Обмін Е-Документами (Універсальний документ)

Переглядів: 7342

У програмі M.E.Doc передбачено можливість роботи з усіма видами електронних документів — договорами, рахунками, актами, видатковими накладними тощо.


Для обміну договором про закупівлю необхідно виконати наступні дії.


Крок 1. Створення та підписання документа

Перейдіть до розділу Первинні документи — Реєстр електронних документів та оберіть меню Файл — Створити — Універсальний документ.

універсальний документ в медок

Відкриється вкладка Універсальний документ. Для додавання вкладень у вікні відкритого документа оберіть один із способів:

  1. натисніть кнопку  на панелі Вкладення у лівій частині вікна;
  2. натисніть кнопку  у розділі Дані по документу;  
     

універсальний документ медок

У вікні Відкриття файлу оберіть потрібний документ та натисніть Відкрити:

універсальний доукумент медок

Назва завантаженого файлу буде відображена на панелі Вкладення. Для перегляду файлу натисніть на його назві. Вміст документа буде відкрито у вкладці Універсального документа:
 

універсальний документ медок
 
На вкладці Дані документа потрібно заповнити інформацію про документ та отримувача, що буде відображатись у реєстрі.

универсальний документ медок

Щоб відправити документ з вкладенням оберіть Наступні дії — Відправити документ та підпишіть необхідним комплектом електронних підписів.

 універсальний документ
 
Крок 2. Отримання та погодження електронних документів контрагентом
 
Контрагент отримає електронний документ як звичайну кореспонденцію, натиснувши кнопку Отримати повідомлення .
 
Отриманий документ буде збережено у Реєстрі електронних документів.



Перейдіть у розділ Первинні документи – Реєстр електронних документів та відкрийте отриманий документ через вкладку Наступні дії оберіть потрібну дію.

універсальний документ медок

Можливі дії з документом:

  • Погодити документ — контрагенту буде відправлено повідомлення про погодження документа.
     

універсальний документ медок

  • Відхилити — контрагенту буде відправлено повідомлення про відмову, в якому можна вказати причину відмови документа.
     

універсальний документ медок


Крок 3. Отримання відповіді від контрагента

Натисніть на панелі інструментів  для отримання відповіді від вашого контрагента.  

До відправленого первинного документа прикріплюються повідомлення про отримання документа контрагентом та повідомлення про результат обробки документа.

універсальний документ медок

Увага! Якщо документ було відхилено – виправте помилки та відправте знову контрагентові на погодження.
 
Крок 4. Експорт вкладень документа
 
Для збереження оберіть Вкладення. Натисніть на посилання з назвою файлу, який потрібно зберегти, та оберіть як Ви хочете експортувати документ у форматі PDF.

універсальний документ медок
 

універсальний документ медок
 

  • Документ без підписів — документ буде експортовано у файл обраного формату PDF, без збереження підписів;
  • Документ з підписами в одному файлі — документ та підписи зберігаються у одному файлі з розширенням .P7S;
  • Документ та підписи окремими файлами — буде збережено .ZIP архів, який міститиме документ у файлі формату PDF та кожен підпис комплекту в окремому файлі в з розширенням .P7S.