз'яснення надано Південним міжрегіональним управлінням Мін'юсту.