ЕДО: який електронний документ вважається юридично значущим?

Вкотре нагадаємо нашим користувачам основну тезу ст. 8 Закону України від 22.05.2003 р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851): юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. І допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Законодавчо це вже давно визначено. Не думаємо, що хтось із бізнес-спільности буде це заперечувати. Отже,електронний документ прирівняний до паперового. Це зручно, насамперед, для подання та передачі інформації, економії часу та трудових ресурсів, тощо.

Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити. Він може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму (як електронну, так і паперову), придатну для сприймання його змісту людиною. Це передбачено ст. 5 Закону № 851.

Прикладом візуальної форми є pdf-формат документа згідно з Переліком форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 р. № 1886/5.

Для цілей бухгалтерського обліку також зручно використовувати електронні документи та електронний документообіг (далі – ЕДО). Тим паче, що така форма передбачена нормами ПКУ (пп. 14.1.144-1). Будьте уважні! Будь-який документ в електронній формі має бути підтверджений відповідними електронними підписами (далі – ЕП). І лише тільки у такому разі він стає юридично значущим, тобто може використовуватися як доказ у суді. Підтвердимо це.

Підстави для прийняття (використання) електронного документа

Виокремлюють 4 підстави, які мають виконуватись одночасно:

1. відповідність затвердженому формату (згідно з розд. II Вимог до форматів даних електронного документообігу);

2. підтвердження електронного підпису платника податків та його посадових осіб, підписи яких є обов’язковими для документів у паперовій формі, відповідно до норм чинного законодавства;

3. чинність відповідного посиленого сертифіката ключа на момент накладення ЕП;

4. чинність на час перевірки електронного підпису посиленого сертифіката відкритого ключа ЦСК, яким видано сертифікати відкритих ключів для такого платника.

Це стосується як перевірки, так і доказовості у суді. Докладніше про це читайте у матеріалі «ЕДО: що варто знати та як бути готовим до перевірки».

Що є оригіналом електронного документа?

Оригіналом електронного документа вважається його електронний примірник за наявності обов’язкових реквізитів (ст. 7 Закону № 851). Більше про це – у статті «Первинні документи в бухобліку».

Електронний документ обов’язково засвідчується ЕП автора або підписом, прирівняним до власноручного. У разі надіслання різним адресатам або зберігання на кількох електронних носіях інформації, кожний з таких електронних примірників вважатиметься оригіналом електронного документа.

Якщо ми ще не переконали Вас у юридичній значущості електронного документа – звернімось до судової практики.

Доказовість електронного документа в суді: є прецедент!

Верховний Суд у постанові по справі № 922/788/19 від 28.12.2019 р. остаточно визначився: без електронного підпису електронний документ не вважається створеним, а, отже не може розглядатися судом як доказ. Скріншоти, роздруківки з електронної пошти без електронного підпису не вважатимуться доказами здійснення господарських операцій.

У ході справи виявлено, що між сторонами, які підписали господарський договір на поставку товарів, не була впроваджена процедура електронного документообігу. Так, сторони надсилали інформаційні повідомлення щодо виконання умов договору без дотримання вимог стосовно наявності обов`язкових реквізитів електронного документа та без завірення його своїм ЕП. І, отже, надані стороною спору скріни листів не є належними письмовими електронними доказами та не можуть обґрунтовувати свою правову позицію по справі. Суди вважають, що навіть при електронному листуванні має бути використані чинні електронні підписи для того, щоб воно було прийняте в якості доказу в суді.

У своєму рішенні Суд звернувся до власних правових позицій, викладених у постановах Верховного Суду від 11.06.2019 р. у справі № 904/2882/18, від 24.09.2019 р. у справі № 922/1151/18.

Про законодавчі норми електронного документообігу в Україні - дивіться у нашому відео.