Оперативний лізинг завдяки оптимізації документообігу: український досвід обміну електронними документами в АЛД Автомотів

Перехід на обмін електронними документами – це логічне і необхідне рішення кожної сучасної компанії. Електронні комунікації все більше проникають в усі робочі процеси. По-перше, це тренд сьогодення. По-друге, це відмінний інструмент для швидкого закриття угод при будь-якому об’ємі документів.

Для обміну документами в електронній формі було створене рішення, що забезпечує роботу з е-документами для всіх користувачів M.E.Doc, СОТА та суміжних підсистем на єдиній центральній платформі «ПТАХ». Це вирішує питання використання будь-яких додаткових ресурсів для зовнішнього документообігу компаній.

Питання оптимізації роботи з документами та прискорення обміну документами з контрагентами постало перед компанією АЛД Автомотів Україна.   

АЛД Автомотів є українським підрозділом однієї з найбільших в світі лізингових компаній. Звичайно ж, надаючи у лізинг транспортні засоби та забезпечуючи управління автопарком для корпоративних клієнтів, обсяг роботи з документами вимагав оптимізації. І компанія прийняла рішення змінити затратний за матеріалами і за часом паперовий обмін документами на електронний.

Для цього АЛД Автомотів обрала програму M.E.Doc із платформою обміну е-документами. Всі контрагенти, співпрацюючи з лізинговою компанією, можуть за декілька хвилин закрити будь-які документи по угоді: надати свої та обробити документи, надіслані АЛД Автомотів. Робота з документами відбувається в єдиному середовищі і знімає необхідність регулювати рух електронних документів окремо з кожним клієнтом та партнером компанії.

Головний бухгалтер АЛД Автомотів Україна Марина Боріхіна розповіла, що вплинуло на таке рішення: «Впровадження електронного документообігу відповідає сучасним вимогам, значно прискорює процеси обробки документів і здійснення платежів, знижує ризик допущення помилок і оптимізує фінансові витрати сторін».

Для найширшого використання обміну документами в електронному вигляді міжнародною компанією було обрано саме українського розробника. Адже, складаючи та надсилаючи е-документи з компанією можуть співпрацювати як представники малого бізнесу, працюючи через веб-сервіс СОТА, так і середній та великий бізнес за допомогою програми M.E.Doc. Так, в українського представництва лізингової компанії є можливість використовувати найширший функціонал електронного документообігу та звітності, який є на сьогодні в Україні.

Використовуючи платформу обміну електронними документами, кожен учасник процесу отримує такі переваги:

• Швидкість узгодження та обробки документів

Будь-яка госпоперація може бути проведена миттєво: створення електронного документу, підписання ЕЦП та відправка документу контрагентові займає всього кілька хвилин.

• Всі контрагенти вже готові до обміну документами

Вже зараз більше 600 тис. контрагентів мають доступ до платформи електронного документообігу зі звичними можливостями електронної звітності. Тобто ваш контрагент вже готовий приймати електронні документи - вам залишається лише знайти його в Єдиному довіднику контрагентів програми M.E.Doc та надіслати документ.

• Відповідність діючому українському законодавству

Працюйте з первинними документами в електронному вигляді, виставляйте рахунки, реєструйте податкові накладні, підписуйте все ЕЦП, формуйте звітність – вся робота з електронними документами відповідає Законам України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис», «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», Податковому Кодексу та іншим відповідним нормативно-правовим актам.

• Легко зберігати документи

Завдяки функціоналу вивантаження документів на будь-який фізичний носій, ви можете формувати свій архів документів, в якому їх легко знайти, робити резервні копії й, за необхідності, у будь-яку мить роздрукувати е-документ. Це не ставить у залежність від роботи серверів, а також спрощує процедуру податкових та інших перевірок, і додатково забезпечує зберігання документів.

Як працює впровадження електронного документообігу

1. Оберіть платформу «ПТАХ» для обміну електронними документами.

2. Оформіть електронний цифровий підпис для усіх підписувачів, а також електронну цифрову печатку за необхідності.

3. Укладіть угоду із постачальником послуг электронного документообігу.

4. Укладіть угоду із територіальним відділом ДФС, де ви зареєстровані, щодо визнання електронних документів.

5. Повідомте своїх контрагентів про використання електронного документообігу.

6. Авторизуйтесь в своєму обліковому записі та починайте обмін електронними документами з бізнес-партнерами по всій Україні.