ЕДО: що варто знати та як бути готовим до перевірки?

На сьогодні багато підприємств перейшли на електронний документообіг (далі - ЕДО). Головне, це зручно та законно! 

Детально про законність ЕДО в Україні

Для наших користувачів у розділі Електронний документообіг Блогу бухгалтера зібрано  багато матеріалів на цю тему, зокрема:

• ЕДО для тих, хто ще вагається;

• Як залучити Ваших контрагентів до ЕДО: 3 простих кроки;

• Впровадження ЕДО: чому зараз?

А якщо Ви лідери і у Вас ЕДО вже запроваджено, то у цілком логічно  постають уже інші питання, одне з яких - як підприємству діяти при перевірках? Чи логічно створювати паперові копії документів, якщо податкові накладні складаються виключно в електронній формі на дату виникнення податкових зобов’язань (абз. перший п. 201.1 Податкового кодексу України, далі - ПКУ)? Так само, виключно електронний вигляд матимуть ЄРПН та ЄРАН згідно з наданими платниками ПДВ та акцизного податку електронними документами (пп. 14.1.60, 14.1.60-1 ПКУ).

Як перевіряють електронні документи?

Надання повного обсягу документів, пов’язаних з предметом перевірки ДПС, є обов’язком будь-якого платника податків відповідно до п. 85.2 ПКУ).
Посадові особи органу ДПС, що здійснюють податкову перевірку, мають право отримувати від платника податків (чи його законних представників), завірені підписом та печаткою (за наявності) копії документів, що належать до предмета перевірки,  а також копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських документів тощо, (п. п. 85.4, 85.6 ПКУ).

  Наказом Мінфіну від 07.11.2011 р. № 1393 затверджено Порядок надання документів великого платника податків в електронній формі при проведенні документальної перевірки (далі - Порядок № 1393).    

Відповідно до п. п. 3.1-3.2 цього Порядку великий платник податку (далі - ВПП) зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам органів ДПС у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає у платника після початку перевірки, будь-то виїзна планова, позапланова, документальна виїзна, якщо на підприємстві застосовується ЕДО. Причому саме для ВПП встановлена норма щодо їх надання не пізніше двох робочих днів з дня отримання відповідного запиту. Але важливо не тільки вчасно надати електронні документи, а й зробити це так, щоб їх прийняли контролери.

Всього існує 4 підстави для прийняття електронного документа (від ВПП і не тільки), які мають виконуватися одночасно:

1. відповідність затвердженому формату; 

Нагадаємо, що вимоги до форматів даних електронного документообігу передбачені розд. II Вимог, затверджених наказом Держагентства з питань електронного урядування України від 07.09.2018 р. № 60.

2. підтвердження ЕП платника податків та його посадових осіб, підписи яких є обов'язковими для документів у паперовій формі,

відповідно до норм діючого законодавства;

3. чинність відповідного посиленого сертифіката ключа на момент накладення ЕП;

4. чинність на час перевірки електронного підпису посиленого сертифіката відкритого ключа ЦСК, яким видано сертифікати відкритих ключів для такого платника.

У який спосіб надають електронні документи для перевірки?

Електронні документи повинні надаватися особисто відповідальною особою або ж на електронних носіях (флешки, диски тощо), або засобами телекомунікаційного зв’язку (за наявності технічної можливості). У будь-якому випадку, потрібен опис вкладених документів.

Чи може ДПС витребувати додаткові документи?

Зауважимо, що це прямо передбачено тільки для ВПП. Отже, якщо під час проведення перевірки у ДПС виникне необхідність у розгляді і дослідженні документів ВПП, не наданих таким платником (що належать йому і пов’язані з предметом перевірки), ВПП зобов’язаний забезпечити доступ посадових осіб контролюючого органу до документів за своїм місцезнаходженням та місцезнаходженням своїх підрозділів (при проведенні документальних виїзних перевірок) або додатково надати документи ВПП на вимогу органу ДПС.

Але чи законно вимагати саме паперові копії для електронних документів?

Частиною 6 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі - Закон № 996) визначена обов’язковість виготовлення копій електронних документів на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, контролюючих органів, правоохоронних органів, тощо за власний рахунок суб’єкта господарювання. 

Нагадуємо, що відповідно до ч. 2 ст. 9 цього Закону первинні та зведені облікові документи можуть бути складені або в паперовій, або в електронній формі та повинні мати обов’язкові реквізити.

Електронний формат цих документів має бути створений з дотриманням вимог законодавства про ЕДО та електронні документи. 

А оскільки за ст. 7 Закону України від 22.05.2003 р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» “копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством”, податківці вважають: при проведенні перевірок платники податку зобов’язані надати на вимогу посадових осіб ДПС копії документів (саме - паперові, ред.), що належать до предмета перевірки. Таку думку викладено в Інформаційно-довідковому ресурсі “ЗІР”, категорія 136.06.

Що на практиці?

Із багаторічного досвіду нашого спілкування можемо сказати однозначно: залишилося дуже мало суб’єктів господарювання,  які дублюють документи на папері. Тим більше, якщо лише на хвильку замислитись, скільки лісів можна зберегти для наших нащадків, і згадати не лише про теперішнє, а й про майбутнє нашої планети.

Тому бухгалтери намагаються організувати окреме робоче місце з програмним забезпеченням (комп’ютером, ноутбуком) спеціально для перевіряючих. І на них вже завантажують електронні копії звітності, первинки саме для перевірки.  Що стосується сертифіката підписувача ЕП, його чинність легко перевіряється через відповідні електронні сервіси (сайт перевірки електронного підпису), потрібен лише доступ до інтернету.  

Так само, податківці підтвердили можливість використання первинної документації та зведених облікових документів в електронному вигляді під час перевірок (листи ДФС від 04.05.2016 р. № 9985/6/99-95-42-01-16-01-15, ДПС від 26.12.2011 р. № 10406/7/18-4017). До речі, юридична та доказова сила таких документів не може бути заперечена виключно через те, що вони мають електронну форму.

Однак платником податку повинні одночасно дотримуватися наступні умови:

1. документи мають підписуватися ЕП, посилений сертифікат якого надано до органу ДПС відповідно до укладеного договору про визнання електронних документів;

2. при проведенні перевірок посадові особи органу ДПС будуть отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки.

Підсумуємо: з точки зору більшості кваліфікованих бухгалтерів, для успішної перевірки краще один раз підготувати робоче місце перевіряючого і завантажити необхідні документи та звіти, ніж робити безліч роздруківок. Тим більше, що з  електронними документами можна більш ефективно працювати, використовуючи додаткові інструменти для автоматизації рутинних процесів (ярлики, фільтри, зведені таблиці, необхідні помітки в документах, тощо). Ще раз нагадуємо, що на законодавчому рівні процес перевірки електронних документів врегульовано. До того ж, використати створене робоче місце та техніку ви зможете на будь-якій дільниці Вашого бізнесу.