Штатний розпис після 28.08.2025 р.: to be or not to be?

Мінекономіки та Держпраці видали листи-роз’яснення щодо того, чи залишиться штатний розпис у зв’язку з втратою чинності Господарським кодексом України (далі – ГКУ). 

ГКУ втратить чинність з 28.08.2025 р. – дня набрання чинності  Законом України від 09.01.2025 №4196-IX «Про особливості регулювання підприємницької діяльності окремих видів юридичних осіб та їх об’єднань у перехідний період» (далі – Закон № 4196). Це визначено п. 3 ст. 17 Закону № 4196. 

Позиція Мінекономіки 

Мінекономіки у листі від 19.08.2025 р. № 4701-05/55169-09 зазначило наступне: 

1. Кодексом законів про працю України (далі – КЗпП) поняття «штатний розпис» не визначено. 

2. Форму типового штатного розпису, яка є обов’язковою для бюджетників, затверджено наказом Мінфіну від 28.01.2002 р. № 57. 

3. Наказом Мін’юсту  від 18.06.2015 р. №1000/5 затверджено Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (далі – Правила). 

Ці Правила встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в держорганах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності (далі – установи) та є  обов’язковими для виконання всіма установами (п. 1 розд. І “Загальні положення” Правил).  

Відповідно до п. 2 гл. 1 “Загальні вимоги до створення управлінських документів” розд. II “Документування управлінської інформації” Правил управлінські документи установ за їх назвою, формою та складом реквізитів повинні відповідати уніфікованим формам, які встановлюються національними стандартами, нормативно-правовими актами.  

Перелік класів управлінських документів визначається Національним класифікатором України НК 010:2021 „Класифікатор управлінської документації", затвердженим наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 12.03.2021 р. № 526 (далі – Класифікатор управлінської документації).  

Штатний розпис відноситься до управлінської документації (клас – організаційно-розпорядча документація, підклас – організаційна). Це передбачено п. 3 гл. 1 розд. ІІ Правил. 

Крім того, п. 3 гл. 7 розд. II Правил встановлено, що посадовою особою особисто затверджуються документи, що не потребують додаткових вказівок, завдань щодо їх упровадження або виконання (зокрема, штатні розписи).  

А у разі призначення або звільнення працівника зазначаються повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат (п. 7 гл. 10 "Особливості підготовки та оформлення розпорядчих документів” розд. II Правил). 

4. Крім того, Класифікатором управлінської документації, який установлює класифікаційну схему управлінської документації та застосовується юрособами незалежно від організаційно-правової форми та форми власності, передбачено назву уніфікованої форми документа „Структура і штатна чисельність" з кодовим позначенням 0101006.  

5. Також наказом ДП "Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості" від 01.07.2020 р. № 144, який набрав чинності з 01.09.2021 р., затверджено національний стандарт ДСТУ 4163:2020 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів” (далі – Національний стандарт). 

Відповідно до п. 1.1 розділу 1 “Сфера застосування" Національного стандарту цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації (далі – документи), зокрема на організаційні (у т. ч. штатні розписи тощо); 

6. Уніфікована форма штатного розпису розміщена у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, який схвалено протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 р. № 7. 

Висновок Мінекономіки: з урахуванням необхідності врегулювання та забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці, затвердження штатного розпису на підприємстві є обов’язковим. 

Позиція Держпраці 

Аналогічний висновок зробило Держпраці у листі від 07.08.2025 р. № 2983/2.3/2.1-25а. 

А почало міністерство з того, що саме Держпраці, відповідно до покладених на неї завдань, забезпечує роботодавців і працівників інформацією та роз'ясненнями щодо ефективних засобів дотримання законодавства та запобігання можливим його порушенням.  

Згідно з ч. ч. першою та другою ст. 21 КЗпП трудовим договором є угода між працівником і роботодавцем (роботодавцем – фізособою), за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою, а роботодавець (роботодавець – фізична особа) зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін. Реалізувати свої здібності працівник може шляхом укладення трудового договору на одному або одночасно на декількох підприємствах, якщо інше не передбачено законодавством, колдоговором або угодою сторін. 

До того ж, до початку роботи роботодавець зобов'язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника про місце роботи (інформація про роботодавця, у тому числі його місцезнаходження), трудову функцію, яку зобов'язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), дату початку виконання роботи (п. 1 ч. першої ст. 29 КЗпП). 

Пунктом 4 Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.2004 р. № 336 (далі – Довідник), зокрема визначено, що Довідник служить основою для розроблення посадових інструкцій працівникам, які закріплюють їх обов’язки, права та відповідальність. 

А посадові інструкції, у свою чергу, складаються для працівників усіх посад, що зазначені в штатному розписі (абз. восьмий п. 6 Довідника).  

Висновок Держпраці: вважаємо за доцільне наявність у роботодавця штатного розпису.  

У той же час, обидва держоргани повідомляють, що листи від них не є нормативно-правовими актами, мають лише інформаційний характер та не встановлюють правових норм.