Про відпустки за минулі роки

Кожна особа, яка працює на підприємстві будь-якої форми власності або у фізичної особи, має право на щорічну відпустку.

Ненадання працівнику щорічних відпусток є порушенням законодавства про працю, за що передбачена:

• фінансова відповідальність – накладається на роботодавця (підприємство або підприємця) у вигляді штрафу в розмірі 1 МЗП (у 2019 році МЗП становить 4173 грн.);
• адміністративна відповідальність – накладається на посадових осіб підприємства або на роботодавця-підприємця у вигляді штрафу в розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн.).

Якщо на прохання працівника щорічну відпустку поділено на частини і він використав не всі з них, невикористану частину (невикористані частини) відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Отже, законодавством передбачено, що кожного року працівник повинен відпочивати від роботи, тобто, йти у відпустку. Однак на практиці це правило не завжди виконується, в результаті чого в окремих працівників накопичуються відпустки за два, три або більше років.

Невикористані відпустки "не пропадають"

Законодавством не передбачено терміну давності, після якого працівник може втратити право на використання відпустки за минулі робочі роки. Немає також заборони надавати в майбутньому щорічну відпустку, невикористану в поточному році. Це означає, що відпустки, не використані в минулих роках, не «зникають». Тому, за наявності невикористаних відпусток, наприклад спочатку надають їх, а вже потім – дні відпустки за поточний робочий рік. Це правило нормативно не закріплене: воно склалося на практиці, але така рекомендація міститься і в листі Мінсоцполітики від 24.12.2013 р. № 152/13/82-13.

Види відпусток, які "накопичуються"

Відповідно до ч. 1 ст. 24 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі – Закон №504) в разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі невикористані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину-особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А групи І. Це означає, що накопичувати, а потім використати або отримати компенсацію можна тільки за щорічні відпустки та додаткову соціальну відпустку на дітей.

До таких належать наступні відпустки:

• щорічна основна відпустка;
• щорічна додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці;
• щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці;
• інші щорічні додаткові відпустки, передбачені законодавством;
• додаткова соціальна відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину-особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А групи І.

Для відпусток за минулі роки не застосовується обмеження їх тривалості

Якщо працівник подає заяву про надання йому підряд декількох відпусток, невикористаних протягом минулих років, підстав не надавати йому одразу усі невикористані відпустки, немає. Роботодавець може обмежити їх тривалість лише у зв'язку з тим, що відсутність працівника протягом такого часу може негативно вплинути на виробничий процес.

Кадрова служба має вести облік невикористаних відпусток

Роботодавець зобов’язаний вести облік відпусток, які надаються працівникам. Під цим слід розуміти, що стосовно кожного працівника має бути відображена інформація про кількість належних йому днів щорічної відпустки (та інших відпусток) за певний робочий рік, а також про їх фактичне використання. Завдяки такому обліку, на будь-яку дату відомо, у кого з працівників є невикористані відпустки та за які робочі роки.

Відпустки за минулі роки слід вносити до графіка відпусток

Усі невикористані відпустки мають бути внесені до графіка відпусток на поточний рік. Тобто, у зазначеному графіку щодо кожного працівника має бути інформація про належні йому відпустки як за поточний рік, так і за минулі робочі роки.

Відпустка за минулі роки оформлюється так само, як і відпустка за поточний рік

Порядок надання відпустки за минулі роки такий самий, як і поточних відпусток. Нагадуємо, що для відпусток за минулі роки діє правило поділу на частини, встановлене ч. 1 ст. 12 Закону № 504 – основна безперервна частина щорічної відпустки за кожний робочий рік має становити не менше 14 календарних днів.

Середня зарплата розраховується за останні 12 календарних місяців

Середня заробітна плата для розрахунку відпускних визначається, виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців, які передують місяцю виходу у відпустку. Це правило розрахунку середньої зарплати діє і для розрахунку відпускних за минулі роки.

Заміна грошовою компенсацією

Законодавством передбачена за бажанням працівника заміна частини щорічної відпустки грошовою компенсацією (ч. 4 ст. 24 Закону № 504). Разом з цим, тривалість наданої працівнику щорічної та додаткових відпусток не має бути меншою ніж 24 календарних дні. Тому, компенсація можлива лише в межах робочого року та після його закінчення за умови, якщо працівник використав 24 календарних днів щорічної основної та додаткових відпусток за цей робочий рік. Якщо ж у працівника є невикористані щорічні основні відпустки тривалістю 24 календарні дні кожна, то компенсації він отримати не зможе. Також зверніть увагу, що окремій категорії працівників – особам віком до 18 років – заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається.

У разі звільнення – грошова компенсація

Якщо працівник звільняється і має невикористані відпустки за минулі роки чи поточний рік, але не хоче їх брати, підприємство виплачує йому грошову компенсацію за всі дні цих відпусток. Сума компенсації розраховується аналогічно відпускним: для розрахунку середньої зарплати також враховуються виплати за останні 12 календарних місяців перед звільненням. Сума компенсації обчислюється як добуток середньоденного заробітку та кількості календарних днів невикористаних відпусток.

Роз’яснення розміщено на сайті Управління Держпраці в Кіровограській області.

 Правильно розрахувати і нарахувати заробітну плату, винагороду за договорами ЦПХ, відпускні, лікарняні та інші виплати працівнику допоможе спеціальний додатковий модуль «Зарплата».