Порядок надання великими платниками податків електронних документів під час перевірок зазнав змін

Мінфін наказом від 15.09.2020 р. № 561 (далі – Наказ № 561) затвердив зміни до Порядку надання великими платниками податків електронних документів під час перевірок, затвердженого наказом Мінфіну від 07.11.2011 р. № 1393 (далі – Порядок).

Що змінилось?

1. Цей Порядок визначає загальні принципи організації надання документів (інформації), визначених п. 85.2 Податкового кодексу України (далі – ПКУ), в електронній формі великими платниками податків (далі – ВПП) до контролюючих органів та формат і структуру таких документів при проведенні документальної перевірки.

Документ поширюється на контролюючі органи та на великих платників податків.

2. Дано визначення поняття «контролюючі органи». Контролюючими органами є податкові органи (центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну податкову політику, його територіальні органи) - щодо дотримання законодавства з питань оподаткування (крім митних органів), законодавства з питань сплати ЄСВ, а також щодо дотримання іншого законодавства, контроль за виконанням якого покладено на центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну податкову політику, чи його територіальні органи (розд. I Порядку).

3. Уточнено загальні вимоги до надання електронних документів (інформації) ВПП (розд. II Порядку).

Для надання електронних документів ВПП до контролюючого органу, що проводить перевірку, платник податків повинен мати (п. 2.1 Порядку):

• програмне забезпечення з ведення бухгалтерського обліку для формування електронних документів ВПП у визначеному цим Порядком форматі;
• доступ до мережі Інтернет та можливість відправлення/приймання електронних повідомлень по електронній пошті;
• отримані у кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг (далі – кваліфікований надавач) кваліфіковані сертифікати відкритих ключів посадових осіб юридичної особи, що мають право підпису (керівника, бухгалтера), та/або кваліфікованої електронної печатки (за наявності).

Підставою для прийняття електронного документа ВПП в електронному вигляді є (п. 2.3 Порядку):

• його відповідність визначеному цим Порядком формату;
• підтвердження кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП) чи печатки платника податків та його посадових осіб, підписи яких є обов’язковими для документів у паперовій формі за умов, встановлених ст. 18 Закону України "Про електронні довірчі послуги";
• чинність кваліфікованого сертифіката відкритого ключа на момент накладення КЕП чи печатки.

4. Викладено у новій редакції порядок надання електронних документів (інформації) ВПП та визначено формат їх надання (розд. III Порядку).

Зокрема, великий платник податків зобов’язаний надати електронні документи (інформацію) ВПП з дотриманням вимог законодавства про електронний документообіг не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання запиту контролюючого органу, у встановленому п. 3.2 Порядку форматі.

Визначено, що електронні документи (інформація) ВПП надаються у форматі XML у вигляді стандартного аудиторського файлу (SAF-T UA). Він містить експортовані з вихідної системи обліку дані про наявність та стан активів, власного капіталу та зобов'язань, а також інформацію щодо змін у фінансово-господарському стані СГ за певний період. Структура надання електронних документів (інформації) ВПП (стандартний аудиторський файл (SAF-T UA)) наведена у додатку до цього Порядку.

Формування електронного документа (інформації) ВПП завершується накладанням КЕП та кваліфікованої електронної печатки (за наявності) посадових осіб ВПП у такому порядку:

• першим – КЕП головного бухгалтера (бухгалтера) або КЕП керівника;
• другою – кваліфікована електронна печатка ВПП (за наявності).

Електронні документи (інформація) ВПП надсилаються до контролюючого органу засобами телекомунікаційного зв’язку.

При надходженні електронних документів (інформації) ВПП засобами телекомунікаційного зв’язку здійснюється також їх автоматизована перевірка відповідно до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 р. № 557.

Контролюючим органом забезпечується зберігання отриманих електронних документів (інформації) ВПП до закінчення процедури узгодження результатів перевірки або спливу строку, передбаченого для оскарження результатів в адміністративному та судовому порядках, але не менше строку зберігання акта документальної перевірки, при проведенні якої використовувались зазначені електронні документи (інформація) ВПП.

 Підтвердженням прийняття та реєстрації або відхилення контролюючим органом електронних документів (інформації) ВПП є повідомлення, яке направляється платнику податків у вигляді електронного документа засобами телекомунікаційного зв’язку. У разі неодержання від контролюючого органу протягом двох робочих днів повідомлення про прийняття і реєстрацію або про відхилення електронного документа (інформації) ВПП відправник вживає додаткових заходів з використанням інших засобів зв'язку для одержання від адресата відповідного повідомлення.

У випадку виникнення у посадових осіб контролюючого органу під час проведення перевірки необхідності у розгляді і дослідженні електронних документів (інформації) ВПП, не наданих платником податків, ВПП зобов’язаний забезпечити доступ посадових осіб контролюючого органу до електронних документів (інформації) ВПП за місцезнаходженням платника податків та його підрозділів (при проведенні документальних виїзних перевірок) або додатково надати електронні документи (інформацію) ВПП, що належать або пов’язані з предметом перевірки, на вимогу контролюючого органу, не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання запиту контролюючого органу, в порядку та обсязі, визначених у цьому запиті.

 Наказ № 561 набере чинності через дев’ять місяців з дня його офіційного опублікування.