Електронні договори та угоди. Все, що потрібно знати про електронний обмін. Частина 2

Легітимність електронних договорів

Електронний договір має юридичну силу та буде існувати протягом усього свого життєвого циклу і не потребує паперового примірника.

Кваліфікований електронний підпис — це аналог печатки організації разом із підписом відповідальної особи. До нього додається кваліфікований сертифікат ключа перевірки. Видавати такі електронні підписи можуть тільки акредитовані кваліфіковані надавачі. Документи, підписані електронним підписом, мають таку ж юридичну силу, як і паперові, та можуть бути пред’явлені у суді й надані податковому інспектору під час перевірки.

Чи треба роздруковувати електронні документи?

Такої необхідності немає, хоча деякі співробітники компаній, які перейшли на ЕДО, продовжують це робити. Всі надіслані й отримані електронні документи, як ми писали вище, мають юридичну силу і зберігаються в електронному архіві. Ваш е-архів повинен бути організований так, щоб за необхідності, наприклад, за запитом податкової інспекції, ви могли оперативно надати документи і переслати їх до інспекції в електронному вигляді — так, як зараз передається електронна звітність.

Особливості обміну електронними договорами

• Внесення правок. Перед тим, як відправити електронний договір на погодження контрагенту, його потрібно погодити у текстовому форматі, внести необхідні правки щодо умов, які влаштують обидві сторони. Коли ви дійшли взаємної згоди, ви можете завантажити документ у будь-якому форматі (.XML, .PDF, .DOC, .XLS, .JPEG тощо) в M.E.Doc, накласти свій електронний сертифікат КЕП та надіслати контрагенту.
• Дата підписання договору буде відповідати даті накладання на нього КЕП обома сторонами, проте ви можете вказати в документі, що він набуває чинності з певної дати.
• З чого краще почати впровадження електронного документообігу?

Зазвичай першими перейти на ЕДО вирішують компанії, у яких багато контрагентів і великий обсяг зовнішнього документообігу. Оскільки обмін електронними документами, зокрема, рахунками-фактурами, можливий тільки за взаємною згодою сторін, для початку треба обговорити можливість переходу на електронний документообіг зі своїми постійними контрагентами, зафіксувавши умови обміну в електронному вигляді у договорі або додатковій угоді. Цьому передує робота зі співробітниками та клієнтами, які мають знати про рішення переходу на ЕДО й отримати усю необхідну інформацію щодо цього.

Рішення про перехід на ЕДО ухвалено, що далі? Алгоритм переходу на ЕДО

• Адаптуйте бізнес-процеси в компанії під впровадження електронного документообігу для роботи з контрагентами.
• Розробіть та затвердіть порядок електронного документообігу.
• Призначте відповідальних за його впровадження.
• Організуйте електронний архів документів.
• Пропишіть правила створення, отримання та зберігання електронних документів, призначте відповідальних співробітників за їх формування і підписання.
• Забезпечте співробітників, які уповноважені підписувати електронні договори, угоди тощо, кваліфікованими електронними підписами (КЕП), адже передавати свій підпис іншим особам не можна.
• Підготуйте співробітників та контрагентів до переходу, підпишіть із контрагентами угоду про обмін в електронному вигляді.

Корпоративна соціальна відповідальність (КСВ) 

Окрема тема сьогодні — екосвідомий бізнес, що є неодмінною ознакою розвиненого суспільства. Бути екосвідомим бізнесом означає не лише вміння створювати та продавати гарний продукт, а й робити це методами, що не шкодять довкіллю і максимально сприяють збереженню його ресурсів. Це стосується і використання паперу, для виготовлення якого щороку знищують гектари лісів. КСВ в Україні не є вимогою законодавства, тому найчастіше обумовлено особистим ставленням власників бізнесу до проблем сучасної екології.