Двигун для бізнесу: які продукти ЕДО використовують лідери ритейлу

19 років тому українська IT-компанія Олесі Линник першою запропонувала бізнесу оцифрувати податкову звітність та облік. Інноваційну програму M.E.Doc, що спочатку сприймалась як привіт із далекого майбутнього, сьогодні використовують понад 80% компаній усіх сфер і масштабів. Упродовж останніх років розробники Linkos Group допомагають підприємствам диджиталізувати трудомісткі процеси й позбутись паперового баласту за допомогою електронного документообігу (ЕДО). Для цього, окрім програми M.E.Doc, вітчизняний розробник створив лінійку корисних продуктів під потреби малого, середнього та великого бізнесу — FlyDoc, AРІ.ПТАХ, СОТА, ISрro.

У тому, що більшість компаній сьогодні відмовляються від друку не лише на вимогу трендової цифровізації, а й здорового глузду, “Обозреватель” переконався під час всеукраїнської конференції “Форсайт 1.9 Майбутні”.

Масштабний захід у футуристичному стилі, що організував Linkos Group в останні вихідні весни, зібрав у столичному КВЦ “Парковий” користувачів, партнерів та співробітників — усіх, хто на власному досвіді відчув переваги безпаперової технологічності. Серед тих, хто давно й рішуче не тисне на “Друк”, зокрема, такі лідери ринку, як БаДМ, BILLA, Епіцентр, ДТЕК і SOCAR.

Показовим є кейс ритейл-бренду BILLA — австрійсько-німецької мережі супермаркетів, що налічує понад три десятки філій в Україні. Про те, як компанія подолала скепсис співробітників, які IT-інновації обрала та як залучила до них партнерів, розповів фінансовий директор BILLA, В'ячеслав Меленний. Він взяв участь у брифінгу —ЕДО Talks, присвяченому питанням цифровізації бізнесу.

“Системи, якими ми користуємось, стандартизовані на найвищому рівні. Будь-яка зміна потребує дуже довгого і клопіткого узгодження з нашою материнською компанією. Для того, щоб прискорити ці процеси, ми намагались знайти гнучкий і безболісний шлях для покращення нашої системи”, — поділився В'ячеслав.

Яким був шлях BILLA до електронного документообігу і які рішеннякомпанія для себе обрала?

Величезний масив паперової документації, що курсує як в межах самої компанії, так і в процесі співпраці з контрагентами, дуже ускладнював роботу бухгалтерів. Ми шукали програмне рішення, що допоможе змінити ситуацію і водночас дозволить безболісно інтегрувати дані не лише в нашу облікову систему, а й в системи наших партнерів. Таким рішенням стала програма M.E.Doc від розробників Linkos Group.

Ми знали, що близько 80% підприємств України вже успішно використовують систему M.E.Doc, яка містить всі необхідні інструменти. Отже, наша компанія теж звернулась до розробника. Першим кроком BILLA була автоматизація актів виконаних робіт і рахунків за послуги з просування товарів постачальників. Система дозволяє завантажувати ці документи в M.E.Doc, оперативно підписувати і відправляти усім постачальникам.

З якими перешкодами ви зіткнулись та яким чином їх подолали?

Процес автоматизації стартував на початку року. Ми повідомили наших постачальників про те, що поступово переходимо на безпаперовий документообіг. Мушу визнати, що не всі контрагенти були готові працювати з електронними документами. У більшості випадків, це не є позицією керівництва компанії чи власника. Як правило, це залежить від готовності бухгалтера чи виконавця перейти від перекладання паперів з купки “а” в купку “б” до натискання кількох кнопок для підписання документів. Однак в цілому партнери зважили переваги ЕДО та підтримали наше рішення.

Яким чином компанія переконала в доцільності новацій співробітників, а надто бухгалтерів, що цінують стабільність та відповідальність?

У першу чергу, пояснили співробітникам, як саме перехід на ЕДО змінить їхнє життя. Зокрема, повідомили: оплата не змінюється, а марудні робочі процеси пов’язані з папером, значно скорочуються; зекономлений час можна витратити на власний розвиток або взяти додаткову відповідальність за доплату і піднятись кар’єрними сходами. Ми також обрали людей, які готові приймати зміни. Виявилось, що таких чимало не лише серед молоді. Завдяки цьому, супротиву інноваціям не було. Адже якщо люди розуміють, що вони в рази збільшують ефективність внутрішніх процесів та взаємодію з партнерами, це дозволяє відкрито сприймати зміни.

З повним текстом статті ви можете ознайомитись на сайті.