ЕДО для тих, хто ще вагається

На сьогоднішній день немає жодної людини, яка б не стикалась або не чула термін “електронний документообіг”. Що вже казати про тих, хто безпосередньо працює з документами. Фахівці бухгалтерської, HR-сфери, інших сфер бізнесу кожного дня мають справу з документообігом.

При цьому, кількість документів постійно збільшується і збільшується використання робочого часу на цей процес. Зазначимо, що на деяких підприємствах обробкою документів займаються окремі відділи, або винаймають компанії, які здійснюють аутсорсинг з обробки документів для них.

Електронний документообіг - альтернатива паперовому. І це однозначно позитивна альтернатива. Починаючи від економії часу на роботу з документами, економію коштів на придбання паперу, оплату послуг кур’єра та пошти, і до збереження навколишнього середовища. У грошовому еквіваленті економія складає приблизно від 15 грн за документ.

Нагадаємо, що ж собою представляє електронний документообіг.

Електронний документообіг (далі — ЕДО) — сукупність процесів створення, оброблення, правлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Про законодавче підґрунтя ЕДО дізнайтесь з матеріалу про алгоритм дій при переході підприємства на електронний документообіг.  

Для чого потрібен ЕДО?

Однозначно можемо сказати, що це полегшить роботу всього колективу вашої компанії, а також ваших партнерів. Наприклад, зараз щоб отримати документ потрібно чекати в середньому 3-5 днів і не факт, що документ буде правильно оформлений та підписаний. Найчастіше 30% документів доводиться повертати. З ЕДО цієї проблеми немає, ви отримаєте документ протягом хвилини.

Крім того, це ще й заощадить кошти. Подумайте, скільки витрачається коштів на кур’єра,  на закупівлю паперу, видаткові матеріали для заправки картриджів, ремонт принтерів і таке інше.  

Нововведення - це завжди крок вперед. Тим більш ті, що викликані прогресом, який перетворить робочий процес з рутинного на легкий і цікавий.

Пропонуємо розглянути основні моменти переходу на ЕДО.

Уніфікація документів

Якщо ви вже вирішили перейти на ЕДО, то, перш за все, потрібно уніфікувати всі свої документи.

Що мається на увазі?

Уніфікація - приведення документів до єдиної форми або системи. Раціональне скорочення видів документів однакового функціонального призначення. Наприклад - створити шаблон єдиного документу рахунок-фактура, єдиного акту виконаних робіт та ін.

Всі документи, які ведуть суб’єкти господарювання, можна поділити за такими критеріями, зокрема:

1. за змістом:

• організаційно-розпорядчі (накази, розпорядження, доручення та ін.);
• фінансово-розрахункові (платіжні доручення, авансові звіти та ін.);
• постачальницько-збутові (договори, акти виконаних робіт, акти приймання-передачі, накладні та ін.).

2. за місцем складання:

• внутрішні (використовуються всередині компанії). Це накази, доручення та розпорядження.
• зовнішні (документообіг з контрагентами). Це акти, накладні, договори.

Зазначимо, що перехід компанії на ЕДО здійснюються, в першу чергу, для співпраці з контрагентами. Фактором цього є те, що це важливо для ведення бізнесу, ведення бухгалтерського та податкового обліку, і це важливо для кожної із сторін.

3. за призначенням:

• оригінал та копія.

Коли необхідно зробити копію з паперового документу - треба зробити зусилля, витратити час щоб виконати цю процедуру. І це в деяких випадках створює деякі незручності, бо треба знайти необхідний документ або замовити його доставку з архіву, у разі коли він був переданий, або відправити співробітника в приміщення архіву “на пошуки”. На відміну від ЕДО, який вже сам по собі є оригіналом, і завжди під рукою, тому що знаходиться на вашому електронному носії,  і може бути наданий безліч разів, при цьому, не витрачаючи зайвих ресурсів і не залучаючи інших.  

Як обмінюватися електронними документами?

