В якій валюті складається Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження за кордон?

Порядок проведення розрахунків за валютними операціями визначається НБУ.  

Резиденти - юридичні особи і ФОП, представництва юридичних осіб - нерезидентів мають право проводити розрахунки щодо забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також розрахунки з оплати представницьких витрат на організацію офіційних заходів за кордоном, із використанням знятої для цих цілей із власних поточних рахунків готівкової іноземної валюти. Це визначено п. 42 розд. VI Положення про здійснення операцій із валютними цінностями, затвердженого постановою НБУ від 02.01.2019 № 2. 

Підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його авансом у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження. Це передбачено п. 5 розд. IІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфін від 13.03.1998 р. № 59 (далі - Інструкція № 59).           

Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт).  

При цьому, сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із Звітом) підлягає поверненню працівником (у грошових одиницях, у яких було надано аванс) на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у встановленому законодавством порядку. 

У разі отримання авансу готівкою сума надміру витрачених коштів підлягає поверненню працівником до каси відповідного державного органу, військового формування, відповідної установи чи організації (п. 17 розд. ІІІ Інструкції № 59). 

Нагадаємо, у разі якщо відряджений працівник отримав аванс на службове відрядження готівкою, він подає Звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи. 

Звіт подається підзвітною особою за формою, затвердженою наказом Мінфіну «Про затвердження форми Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання». 

Разом із Звітом подаються підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком). 

Строки подання Звіту встановлені у пп. 170.9.3 Податкового кодексу України. 

При цьому, суми невитрачених коштів повертаються платником податку в касу або зараховуються на банківський рахунок підприємства до чи під час подання Звіту. 

Під час складання Звіту перерахунок здійснених у відрядженні витрат, які підтверджено документально, здійснюється відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком, а у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти - зважаючи на крос-курс, розрахований за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження Звіту (п. 19 розд. III Інструкції № 59). 

Отже, Звіт складається у національній валюті України за крос-курсом, розрахованим за офіційним обмінним валютним курсом НБУ, встановлений на день затвердження Звіту.  

При цьому сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із Звітом) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на банківський рахунок підприємства, що їх надало, у грошових одиницях, в яких було надано аванс. 

Про це повідомили на Інформаційно-довідковому ресурсі “ЗІР”, категорія 109.19.