Документ довільного формату у М.Е.Doc

Як часто Вам доводилось надсилати різні документи своїм контрагентам? Яким чином Ви це робили: електронною поштою, кур’єром? Тепер у Вас є можливість, починаючи з оновлення 11.02.004 програми М.Е.Doc, направляти будь-який документ діловим партнерам та контрагентам, скориставшись документом довільного формату.

Основні переваги функціоналу:

• можливість миттєвого надсилання своїм контрагентам документів із вкладенням різних форматів;
• надіслані документи в електронному форматі є юридично значущими;
• отримання повідомлення про доставку документів вашими контрагентами.

Як користуватись новим функціоналом, розкажемо більш детально.

1. Створення документа довільного формату. Документ довільного формату створюється у розділі Первинні документи – Реєстр первинних документів – Створити - Документ довільного формату (див. Рис. 1).

Рис. 1

2. Заповнення документа довільного формату. При створенні документа довільного формату з’явиться вікно (див. Рис.2), в якому є можливість заповнити такі поля:

• Отримувач – контрагент-отримувач документа;
• Дата – дата документа (за замовчуванням встановлюється поточна дата);
• Номер – номер документа із вкладеннями;
• Сума – сума документа.

Рис. 2

Завантажити вкладення можна у форматах txt, rtf, doc, docx, xls, xlsx, pdf, png, jpeg, jpg. Завантаження здійснюється безпосередньо у вікні відкритого документа або на вкладках Вкладення та Наступні дії.

3. Перегляд та коригування вкладень.У користувачів є можливість переглядати вкладення на екрані, обравши потрібний файл у вікні відкритого документа або на вкладці Вкладення у Реєстрі первинних документів. Також за допомогою вкладки Вкладення можна зберігати, відкривати та видаляти додані файли документів.

4. Налаштування маршруту документа у випадку декількох отримувачів. Щоб обрати декількох отримувачів документа потрібно передати документ на підпис за допомогою кнопки Наступні дії. Після цього у Маршруті документа за допомогою кнопки  обираємо необхідних отримувачів з Довідника. За допомогою кнопок  можна налаштувати порядок отримання документа (див. Рис. 3).

Рис. 3

5. Відправка документа. Після цього, натискаємо на кнопку Наступні дії. З’явиться можливість:

• підписати документ;
• відправити документ із вкладеннями тощо (див. Рис. 4).

Документ надсилається отримувачам у визначеному порядку, відправка документа далі за маршрутом здійснюється автоматично у момент його погодження отримувачем.

Рис. 4