Деякі аспекти формування стандартного аудиторського файлу SAF-T UA

Відповідно до вимог п. 85.2 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає у платника податків після початку перевірки. 

При цьому великий платник податків (далі – ВПП) на запит контролюючого органу зобов’язаний також надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги» копії таких документів, що створюються ним в електронній формі з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання запиту. 

На виконання вимог п. 85.2 ПКУ загальний формат та порядок подачі такої інформації визначено наказом Мінфіну від 07.11.2011 р. № 1393 «Про затвердження Порядку надання документів великого платника податків в електронній формі», зі змінами, внесеними наказом від 15.09.2020 р. № 561 (далі – Порядок), що набрали чинності з 27.08.2021 р. 

Цим Порядком визначено формат і структуру надання документів ВПП на запит контролюючого органу в електронній формі, що належать або пов’язані з предметом перевірки. 

Пунктом 3.2 розд. III Порядку передбачено, що електронні документи (інформація) великими платниками податків (далі – ВПП) надаються у форматі XML у вигляді стандартного аудиторського файлу (SAF-T UA), який представляє собою електронний файл стандартизованої структури, що містить експортовані з вихідної системи обліку дані про наявність та стан активів, власного капіталу та зобов’язань, а також інформацію щодо змін у фінансово-господарському стані суб’єкта господарювання за певний період. Структура надання електронних документів (інформації) ВПП (стандартний аудиторський файл (SAF-T UA)) наведена у додатку до Порядку. 

Особливості формування стандартного аудиторського файлу (SAF-T UA) згідно з додатком до Порядку 

1. Розділ II «ДОВІДНИКИ». 

Підрозділ 2.1. «Облікова політика» 

У підрозд. «Облікова політика» зазначається інформація щодо елементів облікової політики СГ у періоді, за який формується SAF-T UA, з наведенням реквізитів наказу(ів) про облікову політику (дата, номер) за відповідні звітні періоди (та про внесення змін до них – у разі наявності). 

Необхідно зазначити, які саме стандарти бухобліку застосовуються СГ для ведення бухобліку – національні /міжнародні стандарти бухобліку (далі – ПСБО/МСБО), Міжнародні стандарти фінзвітності (далі – МСФЗ), та застосування класів рахунків. 

Відповідно до ст. 1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (далі – Закон № 996) облікова політика – сукупність принципів, методів i процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності. 

Облікова політика – конкретні принципи, основи, домовленості, правила та практика, застосовані суб’єктом господарювання при складанні та поданні фінансової звітності (параграф 5 МСБО 8 «Облікові політики, зміни в облікових оцінках та помилки». 

Підприємство самостійно визначає за погодженням з власником (власниками) або уповноваженим ним органом (посадовою особою) відповідно до установчих документів облікову політику підприємства (ч. п’ята ст. 8 Закону № 996). 

Відповідно до параграфа 10 ґ) МСБО 1 «Подання фінансової звітності» повний комплект фінзвітності зокрема включає примітки, що містять стислий виклад суттєвих облікових політик та інші пояснення. 

Фінансова звітність має достовірно подавати фінансовий стан, фінансові результати діяльності та грошові потоки суб’єкта господарювання (параграф 15 МСБО 1). 

Фактично за всіх обставин СГ досягає достовірного подання шляхом відповідності застосовним МСФЗ. Достовірне подання вимагає також від суб’єкта господарювання: 

а) обирати та застосовувати облікові політики відповідно до МСБО 8, який наводить ієрархію авторитетних рекомендацій, які управлінський персонал враховує за відсутністю МСФЗ, що застосовується до конкретної статті; 

б) подавати інформацію (у т. ч. облікові політики) так, щоб забезпечувати доречну, достовірну, зіставну та зрозумілу інформацію; 

в) надавати розкриття додаткової інформації, коли відповідність конкретним вимогам МСФЗ є недостатньою для забезпечення спроможності користувачів зрозуміти вплив певних операцій, інших подій та умов на фінстан та фінрезультати діяльності СГ (параграф 17 МСБО 1). 

