Видатковий касовий ордер: що це за документ і для чого потрібен?

Як переконатися, що кожна копійка, видана з каси підприємства, використана за призначенням? Відповідь проста - дотримання встановлених правил оформлення грошових операцій через видатковий касовий ордер (далі - ВКО). Цей первинний документ є не лише основою для ведення бухгалтерського обліку, а й важливим інструментом фінансової дисципліни. 

У цьому матеріалі розглянемо такі питання: 

• Видатковий касовий ордер: що це за документ? 
• Для чого призначений ВКО? 
• Яка форма ВКО? 
• Підсумок. 

Видатковий касовий ордер: що це за документ? 

Видатковий касовий ордер - це бухгалтерський первинний документ, який використовується для оформлення видачі готівки з каси. Він є підставою для виплати грошей, а також для проведення записів у касовій книзі.  

Уявімо звичайну ситуацію - видача готівки з каси для зарахування на банківський рахунок. Що для цього необхідно? Касир виписує ВКО на необхідну суму, підписує у керівника (головного бухгалтера), вносить запис до касової книги і здає виручку в банк для зарахування на розрахунковий рахунок. З визначенням ВКО все зрозуміло, тож рухаємось далі та розглянемо, для чого він потрібен. 

Для чого призначений ВКО? 

Коли йдеться про видачу грошей, порядок - понад усе. ВКО виконує одразу кілька ключових функцій: від контролю грошових потоків до підтвердження витрат. 

1. Оформлення готівкових виплат.  

Заповнюється при виплаті готівки працівникам (зарплата, аванси), підрядникам, постачальникам або іншим контрагентам, а також інкасації готівки з каси підприємства.  

2. Контроль за готівковими операціями. 

За допомогою ВКО підприємство контролює та фіксує витрати грошових коштів з каси. 

3. Забезпечення бухгалтерського обліку. 

ВКО є важливим елементом для правильного ведення бухгалтерського обліку, зокрема для перевірки витрат і звітності. 

4. Підтвердження витрат. 

Підписаний ВКО є підтвердженням того, що гроші дійсно були видані і під які потреби. 

Яка форма ВКО? 

ВКО має типову форму (КО-2), затверджену Постановою № 148, та обов’язково містить таку інформацію: 

1. Номер і дата ордеру. 
2. Сума готівки, яку необхідно видати. 
3. Підстава для виплати (наприклад, оплата за товари або послуги). 
4. Підпис особи, яка отримала кошти, та підпис особи, яка видала гроші. 
5. Назва та реквізити підприємства або організації. 

При отриманні готівки з каси фізособа, на вимогу касира, має пред’явити паспорт або інший документ, що посвідчує особу, розписатися у ВКО або видатковій відомості про одержання готівки, зазначивши одержану суму коштів (гривень - словами, копійок - цифрами). 

Підсумок 

• Видатковий касовий ордер - це ключовий первинний документ, що служить підставою для виплати грошей; 
• Це надійний фундамент фінансової дисципліни, який забезпечує прозорість грошових операцій; 
• Завдяки йому кожна виплата з каси знаходить своє підтвердження, а бухгалтерський облік ведеться точно і відповідально; 
• ВКО не лише оформлює готівкові виплати, але й гарантує контроль, порядок і впевненість у тому, що кожна копійка використана за призначенням. 

Нормативні документи 

1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV;   
2. Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене Постановою НБУ від 29.12017 р. № 148 (далі - Постанова № 148); 
3. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 року № 88.