Прибутковий касовий ордер: що слід знати?

У попередньому матеріалі ми розглянули такий тип первинного документа як видатковий касовий ордер. Тісно пов’язаний з ним прибутковий касовий ордер або ПКО. 

У цій статті з’ясуємо: 

• Що таке прибутковий касовий ордер? 
• Коли він складається? 
• Чи затверджена форма ПКО, та які його основні реквізити? 
• Які функції виконує ПКО? 
• Підсумок. 

Що таке прибутковий касовий ордер? 

Готівка, яка надходить до каси підприємства, має бути своєчасно й повністю оприбуткована, як того вимагає Положення № 148. Для цього використовується прибутковий касовий ордер (ПКО) – первинний документ, що підтверджує факт отримання готівки чи інших цінностей у касу. Він є ключовим елементом фінансової документації та слугує для обліку операцій, пов’язаних із поповненням каси.  

Тепер розглянемо, коли потрібно застосовувати ПКО. 

Коли він складається? 

Прибутковий касовий ордер складається в момент фактичного надходження коштів до каси підприємства.  

Це може бути: 

• Надходження готівки від клієнтів за продаж товарів або надані послуги. 
• Матеріальна допомога від засновників, партнерів. 
• Погашення дебіторської заборгованості. 
• Надходження від банків та фінансових установ (кредити, позики, отримання готівки в банку за чеком на зарплату та господарські потреби, відрядження тощо). 
• Перекази від іншої організації або фізичної особи. 

Чи затверджена форма ПКО, та які його основні реквізити? 

ПКО має єдину, типову для всіх, форму № КО-1. Вона визначена додатком 2 до Положення № 148. 

ПКО містить такі основні реквізити: 

1. Найменування підприємства/  установи/ організації — назва підприємства, яке проводить операцію. 

2. Ідентифікаційний код в ЄДРПОУ. 

3. Назва документа – прибутковий касовий ордер, квитанція до прибуткового касового ордера. 

4. Номер і дата ордера – унікальний номер та дата складання ордера. 

5. Прийнято від – зазначається ПІБ особи, від якого прийнято готівкові кошти, або, наприклад, банківська установа. 

6. Підстава – призначення отриманої готівки (за що надходять кошти, наприклад, погашення заборгованості, оплата послуг тощо). 

7. Сума (словами) – точна сума, яку отримав суб’єкт господарювання: гривні розписуються прописом, а копійки – цифрами. 

8. Підписи осіб – головного бухгалтера та особи, хто прийняв готівку  (зазвичай, це касир або особа, яка виконує його функції).

Особливістю ПКО є те, що він складається з двох частин: 

• перша – сам прибутковий касовий ордер; 
• друга, відривна частина – квитанція до нього. 

Обидві частини фіксують, від кого прийнята зазначена в ордері сума та на якій підставі. Вони мають бути підписані головним бухгалтером і касиром. Зазвичай, у паперовому варіанті посеред лінії відрізу проставляють печатку, але це не є обов’язковим. 

Квитанція до ПКО видається при отриманні готівки в касу підприємства від фізособи. А ось у випадку отримання готівки з банку на будь-які потреби квитанція залишається на підприємстві. 

Як і у видатковому касовому ордері, у ПКО не допускаються виправлення. Якщо вже так сталося, виписується новий, з тим самим номером. 

З формою, реквізитами та особливостями ПКО визначилися, тепер поговоримо при призначення ПКО. 

Які функції виконує ПКО? 

Прибутковий касовий ордер виконує кілька важливих функцій у бухгалтерському обліку та фінансовому контролі: 

1. Документування надходжень. 

ПКО є підтвердженням надходження коштів до каси підприємства. Це дозволяє забезпечити достовірність інформації щодо грошових операцій. 

2. Контроль за готівковими коштами. 

Цей документ контролює рух готівки та її оприбуткування. З його допомогою легко перевірити відповідність між реальним грошовим залишком у касі і записами в облікових документах.  

3. Фіксація джерел надходжень. 

ПКО дає змогу визначити, звідки саме надійшли кошти, що важливо для подальшого аналізу фінансових потоків. 

4. Участь у складі бухгалтерської звітності. 

ПКО є частиною бухгалтерської документації, яку використовують для складання фінансової звітності підприємства. Він допомагає правильно відобразити всі грошові надходження в обліку.

Підсумок 

• ПКО – первинний документ, який фіксує надходження готівки до каси підприємства. 
• Він виконує важливу роль в оприбуткуванні готівки, контролює та допомагає точно відобразити всі грошові надходження в обліку. 

Нормативні документи 

1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV;   

2. Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене Постановою НБУ від 29.12017 р. № 148 (далі - Положення № 148); 

3. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 року № 88.