Положення про документальне забезпечення записів у бухобліку змінять: є проект

Мінфін оприлюднив проект власного наказу «Зміни до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» (далі – проект Наказу).

Згідно з повідомленням про оприлюднення, проектом Наказу пропонується внести зміни до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88, в частині приведення у відповідність до Закону України «Про внесення змін до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 19.07.2022 р. № 2435-ІХ стосовно уточнення переліку обов’язкових та додаткових реквізитів первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, а також виправлення помилок у первинних документах та регістрах бухгалтерського обліку.

Крім того, у Положення пропонують внести наступні терміни:

• первинні документи – це документи, створені у паперовій або в електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) на їх проведення;
• регістри бухгалтерського обліку (облікові регістри) – це носії інформації, складені у паперовій або в електронній формі, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку. Регістри бухгалтерського обліку (облікові регістри) можуть бути у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів тощо.

Інші терміни у цьому Положенні використовуються у значеннях, визначених Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», НП(С)БО, НП(С)БО в державному секторі та МСФЗ.

Загальні положення

Усі первинні документи, облікові регістри, бухгалтерська та інша звітність повинні складатись українською мовою. Документи, що є підставою для записів у бухобліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований аутентичний переклад на українську мову.

Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухобліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Первинні документи

Щодо копій первинних документів

У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухобліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.

Копії первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства лише за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законами. Обов’язковим є складання реєстру документів, що вилучаються у порядку, встановленому законодавством.

Вилучення оригіналів таких документів та регістрів забороняється, крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством.

Фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов'язаних з прийомом і видачею грошових коштів та їх еквівалентів, грошових документів, цінних паперів, запасів та інших активів, забезпечуються підприємством, установою, що виконує ці операції, копіями первинних документів про таку операцію.

Обов’язкові та додаткові реквізити

Первинні документи повинні мати такі обов'язкові реквізити: найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа (форми), дата складання, зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у грошовому та за можливості у натуральних вимірниках), посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються НБУ) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: печатка, ідентифікаційний код підприємства, установи з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.

Повноваження на здійснення господарської операції особи, яка в інтересах юридичної особи або фізичної особи - підприємця одержує основні засоби, запаси, нематеріальні активи, грошові документи, цінні папери та грошові кошти та їх еквіваленти, інші активи згідно з договором, підтверджуються відповідно до законодавства. 

Щодо записів у первинних документах та регістрах бухобліку 

Записи у первинних документах, регістрах бухгалтерського обліку, створених в паперовій формі, повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок.

Записи у первинних документах, створених в електронній формі, здійснюються за допомогою електронних засобів оброблення інформації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

Виправлення помилок у первинних документах та облікових регістрах

Щодо виправлення у паперовій формі:

1. У тексті та цифрових даних первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку підчистки і необумовлені виправлення не допускаються.
2. Виправлення помилок у первинних документах і регістрах бухобліку, що складені у паперовій формі, з використанням способу «червоного сторно» здійснюється шляхом внесення неправильного запису (кореспонденції рахунків чи суми) червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо, що означає від’ємні числа, які в підсумку вираховуються. Одночасно під записом червоним кольором чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору здійснюється другий запис із зазначенням правильної кореспонденції рахунків чи суми.
3. Використання коректурного способу здійснюється шляхом закреслення неправильного тексту або цифри і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
4. Виправлення помилок з використанням способу додаткових бухгалтерських проведень здійснюється шляхом внесення додаткової кореспонденції рахунків на суму, яка є різницею між правильною та відображеною в цих регістрах.

Як і раніше, виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом «виправлено» та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.

Щодо виправлення в електронній формі:

1. Помилки в первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що складені в електронній формі, виправляються способом сторно або додаткових бухгалтерських проведень.
2. Виправлення помилок способом сторно передбачає здійснення зворотного запису на величину помилки та одночасного зазначення правильної суми.
3. Під час виправлення помилок має бути збережена інформація, яка виправляється, та міститися відомості про дату виправлення, посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які склали виправлений електронний документ.
4. Виправлення вносяться до первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку в тому звітному періоді, у якому виявлені помилки.

Планується, що наказ набере чинності з дня його офіційного опублікування.