Електронні договори та угоди. Все, що потрібно знати про електронний обмін. Частина 1

Безпаперові технології займають важливе місце в автоматизації бізнес-процесів підприємства. Документообіг — одна з ділянок компанії, що поглинає безліч ресурсів. 

Майже у кожному відділі компанії є співробітники залучені до документообігу. Це, передусім, бухгалтери та директори, а також співробітники відділу продажу та супроводження клієнтів, логісти і офіс-менеджери. Вони обмінюються:            

•  договорами з клієнтами та партнерами, постачальниками послуг;

•  додатковими угодами про зміну умов співпраці, тарифні пакети тощо;

•  первинними документами — рахунками й актами під час закриття білінгового періоду.

Усі вони витрачають багато часу і зусиль на паперові процеси замість виконання пріоритетніших завдань бізнесу — наприклад, проведення більшої кількості зустрічей з потенційними клієнтами.

Електронний документообіг (ЕДО) — це сукупність автоматизованих процесів для роботи з документами в електронному вигляді із застосуванням кваліфікованого електронного підпису. З ЕДО ви можете підписувати, відправляти і отримувати документи онлайн, а також зберігати їх у хмарі або на серверах компанії. Обмін електронним договором не тільки законний і абсолютно безпечний, але і ефективний для бізнесу. 

За якими критеріями обрати постачальника ЕДО?

• Інтеграція з обліковою системою. M.E.Doc пропонує готові (коробкові) та індивідуальні рішення для інтеграції з обліковою системою. За необхідності увесь функціонал ЕДО може бути доданий на ваш сайт — у кабінет користувача у вигляді віджету або фрейму. 

• Наявність роумінгу. Чи можуть контрагенти, які використовують різні системи електронного документообігу, обмінюватися між собою? Чи отримати документи можна тільки якщо ваш партнер відправив їх також через M.E.Doc? Програма M.E.Doc під'єднана до платформи ПТАХ, яка завдяки єдиним стандартам забезпечує можливість обмінюватися документами користувачам різних софтів. Нині до платформи під’єднані програмні рішення — M.E.Doc, FlyDoc, вебсервіс СОТА, Fredo.

Вартість відправки. Зверніть увагу на ціну пересилання електронних документів. Зазвичай пересилання оплачується так само, як мобільний зв'язок: платить «той, хто телефонує», тобто відправник електронного документа. З M.E.Doc платить лише ініціатор відправлення, контрагент отримує ваші документи, підписує та повертає вам — безкоштовно.

M.E.Doc вирішує усі труднощі паперового документообігу

Як підписати договір у директора, якщо він у відпустці або відрядженні?

Вам терміново необхідно підписати договір, а директора немає на місці — доводиться чекати. Пізніше підписаний договір означає, що пізніше надійде й оплата, наприклад, за надані послуги. З M.E.Doc ви можете здійснити допідписання документів за лічені хвилини. Головне, щоб у директора був девайс, під’єднаний до інтернету. Підписати документи він може у веббраузері за допомогою свого КЕП. 

Як відправити електронні документи контрагенту, який не має сервісу ЕДО? 

Для повноцінного обміну в програмі M.E.Doc реалізовано можливість надіслати контрагенту посилання на документ у месенджер або на е-mail. Посилання можна відкрити у будь-якому браузері та без реєстрації переглянути його, підписати чи відхилити з коментарями.

Як автоматизувати підписання та відправку документів?

Цей функціонал незамінний для тих компаній, які обмінюються великою кількістю документів. Завдяки реалізованому у програмі Автообробнику ви можете налаштувати масове підписання та відправку документів, відповідно до встановленого графіка. 

Як зменшити кількість учасників документообігу?

Договір готує співробітник — бухгалтер, юрист чи продавець, директор його підписує, за відправлення відповідає секретар, кур’єр доставляє, або й два кур'єри, якщо адресна доставка в іншому місті. На боці клієнта картина схожа. З M.E.Doc секретарі та кур'єри відпочивають, а у обміні беруть участь лише особи, які мають безпосереднє відношення до роботи з цим документом — відповідальні фахівці та підписанти.

Як заощадити гроші на документообігу?

ЕДО суттєво оптимізує витрати. Вартість кур’єрських послуг обходиться до 50 грн за одне відправлення, а таких пакунків можуть бути десятки, а то і сотні. Додамо ще папір, обслуговування принтерів і вийде чимала сума. M.E.Doc пропонує безлімітний обмін, що коштує всього 100 грн на місяць. 

Як уникнути втрати документів?

Часто трапляється так, що важливий документ може бути похований у секретаря під паками паперу, і через це несвоєчасно надійде до відповідального з боку контрагента. З M.E.Doc документ надходить безпосередньо на ЄДРПОУ компанії. А це значить швидке підписання, жодних пошуків зниклих документів та повторних відправлень.

Як скоротити час на внутрішнє погодження документів? 

M.E.Doc дозволяє суттєво скоротити час на підписання документів зі співробітниками, наприклад, своїх філій, які перебувають в іншому місті чи населеному пункті. Так, наш клієнт — компанія ДТЕК, впровадивши ЕДО, скоротила час на внутрішнє погодження документів із 30 днів до 1-го. 

Програма M.E.Doc дозволяє повністю автоматизувати обмін документами з державою та бізнесом

Позитивний вплив автоматизації обміну на роботу кожної компанії очевидний. Окрім скорочення витрат, ЕДО дозволяє:

• зменшити вплив людського фактора. Людям притаманно робити помилки, бо ми не роботи. Чим більше учасників процесу, тим більший вплив людського фактора — помилок, зіпсованих, втрачених та несвоєчасно доставлених документів; 

• суттєво скоротити показники дебіторки. Документи надходять до контрагента миттєво, а отже оплата за надані послуги надходить своєчасно;

• збільшити рівень контролю. Користувач системи електронного документообігу може у реальному часі відстежувати статуси документів; 

• пришвидшити пошук документа. Пошук потрібного документа в електронному архіві займає лічені хвилини.