Рахунок-фактура: знайомимось ближче

У цьому матеріалі ми розглянемо: 

• Що таке рахунок-фактура? 

• Які реквізити та форму має  рахунок-фактура? 

• Коли рахунок-фактуру  вважають первинним документом? 

• Якою мовою складається рахунок-фактура?  

• Де шукати шаблони цього документа? 

• Підсумок. 

Не секрет, що будь-який вид господарської діяльності супроводжується створенням документів. Їх багато, і всі вони різні: є обов'язкові, а також  додаткові. Але всі зі своїми особливостями та вимогами. 

Як ми вже анонсували раніше, розпочинаємо цикл статей про ключові документи для бізнесу, і почнемо із документів, які використовують при купівлі-продажу. Що це за документи? Якими нормами вони регулюються? Чим відрізняються? Про все це ви дізнаєтесь у наших матеріалах. Підписуйтеся на Telegram-канал, щоб бути в курсі і нічого не пропустити! 

Перший документ, який продавець видає під час купівлі, – це рахунок-фактура. Саме з нього ми починаємо нашу серію статей про електронний документообіг. 

Що таке рахунок-фактура? 

Рахунок-фактура (також його називають просто – рахунок) – це документ, який містить інформацію про товар (послугу, роботи). Він використовується як у сфері торгівлі, так і у сфері надання послуг (робіт) та надається покупцю з пропозицією щодо  оплати – це зображено на рис. 1. 

Рис. 1 

Деякі компанії працюють із інвойсами, вважаючи їх аналогом рахунка-фактури. Але це не зовсім так! Чому? Розберемося з цим детальніше в наступних матеріалах.  

Що таке рахунок-фактура ви вже знаєте, далі поговоримо про його структуру. 

Які реквізити та форму має  рахунок-фактура? 

Рахунок-фактура не має затвердженої форми, отже складається в довільній формі. Водночас, для того, щоб рахунок-фактура вважався первинним документом, він має містити обов’язкові реквізити, визначені ч. 2 ст. 9 Закону № 996.   Це такі дані, як: 

• Назва документа (Рахунок-фактура або Рахунок); 

• Номер документа; 

• Дата складання документа; 

• Назва суб’єкта господарювання (юрособи або фізособи-підприємця), від імені якого складено документ; 

• Зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (наприклад, при продажу вказується назва та кількість товару, вартість товару); 

• Підписи та посади осіб, які оформлюють документ. 

Розташування вищезазначених реквізитів на рахунку-фактурі див. на Рис. 2. 

Рис.2 

Крім того, первинний документ може містити додаткові дані. Наприклад, у рахунку-фактурі - це реквізити для оплати, термін його дії (зазвичай, це 3 банківських дні) тощо. 

Зазначимо, що рахунок-фактура – це інформаційний документ. Отже, при його отриманні покупець не повинен обов’язково сплачувати за товар.  

Коли рахунок-фактуру  вважають первинним документом? 

Мінфін своїм листом від 24.03.2023 р. № 41010-06-5/7983 роз’яснив, коли рахунок-фактура може вважатись первинним документом. Так, оформлений належним чином рахунок-фактура  може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з постачання товарів без складання акта приймання-передачі тільки у разі його оплати, що підтверджується відповідними документами. 

Зауважимо, що оформлений належним чином означає те, що рахунок-фактура має всі обов’язкові реквізити, про які ми писали вище.  

І навіть у цьому випадку, для підтвердження витрат потрібні будуть ще й інші первинні документи, такі як касовий чи товарний чек, ТТН тощо. 

Якою мовою складається рахунок-фактура? 

Первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерська та інша звітність повинні складатись українською мовою. Це зазначено у п. 1.4 гл. 1  Положення № 88. 

Водночас, рахунок-фактура може бути складений іноземною мовою. При цьому, такий документ повинен мати впорядкований аутентичний переклад на українську мову. 

Які перспективи? 

Є законопроєкт від 13.10.2022 № 8125 про використання рахунків-фактур в операціях з виконання робіт (надання послуг). Цей законопроєкт наразі знаходиться на розгляді у ВРУ. У разі його прийняття рахунок-фактура може стати основним документом, що підтверджує фактичне виконання робіт (надання послуг), і замінить акт виконаних робіт (наданих послуг).  

Де шукати шаблони цього документа? 

В програмі M.E.Doc та на вебсервісі СОТА в Шаблонах первинних документів – типових або шаблонах клієнтів – є можливість обрати форму рахунка-фактури (рис. 3). Крім того, для наших користувачів є можливість під власні потреби бізнесу розробити спеціальну форму рахунка-фактури! 

І це буде унікальною можливістю для вашого бізнесу! Ви можете не лише розробити спеціальну форму рахунка-фактури, а й адаптувати її під свої конкретні потреби. Це дозволить оптимізувати процеси та створити професійний імідж. За допомогою наших розробників додайте всі необхідні дані, елементи дизайну та логотип, щоб підкреслити свій стиль. Це підвищить ефективність обліку, спростить комунікацію з клієнтами і зробить ваш бізнес ще привабливішим! 

 Рис. 3 

Підсумок 

Тепер ви на 100% знаєте, що: 

• рахунок-фактура – це документ, який містить інформацію про товар; 

• він довільної форми, оскільки не має затвердженої; 

• щоб рахунок-фактура мав статус первинного документа (який має важливе значення для бухгалтерів), він повинен містити обов’язкові реквізити. 

І до речі, ніхто не веде статистику, скільки рахунків-фактур відправлено та кому, а тому часто вони губляться. Маючи систему електронного документообігу (СЕД), у вас весь документообіг буде упорядкований. Все в одному місці.  

Поділіться своїм досвідом з колегами у коментарях під нашою публікацією в Facebook: як ви організували роботу з рахунками-фактурами та чи є у вас проблеми і питання, з якими ви стикались під час роботи з цим документом. А може маєте кумедну історію, пов’язану з рахунком-фактурою? 

Нормативні документи: 

1. Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі – Закон № 996). 

2. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 року № 88 (далі – Положення № 88). 

3. Проєкт Закону України «Про використання рахунків-фактур в операціях з виконання робіт (надання послуг)» від 13.10.2022 р. № 8125 (далі – законопроєкт № 8125).