На ринку є рішення нового покоління, які підтримують всі можливі комунікації з клієнтом. Вони допомагають контролювати листування в рамках контрактів, генерувати виписки і фінансові звіти, персоналізувати маркетингові матеріали.

Для взаємодії між контрагентами наразі широко використовуються такі програмні рішення, як платформа ПТАХ, програми M.E.Doc, FlyDoc.

Довідка: Платформа ПТАХ об’єднує всіх учасників документообігу. ПТАХ дозволяє здійснювати обмін всіма первинними документами між партнерами. На платформі обробка документів відбувається у форматі XML, візуально файли представлені у форматі PDF, вкладення можливо здійснювати будь-якого формату.   

Документи, підписані електронними підписами, якими обмінюються партнери, мають закону юридичну силу, тому не варто перейматися, що ті документи, які ви надсилаєте своєму партнеру, будуть недійсними.

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена лише через те, що він має електронну форму - це визначено законодавчо.

Проблеми, з якими можуть зіткнутися підприємства на шляху переходу на ЕДО

Основна проблема — важкість сприйняття нових змін працівниками та партнерами. Але потрібно рухатись вперед, якщо власники та керівники бізнесу хочуть мати конкурентоспроможні підприємства, що працюють відповідно вимогам сучасності. Треба змінювати бізнес-процеси компанії, мислення колег і партнерів. І згодом вони оцінять ці зміни, як краще.  

Вам ще досі задають такі питання:

Що робити, якщо деякі з партнерів не хочуть переходити на ЕДО? Як переконати в тому, що ЕДО - це дійсно гідний вибір для запровадження інноваційних рішень?

Слід керуватись такими аргументами:

По-перше, це законно, документообіг з переважною більшістю контролюючих органів вже здійснюється в електронному вигляді.

По-друге, це ефективно та швидко, і показовим є те, що більшість сучасних та успішних компаній вже впровадила ЕДО у себе.

По-третє, це вигідно, Ви заощаджуєте свої кошти.

По-четверте, це безпечно. Обмін первинними документами відбувається у зашифрованому вигляді з використанням електронного підпису.

Ефективність керування підприємством залежить від того, наскільки розумно в ньому організований документообіг та управлінська діяльність, які тісно пов’язані між собою. А отже, від того, наскільки оперативно здійснюється рух, опрацювання документів та їх передавання, залежить швидкість отримання інформації, необхідної для прийняття управлінського рішення.

Досвід вітчизняних компаній, які вже працюють з ЕДО

Давайте поглянемо на досвід компаній, які вже перейшли на ЕДО.

Це успішні й впізнавані компанії, які можливо є і вашими партнерами. Такі як: АЗС “ОККО”, ТГК “КРЕП ТЕХ”, ТК “ДАТАГРУП” та інші.

Всі вони визнають, що частина їх успіху полягає в тому, що вони не побоялися спробувати щось нове. Те, що зробило роботу колективу більш ефективною, більш вигідною та легкою.

Досвід іноземних компаній

В іспанській компанії Repsol підрахували, що після впровадження ЕДО в керуючих підрозділах в два рази скоротилися терміни пошуку і навчання нових співробітників на бухгалтерські та адміністративні позиції.

Після впровадження системи електронного документообігу в керуючої компанії мережі американських закусочних Taco Bell час, який витрачали співробітники на укладання договорів з постачальниками, скоротилося на 47%.

Автомобільна компанія Peugeot Citroen в офіційному звіті перед акціонерами за 2012 рік назвала проект впровадження ЕДО одним з трьох ключових чинників підвищення ефективності бізнесу.

І наостанок. Ви не будете заперечувати той факт, що переважна більшість документообігу вже і так ведеться в електронному вигляді? Це стосується і взаємодії з контролюючими органами і більшості партнерів, які вже перейшли на ЕДО. Чому і Вам не приєднатися до тих, хто крокує в ногу із часом. Прогрес не стоїть на місці, всі процеси вдосконалюються зі швидкістю часу. Приєднуйтесь!