Перший електронний документ для набуття статусу СЕД: шпаргалка від M.E.Doc

Нагадаємо нашим читачам, що з 01.09.2020 року набрали чинності зміни до Порядку обміну електронними документами (далі – Порядок), затверджені наказом Мінфіну від 01.06.2020 р. № 261 (далі – Наказ № 261).

Відповідно до змін юридичні особи, самозайняті особи, податкові агенти, контролюючі органи, органи державної влади, органи місцевого самоврядування набувають статусу суб'єкт електронного документообігу (далі – СЕД) з дати приєднання до Договору про визнання електронних документів (далі – Договір).

Приєднання до Договору здійснюється шляхом надсилання до контролюючого органу першого будь-якого електронного документа у встановленому форматі (стандарті) з дотриманням вимог законодавства. Підтвердження про приєднання суб’єкта господарювання до Договору СГ отримує в квитанції про прийняття контролюючим органом такого документа, приклад тексту в квитанції:

Докладно про ці зміни ми писали у матеріалі.

Один із способів спрощення та пришвидшення приєднання суб’єктів господарювання до Договору може бути направлення першим документом Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (далі – Повідомлення).

Зверніть увагу! Повідомлення (ідентифікатор форми J(F)1391103) направляється СГ до контролюючого органу, на обліку в якому перебуває, для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису.

Повідомлення (див. Рис. 1) направляється у разі, якщо:

• створено нове підприємство;
• змінено директора (бухгалтера) або потрібно надати право підпису відповідальній особі;
• припинена дія Договору у зв’язку із завершенням строку чинності та скасування КЕП.

Рис. 1

Договори, що на день набрання чинності Наказом №261 є чинними, продовжують діяти до виникнення підстав, визначених п. 5 розд. III Порядку.

Так, відповідно до п. 5 розд. ІІІ Порядку дія Договору припиняється на підставі:

• отримання інформації від кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг про завершення строку чинності (або скасування) кваліфікованого сертифіката відкритого ключа керівника;
• отримання інформації з Єдиного державного реєстру про зміну керівника, сторони Договору;
• отримання інформації з Єдиного державного реєстру про державну реєстрацію припинення юридичної особи;
• наявність в Реєстрі самозайнятих осіб інформації про зняття з обліку самозайнятої особи як платника податків у контролюючому органі;
• наявність у Державному реєстрі інформації про закриття реєстраційного номера облікової картки платника податків автора (підписувача) електронного документа у зв'язку зі смертю.

Більше новин і корисних матеріалів читайте у Блозі бухгалтера, в розділі Інформер програми M.E.Doc, а також на Telegram-каналі.