вгору

Не шуршить. Чим вабить компанії бізнес #Безпаперу

Пів-офісу під архівами, тижні на звітування-листування і паперові витрати на сотні тисяч гривень. Сьогодні про все це провідним компаніям в Україні сором навіть згадувати. Підприємства одне поперед одного оцифровують бізнес-процеси. Запевняють: позбуваються паперової залежності не лише заради економії та "зеленого" іміджу, а й для порятунку зникаючих лісів.

В останній тиждень жовтня країною прокотився флешмоб до Всесвітнього дня без паперу, під час якого українські бізнеси й захисники природи ділилися paperless-досвідом у соцмережах. "Зелену" хвилю запустив вітчизняний IT-розробник електронного документообігу M.E.Doc.

OBOZREVATEL вирішив дослідити безпаперові кейси та дізнатися, чи дійсно папір доживає віку в управлінських колах.

Як "зеленіють" компанії

У надшвидкому й перевантаженому інформацією світі найціннішим є час. Виграють ті, хто першими застосували технології, що допомагають встигати усе і навіть більше. Відмовляючись від тисячолітнього культу паперового документу на користь цифровізації, власники бізнесів тим самим значно прискорюють процес прийняття управлінських рішень − від ведення первинної документації й переговорів до укладання угод із партнерами.

Вигоди від "зеленої" оптимізації бізнесу найпершими відчули великі компанії, чия діяльність вимагає тонн друкованої документації.

За даними національної телекомунікаційної компанії "Київстар", раніше використання одних лише друкованих рахунків-фактур для обслуговування абонентів потребувало понад 72 тонни паперу, заради якого нищилися приблизно 3,5 тисячі дерев. З 2009-го року "Київстар" впроваджує програму екологічного управління "Зелений офіс", в рамках якої компанія перейшла на електронні бухгалтерію та документообмін від M.E.Doc.

Взявши середню кількість актів та рахунків, що їх розсилає "Київстар" щомісяця своїм клієнтам (400 тисяч) , і вартість відправки одного паперового документа (від 8 гривень), отримаємо понад 3 млн гривень економії щомісяця!

Швидко, зручно і надійно

Запровадив безпаперові інновації на користь сталого розвитку й український підрозділ оператора логістичних послуг – DHL, також обравши програмне забезпечення українського виробництва.

"Розраховуємо на розуміння та співпрацю в питаннях документообміну з боку наших клієнтів і партнерів. Адже ми прагнемо зробити його більш ефективним, щоб уникати великих обсягів паперової роботи та для скорочення дебіторської заборгованості", - пояснює начальник відділу розрахунків з клієнтами DHL УКРАЇНА Вікторія Пастух.

Свій документообмін із клієнтами та партнерами переводить у електронний формат і "Смарт Енерджі", що входить до однієї з найбільших промислово-інвестиційних груп України. Цікаво, що з-поміж програмних рішень компанія також віддала перевагу вітчизняним продуктам M.E.Doc (Медок) та веб-сервісу СОТА.

"Безперечна ефективність електронного документообміну полягає в скороченні витрат та економії різних ресурсів - часових, людських, просторових. При цьому забезпечується не лише щоденний, але й довготривалий ефект використання ЕДО. Компанія отримує зручний інструмент для організації роботи співробітників різних підрозділів та вдосконалення системи менеджменту в цілому", - зазначає Володимир Бойко, керівник IT-департаменту групи компаній "Смарт Енерджі".

Мережа АЗК SOCAR теж "оцифрувала" внутрішню та зовнішню комунікацію, що значно розвантажило бухгалтерів, прискорило взаємодію з контрагентами та оптимізувало контроль господарських операцій.

" З огляду на велику кількість документів, з якою щодня працює SOCAR, було прийнято рішення використовувати FlyDoc - сервіс для обміну e-документами, що мають юридичну силу, безпосередньо із облікової системи 1С. Причому обмін без перешкод здійснюється і з контрагентами, які користуються іншими програмами та веб-сервісами", - розповідає керівник Департаменту з інформаційних технологій Дмитро Грайф.

За словами очільника Департаменту корпоративних продажів мережіавтозаправних комплексів "ОККО" Ірини Кучабської, клієнти з різних сфер та форм бізнесу швидко оцінили й підтримали перехід на безпаперові процеси. В "ОККО" обрали програму M.E.Doc, бо вона дозволяє не лише створювати будь-які важливі документи в електронному форматі, а й миттєво обмінюватись ними та звітувати до контролюючих органів.

"Це повністю вирішило питання використання будь-яких додаткових ресурсів для зовнішнього документообігу і роботи зі звітністю, більше того, економить робочий час співробітників, який вони раніше витрачали на обмін документами", - ділиться враженнями Ірина Кучабська.

Зазначимо, що активно переходять на ЕДО не лише приватні, а й державні компанії, адже будь-яка господарська операція без паперу займає всього кілька хвилин. З 2011 року е-документи мають в Україні законний статус і захищені електронним цифровим підписом (ЕЦП – ред.), який забезпечує надійний захист інформації.

Додавати шафи для паперових архівів чи саджати натомість дерева – кожен сам свідомо робить вибір. Але доведено: компанії, які втілюють "зелені" інновації, у всьому світі мають більшу довіру та лояльність, ніж ті, хто їх ігнорують.

Джерело: Обозреватель