Вирішуючи, чи слід розкривати інформацію про певну облікову політику, управлінський персонал ураховує, чи допоможе розкриття інформації користувачам у розумінні відображення операцій, інших подій та умов, поданих у фінрезультатах діяльності та фінстані. Розкриття інформації про конкретні облікові політики є особливо корисним для користувачів, якщо ці політики вибрані з альтернатив, дозволених МСФЗ (параграф 119 МСБО 1). 

Отже, для кожного елемента облікової політики відображення інформації в «Описі застосовуваного варіанта (критерію)» доцільно здійснювати з урахуванням того, як ця інформація викладається в примітках при поданні фінзвітності із зазначенням періоду дії. 

Підрозділ 2.2. «Довідники операцій» 

Підрозд. 2.2 «Довідники операцій» передбачає опис типів госпоперацій, що здійснювалися СГ, із наведенням відповідних умовних позначень операцій та їх характеристик. 

Попередньо визначений список типів операцій Порядком не передбачений. Заповнення цього підрозділу потрібно здійснювати відповідно до даних вихідної системи обліку СГ. 

При цьому, елемент 2.2.1 «Тип операції (умовне позначення операції)» зазначається для наведення типу операцій при заповненні підрозд. 3.1 «Бухгалтерські операції» (елемент 3.1.4) розд. III «Журнал бухгалтерських записів», підрозд. 4.1 «Відомості про продаж» (елемент 4.1.5), 4.2 «Відомості про придбання/закупівлю» (елемент 4.2.5), 4.5 «Операції з необоротними активами» (елемент 4.5.5) розд. IV «Інформація про документальне забезпечення записів бухгалтерського обліку». 

При наведенні типу та опису операцій, пов’язаних з придбанням/продажем товарів, робіт/послуг здійснюється відповідне розмежування зазначених операцій з урахуванням того, яка подія (перерахування коштів (додаткова ознака при умовному позначенні операції – «С», або отримання чи постачання товарів, робіт/послуг (додаткова ознака при умовному позначенні операції – «П»)), відбулася першою (у разі, якщо СГ застосовуються інші ознаки або кодування операцій, які дозволяють здійснити вищенаведене розмежування, можуть бути застосовані такі ознаки або коди операцій). 

Підрозділ 2.3 «Власники (засновники)» 

У підрозд. 2.3 «Власники (засновники)» розкривається інформація про власника(ів) (засновника(ів)) СГ, яка заповнюється окремо в розрізі кожного суб’єкта (юр-/фізособи) з описом їхніх реєстраційних (загальних) даних. 

В елементі 2.3.9 «Посадові (уповноважені) особи власника (засновника)» зазначаються контактні дані власника (засновника): 2.3.9.1 «Прізвище, ім’я та по батькові (за наявності) особи», 2.3.9.2 «Посада особи (зазначається у випадку, якщо засновник юридична особа)». 

Для юросіб доцільно відображати інформацію про керівника юридичної особи та про інших осіб (за наявності), які можуть вчиняти дії від імені юрособи. 

Підрозділ 2.4 «Сальдові/оборотні відомості» 

У підрозд. 2.4 «Сальдові/оборотні відомості» відображається інформація про застосовувані рахунки/субрахунки бухобліку для ведення госпдіяльності СГ із зазначенням в розрізі кожного рахунку та субрахунку їх номерів, найменувань, дат створення облікових записів та розгорнутого сальдо на початок та кінець періоду, з розбивкою по дебету та кредиту цих рахунків/субрахунків. 

В обов’язкових до заповнення елементах 2.4.1.2 та 2.4.2.2 «Дата створення» відображається дата створення облікового запису програмним забезпеченням, яке використовується СГ. 

Згідно з XML-схемою SAF-T версії 2.0 (додаток B до Рекомендацій ОЕСР щодо стандартного файлу аудиту (податкова версія 2.0)) в елементі «AccountCreationDate» (опціональний) наводиться інформація щодо дати створення рахунку головної книги. 

