Довгострокове зберігання електронних документів

Любі клієнти програми M.E.Doc, в одному з останніх оновлень програми (Версія 11.02.096) додано можливість збереження первинних документів з кваліфікованими електронними підписами (КЕП) у форматі CAdES-Х Long.

CAdES-X Long — це стандарт електронного підпису, що використовується для довготривалого зберігання. У ньому використовується розширений набір атрибутів, що дозволяють перевірити легітимність навіть після закінчення терміну його дії, а також у випадку, коли джерело видання підпису більше недоступне. 

Перейдімо до електронних документів. Згідно з ст. 13 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. 

Термін зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від терміну, що встановлений законодавством для відповідних документів у паперовій формі.

Так, документи бухгалтерії, такі як: рахунки-фактури, накладні та акти, необхідно зберігати не менше 5 років. Угоди, договори, додаткові погодження та додатки до них — потрібно зберігати від 5 років до постійного їх утримання. Інші документи в середньому мають перебувати в архіві близько 5 років, зокрема, довідки, листи, специфікації.

Зважаючи на те, що максимальний термін дії КЕП складає 2 роки, то виникає питання, як перевірити справжність підпису, після закінчення строку його дії.

І тут ми повертаємось до формату довготривалого зберігання КЕП CAdES-Х Long. Цей формат забезпечує збереження інформації про позначку часу, сертифікати підписувача та надавача, кореневий сертифікат ЦЗО, відповіді серверів OCSP, які підтверджують статуси сертифікатів підписувача та надавача. Також формат надає можливість встановлення дійсності підпису в довгостроковому періоді після закінчення терміну дії кваліфікованого сертифіката. 

Для збереження документів з таким форматом підпису необхідно виконати декілька простих дій. Експорт документа з підписами у форматі CAdES-Х Long можливий за допомогою вкладки «Графічне відображення» та за допомогою команди головного меню «Файл» — «Експорт» — «Експорт документа з підписами» або команди контекстного меню «Експорт документа з підписами». 

Більш детально про зберігання електронних документів ми розповідали в одному з перших випусків ЕДО talks.