вгору

ЕДО Talks. Переваги та можливості електронного документообігу

Команда Linkos Group — розробник програми M.E.Doc, започаткувала власний YouTube-канал — ЕДО Talks, де наші експерти розповідають про системи документообігу, висвітлюють різні аспекти роботи з електронним документообігом.

Перший вебінар присвячений таким темам:

  • які переваги має ЕДО у порівнянні з паперовим документообігом;
  • платформа ПТАХ та її функціональні можливості;
  • сервіси електронного документообігу від Linkos Group, які враховують індивідуальні потреби бізнесу;
  • інструменти інтеграції системи електронного документообігу (СЕД) з обліковою системою користувача.

Переваги ЕДО

Навіщо витрачати час, гроші та людські ресурси на застарілі процеси, якщо будь-який первинний документ може бути підписаний за допомогою КЕП (електронного підпису) і надісланий вашому контрагенту за лічені хвилини?

Впровадження електронного документообігу дозволяє компаніям значно скоротити грошові та часові витрати: не потрібно закуповувати папір для друку первинних документів, витрачати гроші на оплату поштових послуг та обслуговування офісної техніки. 

Окрім того, ЕДО суттєво оптимізує бізнес-процеси, звільняє співробітників від рутинної роботи для більш пріоритетних завдань. Підприємству не потрібно утримувати цілі приміщення під "паперові" архіви. А загальна економія адміністративних витрат досягає 70%. 

Варто зазначити, що електронні документи мають таку ж юридичну силу, що й паперові. З огляду на те, що уряд активно впроваджує реформи з цифровізації — е-ТТН, акцизні накладні й т. д., то саме електронні документи стають пріоритетними під час обміну як між підприємствами, так і між бізнесом з державою.

Платформа ПТАХ

Усі програмні продукти Linkos Group під'єднані до платформи ПТАХ, яка забезпечує єдиний стандарт обміну документами, гарантує конфіденційність даних та надає можливість обмінюватися документами користувачам різних софтів. ПТАХ, за аналогією з операторами мобільного зв’язку, забезпечує роумінг між різними програмними рішеннями для ЕДО, створюючи єдиний цифровий простір для електронного обміну.

Як працює платформа?

Під час відправки електронний документ обов'язково шифрується на сертифікат контрагента — отримувача. Натиснувши кнопку “Відправити”, документ потрапляє на платформу ПТАХ, де він зберігається виключно у зашифрованому вигляді.

Коли контрагент натискає кнопку “Отримати”, платформа направляє усі документи, які надіслані на відповідне ЄДРПОУ, у сервіс чи програму контрагента — отримувача. Цей документ може розшифрувати лише отримувач своїм закритим ключем шифрування, який відомий лише йому. Щойно контрагент приймає документ, у програмі відправника змінюється його статус на “Отримано контрагентом”. Якщо контрагент відхилив чи погодив документ — відповідно статус змінюється на “Відхилено” чи “Погоджено”. Тобто платформа відстежує всі стадії обробки кожного документа та повідомляє про це кожного з учасників обміну у режимі онлайн.

ПТАХ працює подібно до електронної пошти, єдина відмінність — документ абсолютно захищений, оскільки його неможливо перехопити чи переглянути стороннім особам. 

Під час е-обміну всі продукти розробника використовують єдиний стандарт електронних документів. Для цього вводиться поняття — шаблони документів, що забезпечує можливість обмінюватись будь-якими документами (рахунками, актами, видатковими, податковими чи акцизними накладними, договорами, ТТН). Шаблон складається з обов'язкових частин — xml та pdf. 

Xml — записує інформацію про документ у базу даних програми та опрацьовує її, а pdf — це вигляд документа, що відправник і контрагент бачать у себе на екрані. 

Кожна з частин підписується електронним підписом та дозволяє експортувати документ чи зберігати електронний архів на локальному диску або на іншому накопичувачі інформації.

До кожного шаблона документа є можливість додати файл-вкладення у форматах — word, txt, exel, pdf  — офіційний лист, кошторис, роз'яснення, привітання, повідомлення тощо, що теж буде підписане КЕП.

Усі програмні продукти розробника Linkos Group використовують у своїй роботі надійні засоби кваліфікованого електронного підпису (захищені носії) та КЕП, видані будь-яким надавачем електронних довірчих послуг.

У всіх продуктах встановлений контроль, який унеможливлює відправлення непідписаного документа.

Cервіси електронного документообігу

М.E.Doc.Бізнес

Найпопулярніше рішення, яке забезпечує повнофункціональні можливості обміну електронними документами серед підприємств України. М.E.Doc.Бізнес — модуль програми М.E.Doc, призначений для обміну первинними документами. Його можна використовувати як самостійне рішення чи у тандемі з обліковою системою користувача. 

ІНТЕГРАЦІЯ З ОБЛІКОВОЮ СИСТЕМОЮ КОРИСТУВАЧА

Більшість компаній ведуть бухгалтерію саме в обліковій системі, яка не дозволяє накладати КЕП та відправляти документи на підписання контрагентам чи бізнес-партнерам. Для них найбільш зручним способом електронного обміну є інтеграція СЕД з обліковою системою користувача, що частково або повністю автоматизує імпорт/експорт документів між системами. 

Інтеграція можлива за допомогою: 

  • проміжного каталогу; 
  • com-функцій; 
  • інтерфейсної таблиці; 
  • API-інтерфейсу ПТАХ.

