ЕДО talks. Випуск 4. Підписання документа за посиланням

Днями на YouTube–каналі ЕДО talks вийшло нове відео, у якому наші експерти з ЕДО розповідали про можливості підписання документів за посиланням. Пропонуємо більш детально розглянути все, чим поділилися наші експерти у новому випуску.

Зокрема, знавці з ЕДО розповіли:

• як відправляти первинні документи на допідписання працівникам своєї ж організації, котрі не використовують жодне ПЗ;
• що таке матриця підписантів; 
• як відправляти документи контрагентам, які не працюють у програмах для документообігу;
• як створювати посилання та відправляти е-документи на підписання у будь-який месенджер.

Документ для допідписання

Функції допідписання можна використовувати, якщо, наприклад, фінальний підпис на первинному документі або договорі має поставити директор підприємства.

Тобто один із працівників, наприклад, бухгалтер може створити такий документ у програмі M.E.Doc, підписати його своїм КЕП та відправити директору для допідписання. Зробити це можна відправивши посилання на документ на e-mail, або у месенджер: Viber, Telegram, WhatsApp та інші. 

Директор підприємства, який у цей час може бути у відрядженні або відпустці, перейшовши за посиланням, отримає документ на будь-який пристрій. Достатньо лише підключення до мережі Інтернет та наявності електронного підпису.

Після цього документ з усіма підписами повернеться у програму і його можна буде відправити контрагенту.

Матриця підписантів

Також у програмі M.E.Doc реалізована матриця підписантів, яка дозволяє налаштувати порядок підписання кожного типу первинного документа.

Наприклад: у багатьох компаній передбачена така політика діловодства, що співробітник може підписати своїм електронним підписом рахунок на суму до 8 тис. грн. Але якщо він перевищує зазначену суму, то такий документ автоматично має бути переданий директору. Завдяки «Користувацьким налаштуванням комплекту підписів» у програмі M.E.Doc є можливість налаштувати автоматичну передачу документа на підпис, враховуючи суму, вказану у документі. Крім того, кожна компанія має можливість налаштувати власні параметри для відповідного підписанта. 

Відправка документів контрагентам, які не використовують жодне ПЗ

Маємо ще одне важливе запитання від користувачів — як відправляти документи контрагенту, який не працює у жодній програмі для документообігу. Пропонуємо з’ясувати, у яких бізнес-процесах може знадобитись така функція.

Отже, не так давно набув чинності наказ Мінінфраструктури від 03.06.2019 р. № 413 «Про внесення Змін до Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні», завдяки якому ТТН має право бути електронною і є юридично значущим документом.

ТТН – це документ, що супроводжує товар на всіх етапах його транспортування і згідно з порядком складання та підписання е-ТТН відправник має скласти ТТН підписати її своїм підписом та відправити перевізнику.

Представник перевізника (водій та/або експедитор) підписує е-ТТН своїм КЕП та відправляє документ отримувачу. Потім отримувач після підписання документа направляє ТТН з накладанням усіх КЕП компанії-відправнику.

Відповідно постає питання:  як же водій або експедитор отримає такий документ, якщо в нього немає програми?

У нас є рішення – це зовнішнє посилання на документ. Так, із програми M.E.Doc ви можете відправити документ будь-кому, навіть якщо ваш контрагент не працює у програмі для документообігу.

Зокрема, наприклад, водій отримає документ за посиланням, яке можна відправити йому будь-яким електронним засобом зв’язку. Такий документ можна погодити або відхилити у звичному для себе вікні браузера зі свого мобільного або планшета.

Завдяки реалізованому багатосторонньому обміну, документ автоматично піде за маршрутом: Відправник – Перевізник – Отримувач.

Загалом ви можете відправити будь-який первинний документ за посиланням будь-якому контрагенту, котрий працює в іншому програмному забезпеченні або не використовує жодну програму для обміну. Основне, щоб у нього був електронний підпис.

Як бачимо, обмін первинними електронними документами стає ще простішим та зручнішим. Приєднуйтесь до M.E.Doc та оцініть всі переваги бізнесу #Безпаперу!

Також ви можете переглянути відеоматеріал на нашому каналі ЕДО talks — Електронний документ за посиланням. Обмін з контрагентами, що не мають M.E.Doc. Обмін Е-ТТН.

Нагадуємо, що минулого разу наші експерти розповідали про Зберігання електронних документів. Якщо ви досі не переглянули відео — пропонуємо зробити це просто зараз, перейшовши за посиланням.

ЕДО talks — переходьте, підписуйтесь та будьте в курсі всіх цікавих і важливих новин ЕДО в Україні.