Видаткова накладна - документ, що фіксує передачу товарно-матеріальних цінностей

Ведення бухгалтерського обліку є обов'язковою умовою діяльності кожного підприємства. Основа бухобліку – первинні документи. В них містяться основні відомості про господарські операції, такі як фінансовий стан, активи, пасиви підприємства. 

Видаткова накладна - це важливий первинний документ, про який варто знати більше. У цьому матеріалі ви дізнаєтесь: 

• Що це за документ? 
• Чи є затверджена форма видаткової накладної? 
• Які основні функції видаткової накладної?  
• Коли доцільно використовувати видаткову накладну? 
• Підсумок. 

Що це за документ? 

Видаткова накладна – це первинний документ, який видається постачальником та підтверджує передачу товарно-матеріальних цінностей (далі - ТМЦ) покупцю. Простими словами, це документ, який фіксує факт передачі товарів. 

Для видаткової накладної, як і для будь-якого документа, існує перелік обов'язкових реквізитів. До них належать: 

1. назва документа; 
2. дата складання; 
3. назва підприємства;  
4. назва товару та кількість; 
5. одиниця виміру товару (у грошовому та натуральних вимірниках); 
6. посади і прізвища відповідальних осіб;  
7. особистий або електронний підпис.  

За потреби ви можете включити й додаткові реквізити, наприклад:  

• печатка;  
• номер документа;  
• ідентифікаційний код підприємства з ЄДР; 
• код товару; 
• підстава для здійснення операції; 
• дані про документ, що засвідчує особу-одержувача (серія та номер паспорту тощо). 

Такі реквізити можна додати на розсуд підприємства, щоб уникнути непорозумінь та розбіжностей, для спрощення перевірки документів тощо. 

Чи є затверджена форма видаткової накладної? 

Форма видаткової накладної - довільна, оскільки затвердженої просто не існує. 

Щоб не «ламати голову», як саме скласти видаткову накладну, радимо скористатись вже готовою формою в програмі M.E.Doc. Її легко знайти в розділі «Шаблони первинних документів».  

Як приклад, ви також можете використовувати внутрішню накладну (ф. № М-11), затверджену наказом № 193. Хоча цей наказ вже втратив чинність, форма накладної й досі актуальна, оскільки включає всі необхідні реквізити. 

Які основні функції видаткової накладної? 

1. Підтвердження передачі товару.

Видаткова накладна підтверджує, що ТМЦ були передані в певній кількості та за визначеною ціною. Важливо перевіряти як кількість товарів, так і їх вартість, щоб уникнути помилок в обліку. 

2. Облік і контроль.

Цей документ дозволяє не лише відстежувати рух ТМЦ, а й запобігати їх втратам, несанкціонованим переміщенням та іншим порушенням. 

3. Податкові цілі.

Накладна є підставою для розрахунку ПДВ, підтвердженням витрат та виконанням в подальшому бухгалтерських операцій та звітності. 

4. Правовий документ.

Це документ, що підтверджує процес передачі-отримання товарів. Тож у разі спірних ситуацій або перевірок видаткова накладна стане доказом та захистить як покупця, так і продавця.  

5. Формування звітності. 

Накладна - це база для внутрішніх звітів підприємства, зокрема звітності по матеріальних витратах. 

Коли доцільно використовувати видаткову накладну? 

Є два основних випадки використання цього документа: 

1. Для обліку руху ТМЦ стороннім організаціям, ФОП. Завдяки їй ви завжди будете знати, кому й який товар надали. 

2. Для фіксації руху ТМЦ усередині підприємства. Наприклад, якщо товар «переїжджає» зі складу на склад або до магазину. 

Для деяких галузей видаткова накладна може бути замінена на інший  документ.  Ознайомтесь додатково з роз’ясненням ДПС.  

Наприклад, у сфері будівництва затверджена форма акту здачі – приймання виконаних проектних, науково-проектних, вишукувальних та додаткових робіт (додаток 9 до Настанови). 

А якщо в процесі купівлі-продажу бере участь транспортна (експедиторська) компанія, що займається перевезенням товару від продавця до покупця, то використовується ТТН. 

Про це та багато іншого ви дізнаєтесь у майбутніх статтях. 

Підсумок 

• Видаткова накладна - це первинний обліковий документ, який фіксує факт передачі ТМЦ від постачальника до покупця. 
• Є підставою для бухгалтерії для списання товарів, матеріалів або іншої продукції з обліку на витрати.  
• Видаткову накладну використовують для нарахування ПДВ при відвантаженні товарів. 
• Накладну можна використовувати для внутрішнього контролю щодо переміщення ТМЦ в межах підприємства. 

Нормативні документи: 

1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі – Закон № 996).   
2. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 року № 88 (далі – Положення № 88). 
3. Настанова з визначення вартості проектних, науково-проектних, вишукувальних робіт та експертизи проектної документації на будівництво, затверджена наказом Мінрегіону від 01.11.2021 № 281 (далі - Настанова). 

Корисні посилання: 

1. Первинні документи в бухобліку; 
2. Видаткова накладна: хто та коли використовує? 
3. Чи є видаткова накладна та акт виконаних робіт розрахунковими документами?