Підрозділ 2.5 «Контрагенти» 

У підрозд. 2.5 «Контрагенти» відображається інформація щодо контрагентів, з якими СГ мав господарські відносини, із зазначенням сальдо розрахунків та розкриттям інформації, передбаченої таблицею цього підрозділу SAF-T UA. 

Елементи 2.5.7, 2.5.9, 2.5.13 та 2.5.15 «Дата виникнення заборгованості» підрозділу 2.5 «Контрагенти» розділу II «Довідники» призначені для відображення дат виникнення кредиторської/дебіторської заборгованості, яка обліковується на початок та кінець періоду на рахунках/ субрахунках/ аналітичних рахунках. 

Згідно з ч. п’ятою ст. 8 Закону № 996-XIV підприємство самостійно затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку. 

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухобліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов’язаних рахунках бухгалтерського обліку. Операції в інвалюті відображаються також у валюті розрахунків та платежів по кожній іноземній валюті окремо. Дані аналітичних рахунків повинні бути тотожні відповідним рахункам синтетичного обліку на кінець останнього дня кожного місяця (ч. третя ст. 9 Закону № 996-XIV). 

Відповідно до Порядку для кожного контрагента повинні зазначатись відповідний номер та найменування рахунку/ субрахунку/ аналітичного рахунку (елемент 2.5.4 «Код» та 2.5.5 «Назва»). 

В елементах 2.5.4 «Код» та 2.5.5 «Назва» відображається номер та найменування рахунку/субрахунку/ аналітичного рахунку бухгалтерського обліку, що застосовується суб’єктом господарювання для цього контрагента. 

Якщо підприємство веде облік госпоперацій у розрізі договорів з контрагентами, то відображення дат виникнення заборгованості повинно здійснюватися в розрізі договорів. 

При цьому, якщо аналітичний облік ведеться в розрізі інших документів (наприклад, рахунків), то інформація щодо дат виникнення заборгованості повинна відображатись в розрізі цих документів. 

Для контрагентів-нерезидентів в усіх елементах «Код ЄДРПОУ/ РНОКПП» (2.5.1, 3.1.8, 4.4.4, 4.5.8) доцільно відображати ідентифікаційний (реєстраційний, обліковий) номер (код) нерезидента, присвоєний у країні його реєстрації. 

Елементи 2.5.7 та 2.5.13 «Дата виникнення заборгованості» підрозд. 2.5 «Контрагенти» розд. II «Довідники» призначені для відображення дат виникнення дебіторської заборгованості, яка обліковується на рахунках/ субрахунках/ аналітичних рахунках на початок та кінець періоду відповідно (2.5.6 «Початкове дебетове сальдо» та 2.5.12 «Кінцеве дебетове сальдо»). 

Елементи 2.5.9 та 2.5.15 «Дата виникнення заборгованості» підрозд. 2.5 «Контрагенти» розд. II «Довідники» призначені для відображення дат виникнення кредиторської заборгованості, яка обліковується на рахунках/ субрахунках/ аналітичних рахунках на початок та кінець періоду відповідно (2.5.8 «Початкове кредитове сальдо» та 2.5.14 «Кінцеве кредитове сальдо»). 

Підрозділ 2.6 «Продукція (товари/роботи, послуги)» 

У підрозд. «Продукція (товари/роботи, послуги)» відображається інформація щодо характеристики продукції (товару/роботи, послуги) (опис виробничого процесу, властивості і призначення для використання (господарська/ негосподарська діяльність), що вироблені/ отримані/ реалізовані СГ, з обов’язковим зазначенням методу оцінки, номерів і назв рахунків/ субрахунків/ аналітичних рахунків, на яких обліковується цей вид продукції (товару/роботи, послуги), їх кількості, одиниці вимірювання, ціни та вартості, на початок та на кінець періоду, за який формується SAF-T UA. 

