HostPro

Зачем хостинговой компании электронный документооборот?

Ответ на это вопрос дала компания HostPro своими показателями, внедрив обмен актами и счетами в электронном виде со своими клиентами через программу M.E.Doc.

«В процессе использования электронного документооборота выяснилось, что порядка 70% наших контрагентов могут принимать от нас электронные документы», - рассказывает директор  украинской хостинговой компании Могильный Виталий.

Компания, которая сама предоставляет IT-услуги уже 17 лет, искала технологичное решение для отказа от устаревших способов коммуникаций с клиентом и ускорения процесса обмена документами.

«В силу того, что весь документооборот производился с помощью почтовых отправлений и многие документы адресат не получал с первого же отправления, приходилось отправлять повторно», – объясняет Могильный Виталий.

С 2010 года бухгалтера привыкли к тому, что отчетность переведена в электронный вид и сдавать ее можно, не покидая рабочего места, через M.E.Doc. С 2014 года разработчик реализовал в бухгалтерской программе и возможность обмена электронными документами с контрагентами, подписанных ЭЦП, а значит – имеющих юридическую значимость. И первичные бухгалтерские документы стало возможным отправлять тоже в считанные секунды и, что важно, за секунды же и получать, согласовывать, подписывать.

Такое решение абсолютно соответствовало потребностям HostPro и компания внедрила электронный документооборот, начав работать с M.E.Doc.

Отдел бухгалтерии хостеров сразу же ощутил преимущества такой работы: «Значительно ускорился процесс обмена первичными документами, появилась возможность оперативно согласовывать с заказчиком правильность заполнения его реквизитов в документе, по необходимости вносить правки и подписывать с обеих сторон уже корректный документ».

«После внедрения электронного обмена документами, мы можем констатировать значительную экономию времени сотрудников на подготовку и обработку документов, экономию средств предприятия на почтовые расходы и это далеко не весь перечень плюсов от внедрения электронного документооборота», – отмечает Могильный Виталий .

Зачастую, бизнес знает, что можно смело переходить на электронный обмен документами – закон в полной мере поддерживает юридическую значимость е-документов. Поэтому стоит проверить, возможно, и ваши контрагенты уже готовы к обмену документами в электронном виде – начните и Вы!