ЕДО Talks. ТОП-запитань про ПРРО, які вас цікавили найбільше. Частина 1

Ви охоче реагуєте та коментуєте кожен матеріал про ПРРО Cashalot та “СОТА Каса”. А це означає, що величезна кількість підприємців цікавиться програмними РРО, і  електронна каса для реєстрації чеків у ДПС стає зручним must have-рішенням для підприємців. Дякуємо за вашу активність у соцмережах, фідбек цінний для нас.
Ми відібрали запитання, які ви найчастіше ставили нам про ПРРО, і підготували на них — стислі, прості та зрозумілі відповіді.
Вмощуйтеся зручніше і поїхали!

1. Чи потрібно подавати заяву 1-РРО для реєстрації програмного РРО?

Програмний РРО, безумовно, потрібно реєструвати у Податковій. Але замість форми 1-РРО вам потрібна форма 1-ПРРО — Заява про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій з чар-кодом J1316602 для юридичних осіб або F1316602 — для фізичних осіб-підприємців.

Бланки відповідних документів можна знайти як у вебрішенні “СОТА Каса”, так і у бек-офісі (кабінеті користувача) програми Cashalot — у розділі “Документи”. Також ці форми наявні у програмі M.E.Doc у розділі “РРО” та вебсервісі СОТА — у розділі “Реєстр документів РРО”. Підтвердженням реєстрації ПРРО буде присвоєний касі фіскальний номер, що міститиметься у квитанції.

2. Де взяти КЕП для програмних РРО? І як їх зареєструвати у Податковій?

КЕП для ПРРО можна отримати у кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, наприклад, у ЦСК “Україна”. Для цього необхідно виконати три простих кроки. На сайті uakey.com.ua у розділі “КЕП для ПРРО” сформувати рахунок та сплатити його, зібрати комплект документів, перелік яких наведено на сайті, і звернутись до пункту обслуговування користувачів.

Отримати можна два типи КЕП: “Уповноваженої особи” та “Печатки підприємства”. Різниця між ними в тому, що при використанні першого типу потрібно отримувати КЕП для кожного касира, що ж до другого типу (печатки) — з ним може працювати необмежена кількість касирів, які позмінно працюють на одній касі.

Зареєструвати КЕП касирів на фіскальному сервері можна за допомогою форми J1391801 або F1391801 — Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа, яка є у розділі “Документи” наших програмних РРО та в інших продуктах компанії.

3. Коли переходиш на програмний РРО, потрібно скасовувати апаратний?

У законодавстві не йдеться про заборону або обмеження щодо одночасного використання класичного РРО поряд із програмним. Відповідно до закону суб’єкт господарювання самостійно обирає вид РРО, який він буде застосовувати під час проведення розрахункових операцій. Окрім того, апаратний РРО можна використовувати як резервний у разі зникнення зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером контролюючого органу, якщо обрати відповідну опцію під час реєстрації ПРРО. Але, якщо суб’єкт господарювання вирішив повністю відмовитись від класичного РРО і у своїй діяльності використовувати виключно ПРРО — реєстрацію апаратного РРО необхідно скасувати.
 
4. Як перенести у ПРРО перелік товарів, якщо в мене є готовий довідник?

У програмних РРО, розроблених нашою компанією, передбачено імпорт довідників.
Зокрема, у Cashalot можна імпортувати перелік товарів із файлу EXCEL у форматах: XLS, XLSX, CSV, а якщо структура файлу відрізняється від структури довідника — у момент імпорту можна налаштувати відповідність полів. Імпорт товарів у “СОТА Каса” доступний з файлів, що мають формат CSV та DBF. Приклад файлу в форматі CSV та опис структури файлу DBF доступні у вікні імпорту сервісу “СОТА Каса”.


 

5. Як я зрозумію, що відправлений з мого ПРРО чек зареєстровано на фіскальному сервері ДПС?

