Особливості зберігання податкових накладних

Нагадаємо, що на дату виникнення податкових зобов’язань платник податку зобов’язаний скласти податкову накладну в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, кваліфікованого електронного підпису уповноваженої платником особи та зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі - ЄРПН) у встановлений законодавством термін. Це передбачено п. 201.1 Податкового кодексу України (далі - ПКУ). 

Порядок заповнення податкової накладної затверджено наказом Мінфіну від 31.12.2015 № 1307. 

Водночас, п. 44.3 ПКУ визначено, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше: 

• 2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю ТЦУ та КІК; 
• 1825 днів - для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1, пп. 133.2.2 та п. 133.4 ПКУ, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з пп. 44.3.1 ПКУ; 
• 1095 днів - для інших документів, на які не поширюються вимоги пп. 44.3.1 ПКУ; 
• 1095 днів - для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи. 

Строки зберігання документів та інформації, визначені п. 44.3 ПКУ, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПКУ, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація. 

У разі ліквідації платника податків документи за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю для ТЦУ та КІК), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву. 

Строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ (п. 44.3 ПКУ). 

Контролюючі органи для здійснення своїх функцій мають право отримувати безоплатно від платників податків усіх форм власності довідки, копії документів, засвідчені підписом платника або його посадовою особою та скріплені печаткою (за наявності), про фінансово-господарську діяльність, отримані доходи, видатки платників податків та іншу інформацію, пов’язану з обчисленням та сплатою податків, зборів, платежів. 

Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Це передбачено вимогами ст. 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV. 

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. 

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у т. ч. з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги» від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII. 

Отже, ПН/РК до ПН, складені в електронній формі, повинні зберігатися платниками податку на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях. 

Під час проведення перевірки платники ПДВ зобов’язані надати посадовим (службовим) особам контролюючого органу доступ до таких електронних носіїв інформації, а у випадках, визначених законом, також надати копії податкових накладних та розрахунків коригування до податкових накладних, засвідчені в порядку, встановленому законодавством. 

Про це повідомили податківці ДПС в Одеській області.