Створення первинних документів та податкової накладної у програмі M.E.Doc

Всі бухгалтери у своїй роботі щоденно мають справу із первинними документами. Це може бути платіжне доручення, касові ордери (прибутковий та видатковий), касова книга, касовий чек, видаткові або прибуткові накладні, акти виконаних робіт. Кажучи простими словами, первинні документи — це документи, що підтверджують здійснення господарської операції. На підставі первинних документів, зокрема, видаткової накладної, рахунка, акта виконаних робіт складається податкова накладна.

Зазначимо, що податкова накладна не є первинним документом. Її форма та порядок заповнення регулюються наказом Мінфіну від 31.12.2015р. №1307.

У програмі M.E.Doc реалізовані можливості створення документів, підписання їх за допомогою електронного підпису, обмін документами, як з контролюючими органами, так і контрагентами.

Як створити податкову накладну у програмі M.E.Doc?

Податкова накладна в програмі M.E.Doc може формуватися на підставі, зокрема, рахунка, видаткової накладної та акту виконаних робіт.

Отже, для створення податкової накладної можна використовувати дані первинних документів. Це передбачено п.44.1 Податкового кодексу України. У нашому матеріалі наведемо покроковий алгоритм створення первинних документів та податкової накладної, а також обмін документами з контролюючими органами та партнерами (контрагентами).

У програмі M.E.Doc є модуль «Первинні документи», який призначений для створення, редагування та збереження актів виконаних робіт, рахунків фактур, платіжних доручень та інших первинних документів (див. Рис.1).

Рис.1

Крок перший – Створення первинних документів.

Створити первинні документи можна у розділі «Реєстр первинних документів». Для цього необхідно на панелі інструментів натиснути кнопку Створити-Первинний документ, як це зазначено на Рис. 2. Або у командній строчці вибрати команду Файл-Створити- Первинні документи.

Рис.2

Далі розглянемо весь процес створення послідовності документів, тобто

Рахунок-Видаткова накладна-Акт виконаних робіт-Податкова накладна.

Для прикладу створимо Рахунок (див. Рис.3), для цього слід відкрити вікно Створення звіту і у запропонованого переліку вибрати первинний документ (у нашому прикладі це – Рахунок (ціна без ПДВ) після цього натиснути кнопку Створити.

Рис.3

Після цього з’явиться бланк Рахунка (Рис.4), який необхідно дозаповнити, а саме зазначити номер рахунка, внести дані по товару чи послугах, які надаються, вказати кількість, вартість і тощо. Після заповнення, обов’язково зберегти документ натиснувши на функціональну кнопку  або за допомогою CTRL+S.

Рис.4

Далі буде створення Видаткової накладної на основі Рахунка (Рис.5). Для цього серед первинних документів, які є у реєстрі первинних документів, необхідно вибрати рахунок по контрагенту і натиснути праву кнопку мишки. З’явиться перелік, обрати Створити на основі-Створити Видаткову накладну на основі Рахунка.

Рис.5

Програма запропонує вибрати шаблон. Шаблони бувають власні, типові і шаблони клієнтів. У разі якщо ви вперше створюєте первинні документи, оберіть із Типові шаблони (Рис.6) і натисніть кнопку ОК.

Рис.6

Після цього автоматично буде створено Видаткову накладну, у якій теж треба буде дозаповнити дані.

Цю Видаткову накладну також зберігаємо (за допомогою CTRL+S або функціональною кнопкою).

На підставі Видаткової накладної можемо створити Акт виконаних робіт і Податкову накладну.

Одночасно на основі Рахунка можна створити Акт і Видаткову накладну, Видаткову накладну і Податкову накладну, або Акт і Податкову накладну.

Погодьтеся, що це зручно і значно полегшує ведення обліку, зменшуючи витрачання часу на підготовку та оформлення таких документів. Простіше кажучи, натиснувши одну кнопку ви отримуєте повний пакет документів: первинні і податкову накладну.

Другий крок – створення податкової накладної.

Схема створення Податкової накладної аналогічна створенню Видаткової накладної (Рис.7). Правою кнопкою мишки викликаємо меню, у реєстрі первинних документів, і обираємо Створити на основі- створити Податкову накладну на основі Видаткової накладної.

Рис.7

З’явиться шаблон податкової накладної, яку також слід дозаповнити.

Крок третій – Перевірка податкової накладної.

Для перевірки правильності заповнення Податкової накладної слід натиснути функціональну клавішу на панелі клавіатури F4 або  Програма автоматично виділить червоним кольором некоректно заповнені строки, які можна виправити. Крім того, підсвічуються підказки у разі наведення курсора мишки на помилку. У нижній частині також висвічується інформація про помилки.

Після виправлення помилок рекомендуємо ще раз перевірити документ. Якщо все гаразд - то програма видасть повідомлення. Сміливо натискайте ОК і Податкова накладна створена.

Обов’язково підпишіть Податкову накладну електронним підписом та електронною печаткою (Рис.8).

Рис.8

Крок четвертий – останній. Обмін документами з контролюючими органами та з контрагентами.

У програмі M.E.Doc для обміну документами між контрагентами та контролюючими органами необхідно у реєстрі первинних документів обрати той документ, який ви будете відправляти. На панелі інструментів обрати кнопку Відправити і вибрати адресата із запропонованого списку. Це може бути орган ДФС або один із контрагентів (Рис.9).

Рис.9

Після вибору отримувача автоматично розпочнеться стандартна процедура підпису документа ЕЦП (Рис.10), після чого податкові накладні автоматично будуть відправлені отримувачу. Після отримання контрагентом накладних надійде повідомлення про доставку.

Рис.10

Докладніше про це, а також про налаштування переносу полів для функції Створити на основі, читайте у довідці до програми M.E.Doc (викликається за допомогою клавіши F1). (Рис.11).

Рис.11