Який КЕП накладати при реєстрації ПН та РК у разі звільнення уповноваженої особи та до призначення на посаду іншої?

Правила складання податкової накладної та/або розрахунків коригування регулюються ст. 201 Податкового кодексу України та Порядком заповнення податкової накладної, затвердженим наказом Мінфіну від 31.12.2015 № 1307 (далі – Порядок № 1307). 

Згідно з п. 20 Порядку № 1307 усі податкові накладні скріплюються кваліфікованими електронними підписами посадових осіб платника податку та кваліфікованим електронним підписом (за наявності), що є аналогом відбитка печатки постачальника (продавця). 

Вимоги щодо накладення кваліфікованого електронного підпису, у тому числі щодо делегування права підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування іншій посадовій особі платника податку визначені п. 10 Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою Кабміну від 29.12.2010 р. № 1246 (далі – Порядок № 1246). 

Так, для делегування права підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування іншій посадовій особі платник податку повідомляє про таку особу, в тому числі дані кваліфікованого сертифіката відкритого ключа зазначеної особи, відповідний орган ДПС відповідно до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557 (далі – Порядок № 557). 

Згідно з п. 3 та 4 розд. ІІІ Порядку № 557 для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, платник повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває платник, шляхом направлення за визначеною Порядком № 557 формою в електронному вигляді повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису, до якого вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів. 

До ЄРПН приймаються податкова накладна та/або розрахунок коригування, складені в електронній формі з накладенням: 

• кваліфікованого електронного підпису головного бухгалтера (бухгалтера) або кваліфікованого електронного підпису керівника (у разі відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера) та кваліфікованої електронної печатки (у разі наявності) постачальника (продавця), що є юридичною особою; 
• кваліфікованого електронного підпису постачальника (продавця), що є фізичною особою – підприємцем (п. 10 Порядку № 1246). 

Після надходження податкової накладної та/або розрахунку коригування до ДПС в автоматизованому режимі здійснюється їх розшифрування та проводяться перевірки, у тому числі чинності кваліфікованого електронного підпису, порядку його накладення та наявності права підписання посадовою особою платника податків такої податкової накладної та/або розрахунку коригування (п. 12 Порядку № 1246). 

Перевірка набуття права складання та підписання податкової накладної відповідальними особами підприємства здійснюється на підставі отриманих даних про: 

• керівника підприємства відповідно до даних Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань; 
• головного бухгалтера відповідно до поданої до ДПС заяви за формою 1-ОПП; 
• уповноваженої особи відповідно до поданого повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису, яким керівником підприємства уповноважено таку особу на підписання податкової накладної. 

Отже, у разі звільнення особи, уповноваженої підписувати ПН/РК, реєстрація ПН та/або РК здійснюється з накладенням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису головного бухгалтера (бухгалтера) або керівника (у разі відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера). 

Про це повідомлено на Інформаційно-довідковому ресурсі «ЗІР», категорія 101.17.