Що таке візування документів? Як візувати електронні документи в програмі M.E.Doc

Для чого та кому необхідне візування документів?

Діяльність будь-якого підприємства пов'язане зі створенням та обміном великої кількості документів із контрагентами. Правильна організація документообігу на підприємстві позитивно впливає на управлінський процес. На своєму шляху певні новостворені документи повинні пройти процедуру візування, тобто погодження. 

Візування застосовується, коли необхідно оцінити доцільність видання документів, їхню відповідність законодавству та обґрунтованість. Ви можете візувати і вихідні, і вхідні документи від своїх контрагентів. 

Кому необхідно візувати документи? Першочергово даний процес стосується середнього і великого бізнесу. У таких випадках внутрішнє погодження документів може тривати довго, ба більше — відповідальною є не одна людина. Уявімо ситуацію: ви отримуєте договір про надання послуг і перш ніж його підписати, вам потрібно погодити договір з усіма зацікавленими сторонами, які займалися його впровадженням. Тому опісля менеджер, який отримує даний договір, перевіряє його, вносить необхідні коригування і погоджує договір із юридичним відділом. Далі договір отримує керівник і фінально має його погодити. Тільки після усього цього ланцюжка документ готовий до підписання і відправки контрагенту. Цей процес і має назву “візування” й означає внутрішнє погодження документа. Термін візування складає близько кількох днів або тижнів. Однак із програмними рішеннями від Linkos Group процес пришвидшується до кількох хвилин чи годин. Як це працює — читайте далі. 
 

Методи візування документів 

• Онлайн-візування. Обираючи даний метод, ви використовуєте спеціальні сервіси або програмне забезпечення. Дане рішення полегшує компанії життя, адже завдяки електронному документообігу ви економите час, гроші та ресурс. 
• Офлайн-візування. Є більше популярним та поширеним серед малого бізнесу, адже там підприємці не оперують великою кількістю документів. Паперовий документообіг усе частіше відходить на другий план серед українських підприємств. Адже переміщувати паперовий документ фізично від однієї відповідальної особи до іншої є довгим і складним процесом візування. 
• Внутрішнє візування. Здійснюється безпосередньо в установі.
• Зовнішнє візування. Здійснюється за межами установи іншими зацікавленими установами.

Візування первинних документів у M.E.Doc

Усе більше українських підприємств роблять ставку на електронний документообіг та відповідно онлайн-візування. Протягом останніх років в Україні електронний документообіг набув все більшої популярності і для малого, і для великого бізнесів. І не дарма: ЕДО значно скорочує ресурси та оптимізує роботу бізнесу. 

За допомогою сервісу M.E.Doc від українського ІТ-холдингу Linkos Group ви з легкістю зможете запровадити електронний документообіг на своєму підприємстві. Наш сервіс гарантує миттєвий та законний обмін будь-якими електронними документами з вашими контрагентами. У M.E.Doc ви можете формувати власні шаблони документів, підписувати та відправляти документи з КЕП і захищеними носіями інформації, автоматично обробляти документи, робити архівування та резервні копії, інтегруватися з будь-якими іншими електронними системами. Хорошою новиною для всіх користувачів M.E.Doс є те, що у програмі також можна візувати документи. 

Завдяки візуванню відповідальні особи мають змогу внутрішнього погодження вхідних та вихідних документів. Візування здійснюють співробітники, які зазначені у користувацькому комплекті підписів, у межах організації. Поставити візу можна на будь-які первинні документи: рахунки, акти про надання послуг, акти про виконання робіт, акти на списання чи акти на приймання, видаткові накладні, договори та на будь-яких інших специфічних первинних документах підприємства. А все, що необхідно — це КЕП відповідальних осіб. 

Щоб налаштувати візування документів у M.E.Doc перейдіть до розділу Первинні документи — Користувацькі налаштування комплектів підписів. Далі оберіть правило, для якого потрібно доналаштувати візування. Для цього в області Перелік підписантів натисніть Додати. У вікні, що відкрилося оберіть Візування та додайте особу або декілька відповідальних осіб, які будуть виконувати внутрішнє погодження документа. Збережіть налаштування. 

Щоб відправити документ на візування, відкрийте необхідний документ у Реєстрі електронних документів та натисніть Візувати документ. У вікні, що відкрилось, оберіть Результат візування документа та у разі потреби введіть коментар. Введіть пароль до секретного ключа та натисніть ОК. Інформацію про візування можна переглянути на вкладці відкритого документа. Завізований документ готовий до подальшого опрацювання. 