Підрозділ 2.7 «Запаси» 

У підрозд. 2.7 «Запаси» відображається інформація про матеріальні цінності (відмінні від основної продукції), що очікують вступу у процес виробничого або особистого споживання з обов’язковим зазначенням методу оцінки, номерів і назв рахунків/ субрахунків, на яких вони обліковуються, їх кількості, ціни та вартості, на початок та на кінець періоду, за який формується SAF-T UA. 

Відповідно до параграфа 25 МСБО 2 «Запаси» собівартість запасів слід визначати за формулою «перше надходження – перший видаток» (ФІФО) або за формулою середньозваженої собівартості. 

Згідно з формулою середньозваженої собівартості, собівартість кожної одиниці визначається із середньозваженої собівартості подібних одиниць на початок періоду та собівартості подібних одиниць, що були придбані або вироблені протягом періоду. Середнє значення може бути обчислене на періодичній основі або з отриманням кожної додаткової партії залежно від обставин суб’єкта господарювання (параграф 27 МСБО 2). 

Якщо облік запасів ведеться за формулою середньозваженої собівартості, то в елементі 2.7.7 «Залишок на початок періоду»/ 2.7.7.3 «Ціна» доцільно відображати середньозважену собівартість подібних одиниць на початок періоду. 

Формування цього елементу доцільно здійснювати за правилами бухобліку. 

Підрозділ 2.8 «Необоротні активи» 

У підрозд. «Необоротні активи» розд. II «Довідники» відображається інформація щодо обліку основних фондів (активів), які належать СГ або закріплюються за ним на праві господарського відання чи праві оперативного управління та забезпечують провадження (функціонування) його основної діяльності та строк корисної експлуатації яких становить більше одного року або операційного циклу, якщо він більший ніж рік, а також нематеріальних активів. При цьому зазначається опис активу, на якому рахунку/ субрахунку обліковує СГ актив, строк його корисності, балансова, залишкова, ліквідаційна вартість та інші показники по кожному окремому активу із обов’язковим відображенням всіх бухгалтерських проведень, пов’язаних з цим активом, а також з розкриттям інформації відповідно до таблиці цього підрозд. SAF-T UA. Зазначені дані відображаються в розрізі окремого кожного необоротного активу. 

Формування цього елемента доцільно здійснювати за правилами бухобліку та/або за правилами обліку, встановленими на підприємстві. 

2. Розділ III «ЖУРНАЛ БУХГАЛТЕРСЬКИХ ЗАПИСІВ» 

Підрозділ 3.1 «Бухгалтерські операції» 

У підрозд. 3.1 «Бухгалтерські операції» розкривається інформація щодо бухгалтерських проведень СГ в розрізі кожної окремої госпоперації з деталізацією здійсненої операції, із зазначенням її типу, суми, інформації щодо унікального ідентифікаційного номеру контрагента юридичної (фізичної) особи (у разі, якщо операція здійснюється з контрагентом) та розкривається дані про бухгалтерські проведення по цій операції, а також інша інформація відповідно до таблиці цього підрозд. SAF-T UA в розрізі кожного бухгалтерського проведення. 

Елемент 3.1.6 «Дата облікового запису» призначений для відображення дати, якою здійснюється СГ обліковий запис у бухобліку. Розкривається інформація щодо бухгалтерських проведень. 

Елемент 3.1.7 «Системна дата» призначений для відображення фактичної дати внесення інформації, зафіксованої системою. 

При цьому, дата створення файлу SAF-T UA відображається в елементі 1.4 «Дата створення» підрозд. 1.1 «Загальна інформація ВПП» розд. I «Заголовок». 

3. Розділ IV. «ІНФОРМАЦІЯ ПРО ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗАПИСІВ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ» 

Підрозділ 4.1 «Відомості про продаж» 

У підрозд. 4.1 «Відомості про продаж» зазначається інформація щодо фактичних обсягів реалізованих матеріальних цінностей, робіт та послуг, їх кількості та вартості, в розрізі господарських операцій з продажу (з розкриттям інформації відповідно до таблиці цього підрозділу SAF-T UA). 