Проміжний каталог — один із найпростіших варіантів інтеграції, який дозволяє експортувати документи з облікової системи з подальшим імпортом у M.E.Doc для наступного підписання та відправки їх контрагентам.

Також цей метод підійде, якщо структура експортованих документів є нетиповою. Для цього наші спеціалісти розробляють індивідуальні шаблони первинних документів та здійснюють доопрацювання у програмі M.E.Doc для імпорту документів нестандартного формату. 

Доопрацювання можуть здійснюватися і з боку клієнта: підлаштування структури файлів, які експортуються з облікової системи під структуру шаблонів програми M.E.Doc. У такому випадку наші спеціалісти надають клієнту опис полів шаблонів первинних документів.

Також цей метод вирішує задачі компаній, які використовують міжнародні ERP-системи. Зазвичай їх важко адаптувати чи доопрацювати під законодавче поле України, вони мають індивідуальні формати даних. Саме цей метод дозволяє автоматизувати імпорт/експорт між двома системами.

СОM-функції

При цьому способові інтеграції ми відкриваємо канал зв'язку між обліковою системою користувача та програмою M.E.Doc. Документи передаються з облікової системи у програму M.E.Doc в автоматичному режимі, через натискання однієї кнопки. Також є можливість налаштувати підписання та відправлення документів автоматично.

За допомогою com-об’єктів є можливість інтегруватися в будь-яку облікову систему. Із такою схемою реалізації завжди враховуються потреби й особливості структури компанії. Доопрацювання здійснюється двома сторонами в індивідуальному порядку. 

Окремий випадок застосування СОM-функцій — “Медове стикування”.

“Медове стикування” —  готове коробкове рішення, яке автоматизує обмін первинними документами між 1С “Підприємство” та програмою M.E.Doc без будь-яких доопрацювань з боку контрагента.

Інтерфейсні таблиці 

Для компаній, облікові системи яких працюють під управлінням СУБД Oracle, що оперують великою кількістю даних, потребують високої продуктивності щодо створення, обробки, підписання документів,  підійде саме інтеграція за допомогою буферних таблиць.

Дані, які створені в обліковій системі, автоматично потрапляють до інтерфейсної таблиці, звідки їх забирає M.E.Doc. Якщо клієнт отримує документ у M.E.Doc, запис про це вноситься до інтерфейсної таблиці, а потім облікова система забирає цей документ (дані про нього) у свою базу даних. Тобто відбувається повна синхронізація між БД M.E.Doc і БД облікової системи.

Документи створюються, підписуються кваліфікованим електронним підписом та, за бажанням клієнта, надсилаються автоматично. Інформація щодо статусів документів надходить до ОС клієнта також через буферну таблицю. 

API.ПТАХ

Це набір функцій, який дозволяє інтегруватися в будь-яку облікову систему. API.ПТАХ — для тих, хто хоче максимально спростити процес обміну й надсилати документи отримувачам прямо з облікової системи. 

У результаті інтеграції в обліковій системі замовника з'явиться функціонал зі створення електронних документів, підписання та відправки на погодження контрагентам, без необхідності встановлювати додаткове ПЗ. Вхідні документи від контрагентів також приймаються безпосередньо в облікову систему.

FlyDoc

Це коробкове рішення для облікової системи “1С:Підприємство” версії платформи: 8.2.19 та вище. За цим методом функціонал ЕДО вбудовується в облікову систему. Користувач у звичному інтерфейсі може створювати первинні документи, підписувати за допомогою КЕП та відправляти їх контрагентам. Також використання FlyDoc дозволяє реєструвати податкові накладні й додатки 2 в ЄРПН та відправляти запити у контролюючі органи. А для вхідних первинних документів реалізована можливість погодження та проведення їх у програмі “1С:Підприємство”.

Вебсервіс електронного документообігу СОТА 

Простий у використанні хмарний сервіс з усіма можливостями електронного обміну документами з контрагентами та державою. Передбачає можливість завантажити документи у зручному форматі чи створити їх самостійно, використовуючи банк готових шаблонів. У СОТА легко підписати е-документ за допомогою КЕП та відправити контрагенту безпосередньо в інтернет-браузері з будь-якого девайса. А з появою технології Mobile ID, е-обмін стає ще зручнішим.

Перевагою вебсервісу є те, що його не потрібно інсталювати, як окремий програмний продукт. Оскільки клієнт працює онлайн, він може отримати доступ до своїх документів з будь-якого пристрою у будь-який час.

СОТА.Віджет — усі можливості вебсервісу СОТА, що інтегруються у ресурс (сайт, кабінет) замовника. Наприклад, це може бути інтернет-магазин. Клієнт цього магазину за допомогою віджету може отримати рахунок на товар, підписати та відправити його кінцевому отримувачеві, або відхилити. Для доступу користувачам достатньо зареєструватися на ресурсі (платформі) замовника. 

Посилання на документ

Це рішення, що охоплює решту користувачів, які ще не використовують жодного сервісу для ЕДО.

Користувачі наших продуктів мають можливість надіслати лінк на документ електронною поштою. Так, перейшовши за посиланням у листі, клієнт може відкрити документ у браузері — погодити чи відхилити його, додавши причини, або зберегти у форматі pdf разом із підписами.

Рекомендуємо підписатися на канал ЕДО talks, щоб не пропустити важливі та цікаві новини про ЕДО.