Якщо візування було відхилено, документ набуває статусу “Візування відхилено”. Подальше візування та обробка документа скасовується. Інформацію про візування також можна переглянути у вкладці Протокол у Реєстрі електронних документів. Для документа зі статусом “Візування відхилено” стають доступними операції залежно від напрямку документа: 

• виданий документ — доступна операція “Змінити документ”;
• отриманий документ — доступні операції “Редагувати документ” та “Відхилити документ”. 

Детальну відеоінструкцію із налаштування візування у M.E.Doc на дивіться у відео: 

Візування первинних документів у M.E.Doc за посиланням 

У M.E.Doc також можливе візування первинних документів за посиланням. Він призначений для внутрішнього погодження вхідних та вихідних документів відповідальними особами, у яких на момент підписання документа відсутній доступ до програми. У сьогоднішній складній ситуації для нашої країни ця функція є особливою перевагою, адже дозволяє багатьом працівникам компаній здійснювати візування у різних куточках України чи світу із програмою M.E.Doc.

Щоб відправити документ на візування за посиланням, відкрийте необхідний документ у Реєстрі електронних документів та через наступні дії натисніть Відправити документ на візування. У вікні, що відкрилося, оберіть отримувача посилання. 

Важливо! Електронні адреси співробітників, яким необхідно надсилати посилання, повинні бути попередньо налаштовані у розділі Довідники — Співробітники — Карта співробітника. 

Далі введіть пароль до секретного ключа та натисніть ОК. У вікні результату відправки програма повідомить про успішну відправку посилання на вказану електронну адресу. Отримувачу прийде лист на вказану електронну скриньку. Якщо перейти за посиланням, то у вікні браузера відкриється документ з можливістю його візування. Оберіть результат візування документа та у разі потреби введіть коментар. Для підтвердження дії вкажіть шлях до секретного ключа та пароль до нього. Інформацію про візування відправник документа отримує у програму M.E.Doc як звичайну вхідну кореспонденцію. Переглянути її можна на вкладці відкритого документа. Завізований документ готовий для подальшого опрацювання. 

Відеоінструкцію із візування первинних документів за посиланням дивіться далі:  

До слова, у програмі M.E.Doc можна налаштувати автоматичну відправку документів на візування безпосередньо всередині системи або ж за посиланням. 
 

Візування документів за посиланням зі смартфона з CloudKey

У програмі M.E.Doc є змога завізувати документ за посиланням просто зі свого смартфона! Зробити це можна за допомогою КЕП, який зберігається у хмарному сховищі Cloudkey. Після відправки документа на візування із програми M.E.Doc отримувачеві він надійде як звичайна вхідна кореспонденція на е-mail. У тексті листа скористайтеся кнопкою Переглянути документ. У наступному вікні після ознайомлення із текстом документа скористайтеся кнопкою Візувати документ. Оберіть позицію Завізувати та натисніть ОК. У вікні введення паролю секретного ключа у першому полі оберіть Хмарне сховище Cloudkey. Вкажіть шлях до сертифікату, який зберігається на смартфоні або у хмарному сервісі. Введіть пароль секретного ключа та натисніть ОК. Документ буде завізовано відповідальною особою. 

Звісно, кейсів із використанням візування існує багато. Пропонуємо розглянути декілька з них у нашому відео. Для вас це буде додатковою можливістю впевнитися, що візування документів та ЕДО загалом у M.E.Doc — це просто, зручно та корисно для всіх напрямків бізнесу. 

Ми завжди на зв'язку, якщо у вас є додаткові запитання чи потрібна консультація щодо нового функціоналу. Звертайтеся за безплатною консультацією до наших фахівців за номерами: 

+380 44 206 72 10;
+380 98 206 72 10.

Отже, візування документів у M.E.Doc стане простим та зручним способом для різних напрямків бізнесу. Кожне підприємство може реалізувати внутрішній електронний документообіг безпосередньо у програмі M.E.Doc відповідно до своїх потреб. Завдяки внутрішньому ЕДО від M.E.Doc процес погодження документів займає мінімум часу, а також економить найважливіший ресурс — зусилля кожного працівника. Компанія Linkos Group продовжує працювати для вас і вдосконалює свої програмні рішення. Ми прагнемо забезпечити максимально комфортні умови роботи українського бізнесу за будь-яких умов. Усе буде Україна!