Закупівельний акт: що потрібно врахувати?

Купуєте сільгосппродукцію у населення? Важливо не лише провести оплату, а й правильно оформити первинний документ. Тут у гру вступає Закупівельний акт. Він фіксує факт купівлі та гарантує юридичну прозорість угоди. 

У статті розглянемо: 

• Що таке Закупівельний акт та для чого він потрібен? 
• Що потрібно знати про форму та структуру цього документа? 
• Чи потрібні додаткові документи для оформлення Закупівельного акта? 
• Підсумки. 

Що таке Закупівельний акт та для чого він потрібен? 

Закупівельний акт – це первинний документ, який підтверджує факт купівлі сільгосппродукції у фізичних осіб, що не є підприємцями. Для документального оформлення такої угоди не обов’язково складати договір купівлі-продажу. Достатньо просто оформити Закупівельний акт, і ваша покупка буде належним чином зафіксована.  

Цей документ виконує декілька важливих функцій: 

• Підтвердження розрахунку. 

Засвідчує, що підзвітна особа (працівник, який отримав кошти) дійсно сплатила їх продавцеві.

• Опис товару.

Містить інформацію про найменування, кількість і характеристики придбаної продукції.

• Основа для звітності. 

Використовується в бухгалтерському обліку та податковій  звітності. 

Отже, складання цього документа не лише забезпечить належну документацію, а й гарантує прозорість угоди. Однак, щоб все було оформлено належним чином, важливо звернути увагу на правильну форму та структуру Закупівельного акта. Розглянемо ці моменти детальніше.

Що потрібно знати про форму та структуру цього документа? 

Як правило, використовується форма Закупівельного акта, затверджена додатком 5 Наказу № 157. Проте, якщо вам вона не підходить, можна скласти акт у довільній формі. Головне, щоб він містив усі обов’язкові реквізити: 

1. назва документа; 
2. дата закупки; 
3. дані покупця (П. І. Б, посада підзвітної особи підприємства);  
4. дані продавця (П.І.Б., реєстраційний номер, а при його відсутності – дані паспорта);  
5. найменування продукції, ціна одиниці продукції та обсяг проданої продукції;  
6. сума виплачених коштів; 
7. підписи продавця і покупця. 

Чи потрібні додаткові документи для оформлення Закупівельного акта?

Якщо ваше підприємство або ФОП виплачує дохід фізичній особі (не підприємцю), ви стаєте податковим агентом для цієї фізичної особи.   

При купівлі сільськогосподарської продукції (крім тваринницької)  фізособа - продавець зобов'язана надати вам копію довідки про наявність у неї земельних ділянок за формою №3ДФ. Ця форма затверджена Наказом № 32. Оригінал довідки зберігається у продавця протягом строку позовної давності з дати закінчення її дії. 

Довідка за формою №3ДФ видається сільською, селищною або міською радою за місцем проживання продавця протягом 5 робочих днів з дня отримання письмової заяви. 

Отже, при здійсненні виплати за сільськогосподарську продукцію, ви, як податковий агент, повинні отримати від продавця не тільки Закупівельний акт, а й копію довідки за формою №3ДФ. Крім того, необхідно мати реєстраційний номер продавця, а за його відсутності – паспортні дані. Рекомендується вказувати ці дані безпосередньо в Закупівельному акті. 

Ця інформація (реєстраційний номер продавця та довідка за формою №3ДФ) необхідна вам для відображення суми виплаченого доходу за сільськогосподарську продукцію у податковій звітності, а саме в Податковому розрахунку з ПДФО та ЄСВ. 

Підсумки 

• Закупівельний акт підтверджує факт придбання сільгосппродукції у фізичних осіб.  
• Закупівельний акт слугує підставою для подальшого бухгалтерського та податкового обліку.  
• Разом з Закупівельним актом потрібно також мати копію довідки за ф. №3ДФ та реєстраційний номер продавця. 

Нормативні документи: 

1. Податковий кодекс України; 
2. Наказ Мінекономіки від 17.06.2003 р. № 157 «Про затвердження Методичних рекомендацій щодо впровадження національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку у сфері громадського харчування і побутових послуг, гармонізованих з міжнародними стандартами» (далі – Наказ № 157); 
3. Наказ Міндоходів від 17.01.2014  № 32 «Про затвердження Порядку видачі довідки про наявність у фізичної особи земельних ділянок та її форми».