Як зберігати та надавати для перевірки електронні податкові накладні та розрахунки коригування?

Як зберігати електронні податкові накладні та розрахунки коригування?

Податкові накладні та розрахунки коригування до податкових накладних, складені в електронній формі, повинні зберігатися платниками податку на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях.

До відома! До електронних носіїв відносяться жорсткі диски, флеш-пам'ять, CD, DVD, Blue-ray тощо.

Зауважимо, що підприємства самостійно обирають вид електронного носія для збереження електронних документів. При цьому потрібно врахувати, що такі документи необхідно зберігати не менше як 1095 днів (2555 днів – для документів, пов’язаних із трансфертним ціноутворенням).

Щодо перевірки цілісності XML-документа, то вона проводиться шляхом перевірки накладеного на нього електронного підпису.

Як надавати для перевірки електронні податкові накладні та розрахунки коригування?

Під час проведення перевірки платники ПДВ зобов’язані надати посадовим особам контролюючого органу доступ до таких електронних носіїв інформації.

Крім того, згідно з пп. 20.1.2 ПКУ контролюючі органи в межах своїх повноважень мають право також отримувати безоплатно від платників податків копії документів, засвідчені підписом платника або його посадовою особою та скріплені печаткою (за наявності).

Отже, при перевірці електронних ПН/РК підприємство повинно надати доступ до електронних носії, на яких зберігаються такі ПН/РК. На вимогу перевіряючих підприємство зобов’язане надати копії цих документів.

Зауважимо, що у пп. 20.1.2 ПКУ не уточнено – електронна чи паперова форма копії документів мається на увазі. Водночас у част. 6 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV йдеться про те, що контролюючі органи, а також інші учасники господарських операцій, мають право безоплатно отримувати від підприємства паперові копії електронних документів.

До відома! Для зручного обміну з контрагентами податковими накладними, розрахунками коригувань та іншими документами в електронному вигляді, а також реєстрації податкових накладних/розрахунків коригування в ЄРПН користуйтесь програмою M.E.Doc та веб-сервісом СОТА.

Зазначені роз’яснення були надані у Інформаційно-довідковому ресурсі «ЗІР» (категорія 101.16).