Створюйте документи вдвічі швидше з електронними шаблонами: досвід агробізнесу

Середня агропромислова компанія з понад 150 співробітниками шукала спосіб оптимізувати документообіг, щоб прискорити укладання договорів, зменшити кількість помилок у первинних документах і знизити адміністративні витрати. 

Проблема 

До впровадження електронного документообігу з Medoc підприємство стикалося з типовими труднощами: 

• ручне заповнення шаблонів у Word чи Excel займало близько години на один документ; 

• помилки у полях (дати, суми, реквізити контрагентів) спричиняли затримки на 3–5 днів; 

• обмін PDF-файлами з партнерами не давав змоги автоматизувати перевірку даних; 

У результаті документообіг був повільним і непрозорим, а менеджери витрачали дорогоцінний час на рутинні операції. 

Рішення 

Компанія обрала Medoc з унікальною функцією готових шаблонів електронних документів. 

Замість завантаження статичних PDF співробітники можуть створювати документи напряму в системі, використовуючи опцію «Обрати шаблон документа». Процес простий: 

1. У розділі «Первинні документи» оберіть «Реєстр електронних документів».

2. На панелі інструментів натисніть та «Обрати шаблон документа».

3. У вікні «Створення документа» оберіть шаблон. 

4. Заповніть бланк документа, відредагувавши або ввівши дані в поля, підсвічені жовтим кольором. 

5. Перевірте правильність заповнення полів, натиснувши . 

6. Натисніть кнопку , щоб зберегти зміни. 

Перевага Medoc — у гнучкості. Користувач може сам обрати, як створити документ: або зі зручного шаблону безпосередньо в системі, або завантажити готовий файл. Це дає повну свободу вибору й дозволяє підлаштувати роботу під потреби кожного відділу. 

Результат 

Вже через 3 місяці після впровадження компанія отримала відчутні зміни: 

• час створення та перевірки одного документа скоротився з  години до 20 хвилин (в три рази швидше); 

• кількість помилок знизилася втричі; 

• завдяки автоматичному оновленню даних працівники встигають обробляти до 25% більше документів на день.

Функція створення шаблонів електронних документів у Medoc — це практичне рішення для компаній із великим обсягом первинної документації: у сфері агробізнесу, логістики, торгівлі чи виробництва. 

Якщо ви прагнете: 

• скоротити час на оформлення документів; 

• мінімізувати кількість помилок; 

• автоматизувати перевірку даних; 

• зменшити навантаження на бухгалтерію. 

Працюйте розумніше, а не більше! Натисніть «Обрати шаблон документа» і зробіть перший крок до автоматизації процесів.