Перехід підприємства на електронний документообіг: алгоритм дій

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу (далі – ЕДО) та використання електронних документів в Україні встановлює Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV (далі – Закон № 851).

Електронний документообіг – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів (ст. 9 Закону № 851).

Якщо підприємство вводить електронний документообіг, потрібно:

- розробити власну Інструкцію з діловодства, яка буде містити порядок електронного документообігу на підприємстві, у тому числі вимоги щодо найменування та зберігання електронних документів. Норми такої інструкції повинні відповідати нормам законодавства. Зокрема, при складанні інструкції з діловодства керуйтесь положеннями Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5;

- обрати програму для електронного документообігу, яка дозволить забезпечити на підприємстві ведення документообігу у електронній формі. Потрібно сказати, що на сьогодні є великий вибір програм електронного документообігу. Але важливою умовою при виборі такої програми є можливість інтеграції цієї програми з іншими програмами, якими користується ваше підприємство, контрагенти та державні органи. Такою програмою є M.E.Doc. (для роботи з програмою документообігу її необхідно скачати та встановити на свій сервер, або робочий ПК). З її допомогою можна не тільки подавати звітність до контролюючих органів, а також обмінюватися договорами та всіма первинними документами з контрагентами у електронному вигляді. Також обмінюватись документами та подавати звітність в електронному вигляді без встановлення програм електронного документообігу на ПК можна за допомогою онлайн сервісу документообігу СОТА;

- укласти договори на електронний обмін документами з контролюючими органами, іншими підприємствами (контрагентами);

- зафіксувати дату переходу на ЕДО у наказі по підприємству.