Формування цього елемента доцільно здійснювати за правилами бухгалтерського обліку та/або за правилами обліку, встановленими на підприємстві. 

Підрозділ 4.2 «Відомості про придбання/закупівлю» 

У підрозд. 4.2 «Відомості про придбання/закупівлю» на підставі первинних документів зазначається інформація щодо фактичних обсягів придбаних матеріальних цінностей, робіт та послуг, їх кількості та вартості, в розрізі господарських операцій з придбання/закупівлі (з розкриттям інформації відповідно до таблиці цього підрозділу SAF-T UA). 

Згідно з таблицею підрозд. 4.2 «Відомості про придбання/закупівлю» господарські операції з придбання/закупівлі відображається із зазначенням рахунків/субрахунків/аналітичних рахунків відповідно до Плану рахунків суб’єкта господарювання. 

Формування цього елемента доцільно здійснювати за правилами бухобліку. 

Підрозділ 4.3 «Відомості про платежі, не пов’язані з продажем/придбанням товарів, робіт та послуг» 

У підрозд. 4.3 «Відомості про платежі, не пов’язані з продажем/придбанням товарів, робіт та послуг» на підставі первинних документів зазначається інформація щодо отриманих/перерахованих грошових коштів суб’єкта господарювання за операціями, що не пов’язані з продажем/придбанням товарів, робіт та послуг з наведенням способів оплати, кореспондуючих рахунків та іншої інформації щодо характеристики проведених розрахунків в розрізі платежів (з розкриттям інформації відповідно до таблиці цього підрозділу SAF-T UA). 

Елемент 4.3.12 «Дата валютування» призначений для відображення дати реального зарахування/списання коштів. 

Заповнення цього елемента доцільно здійснювати виходячи з його фактичного змісту. 

Підрозділ 4.5 «Операції з необоротними активами» 

У підрозд. 4.5 «Операції з необоротними активами» відображається інформація в розрізі госпоперацій з необоротними активами СГ (крім операцій, відображених у підрозд. 2.9 цього файлу), з наведенням опису такого активу, кореспондуючих рахунків/ субрахунків, по яких здійснено проведення, контрагентів та розкриттям іншої інформації відповідно до таблиці цього підрозділу SAF-T UA. 

Формування цього елементу доцільно здійснювати за правилами бухгалтерського обліку. 

4. Розділ V «ПОДАТКОВІ РІЗНИЦІ» 

Підрозділ 5.1 «Податкові різниці, що виникли у суб’єкта господарювання» 

У розд. 5 «Податкові різниці» заповнюються дані щодо податкових різниць, на які збільшується/ зменшується фінрезультат у розрізі кожного показника, визначеного ПКУ, що в періоді, за який надається інформація на запит контролюючого органу, мав вплив на фінрезультат СГ (як у бік зменшення, так і бік збільшення). При цьому відображається кожний елемент податкових різниць зі стислим описом характеристики сутності операції, її обґрунтування відповідно до вимог ПСБО/МСБО, МСФЗ, відображення проведених операцій в бухобліку (бухгалтерські проведення) СГ, загальна сума податкових різниць. 

Щодо загального питання про заповнення підрозділів SAF-T UA в ручному режимі, якщо інформація не міститься у загальній обліковій системі підприємства зазначаємо, що у стовпчику «Обов’язковість заповнення» по всіх розділах SAF-T UA наявність позначки «*» означає, що показник (інформація) повинна обов’язково бути заповнена, відсутність такої позначки означає, що показник може бути заповнений у разі його наявності. 

Крім того, в Рекомендаціях ОЕСР щодо стандартного файлу аудиту (податкова версія 2.0) зазначено, що дизайн SAF-T враховує, що не всі його елементи даних будуть доступні в кожній системі. Однак у тих випадках, коли обов’язковий елемент, визначений у схемі XML, відсутній у пакеті програмного забезпечення, поле все одно має бути включено у файл аудиту з відповідним дійсним значенням. 

Про це інформує ДПСУ.