Перехід на електронний обмін документами з клієнтами в транспортній компанії SAT

Забезпечити надпоштові можливості для будь-якого вантажу і швидко доставити його навіть у найвіддаленішу точку України - така робота з клієнтами транспортної компанії SAT підкріплена багатьма паперами.

Маючи понад 10 000 клієнтів, компанія “SAT” прийняла рішення оптимізувати процес обміну рахунками та актами, перевівши його у площину електронного юридично значущого документообміну.  

Вже більше 5 років SAT користується найповнішими можливостями електронної звітності в програмі M.E.Doc, яка забезпечує оперативну та безпомилкову роботу бухгалтерського відділу.

“Глобальна діджиталізація ринку B2B вже вимагає від компаній перегляду своїх бізнес-процесів”, - зазначає провідний бухгалтер транспортної компанії SAT Олег Швачий. “Ми чітко розуміли, що прийшов час оптимізації й такого важливого напрямку роботи, як договірні відносини з тисячами клієнтів, які переважно є юридичними особами. Тому впровадили у себе електронний обмін документами”.

Про те, як було прийнято таке рішення і які переваги для себе в електронному документообігу побачила SAT, ми поспілкувалися з Олегом, який керує проектом із впровадження електронного обміну документами з клієнтами.

Клієнтами із вантажоперевезення транспортної компанії SAT переважно є юрособи. Відправка їм рахунків та актів здачі-прийняття робіт та звіряння взаємних розрахунків в старому паперовому форматі займала великі ресурси по часу та зайнятості спеціалістів. Щоб зменшити таке навантаження та прискорити час доставки документів, разом з тим і забезпечити юридичну значущість, компанія SAT розглянула варіанти електронного документообігу.

Працюючи з документами в обліковій системі, найефективнішим рішенням для обміну ними в електронній формі було обрано програмне рішення FlyDoc.

FlyDoc надає додаткові можливості для роботи в 1С і дозволяє обмінюватися е-документами безпосередньо з облікової системи. За кілька секунд компанія може відправити і отримати оригінали документів, перевіряти їх та підписувати ЕЦП, погодити або відхилити документ.

Олег Швачий поділився досвідом SAT щодо процесу впровадження FlyDoc: “Найбільшу актуальність для нашої компанії в цьому побачила головний бухгалтер. Важливість переходу на електронний обмін документами з клієнтами підтримав весь відділ, що з ними працює. І комерційний директор затвердив це рішення. Важливо для компанії, коли саме головний бухгалтер чи комерційний або фінансовий директор вбачає в електронному документообігу сучасну необхідність для ведення бізнесу!”

Про основні переваги FlyDoc, які SAT вже встиг помітити Олег зазначив: “По-перше, це економія витратних матеріалів та часу - бо робота бухгалтера суцільно складається із паперів. По-друге, не має необхідності встановлювати ще якесь програмне забезпечення додатково – ми просто працюємо у звичній для нас обліковій системі. Таке інтеграційне рішення не забирає й багато часу у спеціалістів на звикання до інтерфейсу чи вивчення нових принципів роботи. І важливо те, що ми відправляємо скільки завгодно е-документів і вартість нашого тарифного плану не змінюється.

Класичні переваги самого обміну документами в електронному форматі широко відомі. Але не зайве акцентувати увагу на законності електронного обміну документами, що завдяки підписанню ЕЦП вони мають юридичну значущість і мають статус оригінала”.

Звернутися за консультацією щодо впровадження електронного документообігу з облікової системи для своєї компанії ви можете в своєму місті через партнерську мережу