Відрядження скасували: коли повернути аванс?

Згідно із п. 19 розд. ІІ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148, готівка видається під звіт:

1) на закупівлю сільгосппродукції та заготівлю вторинної сировини на строк не більше 10 робочих днів;

2) на закупівлю брухту чорних металів і брухту кольорових металів – на строк не більше 30 робочих днів від дня видачі готівки під звіт;

3) на всі інші виробничі (господарські) потреби – на строк не більше 2 робочих днів, уключаючи день отримання готівки під звіт.

Підзвітна особа має право продовжити строк використання виданих під звіт коштів, якщо готівка одночасно видана як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у т. ч. для закупівлі сільгосппродукції в населення та заготівлі вторсировини, зокрема, брухту чорних металів і брухту кольорових металів). Строк використання такої готівки продовжується до завершення строку відрядження.

Відповідно до п. 1 розд. ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (далі – Інструкція №59), направлення працівника підприємства у відрядження здійснює керівник цього підприємства або його заступник (направлення у відрядження державного службовця здійснює керівник державної служби) і оформлює наказом (розпорядженням). У направленні зазначаються: мета виїзду, завдання (за потреби), пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджається працівник), строк (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження), джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження, а також за потреби інші ключові моменти (вид транспорту, інформація про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, у разі їх встановлення керівником), після затвердження кошторису витрат. У разі направлення працівника підприємства у службове відрядження за запрошенням подається його копія та за наявності програма заходів.

Згідно з п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59 відряджений працівник перед від’їздом у відрядження забезпечується авансом у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути зазначені кошти у встановленому законодавством порядку на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою).

Водночас, при неповерненні таким працівником протягом трьох банківських днів авансу на відрядження, згідно з пп. 164.2.11 Податкового кодексу України (далі – ПКУ), до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого працівника включається сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ПКУ.

Нормами п. 170.9 ПКУ визначено порядок оподаткування сум надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлений строк.

Отже, аванс відрядженому працівникові повинен видаватися перед від’їздом у відрядження. Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом 3 банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути зазначені кошти у встановленому законодавством порядку на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою).

При неповерненні таким працівником протягом трьох банківських днів авансу на відрядження, сума таких коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, включається до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу.

Про це інформує ГУ ДПС у Тернопільській області.