Ознакою реєстрації чека на сервері ФСКО є присвоєний йому фіскальний номер. Цей номер висилає ДПС у відповідь на реєстрацію документа. У розділі “Операції” сервісу “СОТА Каса” або “Історія операцій” програми Cashalot зберігається інформація про всі зареєстровані чеки. І саме там ви можете побачити фіскальні номери, які їм присвоєні.

6.  Як клієнт може перевірити чек, який було видано йому за допомогою ПРРО?

Реєстрацію чека можна перевірити в електронному кабінеті платника у відповідному розділі, вказавши фіскальний номер чека та фіскальний номер РРО.

Також, якщо чек було видано у паперовому вигляді, можна відсканувати QR-код, який зображено на ньому. Код містить посилання на електронний кабінет і потрібну інформацію для пошуку. Просто перейдіть за посиланням і натисніть «Пошук», після чого на екрані з’явиться інформація про реєстрацію цього чека.

Аналогічне посилання клієнт може отримати на e-mail, якщо у програмі обрати передачу чека за допомогою електронної пошти.

7.  Що робити, коли нема інтернету або не працює фіскальний сервер ДПС?

Що робити, коли з’єднання з ФСКО відсутнє, обирає сам суб’єкт господарювання під час реєстрації форми 1-ПРРО. На вибір доступно три варіанти: використовувати резервний класичний РРО, взагалі не проводити розрахункових операцій або працювати в режимі офлайн. Із першим і другим варіантами більш менш зрозуміло. А що ж з приводу третього?

Як у програмі Cashalot, так і в сервісі “СОТА Каса” (у випадку відсутності зв’язку з ФСКО) передбачено роботу в офлайн-режимі. Такий варіант роботи для касира принципово нічим не відрізняється від звичайного. Він, як і раніше, формує чеки, яким присвоюється фіскальний номер. Але, при використанні офлайн-режиму фіскальний номер, за визначеним алгоритмом від ДПС, генерується програмним РРО, а сформований чек тимчасово зберігається у програмі. Після того, як з’єднання з ФСКО відновлюється, усі чеки, сформовані в офлайн-режимі, відправляються на реєстрацію. Стандартно надається 2000 номерів, які можна використовувати в офлайн-режимі, але за необхідності цю цифру можна збільшити, вказавши під час реєстрації каси у формі 1-ПРРО потрібну кількість.

8. Чи потрібно вести КОРО при використанні ПРРО та щоденно друкувати і зберігати Z-звіти?

Ведення КОРО передбачено для фіксації розрахункових операцій у випадку відсутності електропостачання або виходу з ладу класичного РРО. Якщо ж суб’єкт господарювання в своїй діяльності застосовує програмний РРО, то у разі виходу його з ладу використання КОРО не вимагається, а при відсутності зв’язку з ФСКО передбачено роботу в  офлайн-режимі. Стосовно ж друку Z-звітів, у змінах до порядку реєстрації та ведення РК, КОРО зазначено, що збереження суб’єктом господарювання щоденних Z-звітів у паперовій та/або електронній формі здійснюється у будь-який зручний і не заборонений чинним законодавством спосіб. При цьому спосіб збереження щоденних Z-звітів у паперовій та/або електронній формі має забезпечити можливість візуального перегляду такого Z-звіту.

У програмі Cashalot та вебсервісі “СОТА Каса” закриття зміни завжди супроводжується формуванням та реєстрацією Z-звіту в електронному вигляді, а його перегляд доступний у будь-який момент як у самих сервісах, так і в електронному кабінеті платника за фіскальним номером.
Також ви можете переглянути відповіді на ці та інші запитання про ПРРО у зручному відеоформаті на нашому Youtube-каналі ЕДО talks. Переходьте за посиланням, щоб дізнатися, зокрема: скільки часу займає процес проведення розрахункової операції з використанням ПРРО від початку внесення товарів у перелік до видачі чека покупцеві?
А щоб бути завжди в курсі виходу нових відео від наших експертів ЕДО talks — тисніть на дзвіночок під відео.