«Форсайт 2.3»: розвиток ЕДО та нові можливості для бізнесу

26 травня, вперше за три роки,  Linkos Group, зібрав партнерів на всеукраїнську конференцію «Форсайт 2.3» в офлайн-форматі. Протягом одного дня наші гості змогли не просто насолодитися новим офісом компанії, а й долучилися до обговорення подальших перспектив розвитку ЕДО для безперешкодної роботи українського бізнесу за будь-яких умов.



За останні роки довкола електронного документообігу відбулися чимало змін. ЕДО від Linkos довелось неодноразово адаптовуватися під складні реалії, а вже зараз ми всі розуміємо, електронний документообіг — це необхідність, яку диктує час.

Електронний документообіг — вже давно не забаганка в роботі компаній, а саме необхідність. Події останніх років змусили бізнес бути більш мобільним та адаптуватися до нових умов. Спочатку пандемія 2020/2022, яка потребувала обміну документів у нових умовах цілком віддаленої роботи. Так, передавати документи потрібно було безпосередньо з власної вітальні чи кухні, сидячи за ноутбуком, без фізичного контакту та максимально швидко.

Далі повномасштабна війна з росією та інші, більш жахливі події, але український бізнес продовжив працювати попри все. Релокейт бізнесу, виїзд багатьох працівників за кордон — всі ці умови вимагали від бізнесу швидкої адаптації задля підтримки швидкого обміну документами між містами та країнами. 
 

Розвиток ЕДО

У 2020 році пандемія дала великий поштовх до зростання кількості користувачів ЕДО та документів, які відправляють клієнти. Початок повномасштабного вторгнення та найбільш активні бойові дії на півночі та сході України змусили бізнес призупинити свою діяльність. Це вплинуло на відправку документів у березні-квітні 2022 року.



Трішки статистики. Починаючи з травня 2022 року кількість електронних документів зросла до рівня січня-лютого 2022 року.

З вересня 2022 року кількість документів наблизилась до 5 000 000 щомісяця, що стало максимальною кількістю за весь час роботи ПТАХ. А враховуючи податкові документи – 9 000 000 документів щомісячно.

Приріст документів за 2022 рік 25%, що є вагомим показником.

Лютий-квітень 2023 року – вже 5 500 000 первинних документів на місяць. Прогноз на 2023 рік – понад 60 000 000 первинних документів відправлених за допомогою ПТАХ та рішень для ЕДО від розробника Linkos Group.
 

Огляд нового функціоналу для ЕДО

Електронний документообіг стрімко набирає популярності, зростає кількість клієнтів, а також функціональні можливості програм для ЕДО. Тож, пропонуємо розглянути детальніше весь актуальний функціонал, який вже доступний для користувачів програми M.E.Doc та вебсервісу СОТА.

Автоматична відправка документа за заданим клієнтом маршрутом узгодження

Уявімо, що клієнт хоче, щоб документ підписував один менеджер, потім другий і згодом третій. Після підписання першим менеджером, документ переходить автоматично до другого та чекає на його підпис, аби перейти до наступного пункту вказаного шляху. Зараз потрібен окремий менеджер, що контролюватиме весь процес. 

Тепер клієнту доступна автоматизація цього процесу, а сервіс може самостійно проводити операцію з автоматичної відправки. Механізмом, який дозволяє оптимізувати роботу з документами для середнього та великого бізнесу стали вебсервіс СОТА та програма M.E.Doc. 

Візування – надає додаткові можливості у роботі з документами для середнього та великого бізнесу. Функція для документів, які за бізнес-процесом потребують погодження без підписання КЕП, щоб бухгалтер бачив дозвіл на проведення документа та розпочинав його опрацювання.

Функція анулювання 

Функціонал, який давно очікували клієнти та який спростить роботу з партнерами. Створення документа про ануляцію із подальшим відправленням контрагенту. Якщо клієнт підписав документ, а потім помітив, що документ некоректний — йому необхідно вручну створити документ, ввести реквізити,підписати його.

Підписаний електронний документ не може зникнути як паперовий, він вже є у клієнта та контрагента у програмі. Функція анулювання дозволяє в один клік анулювати документ та автоматично створити документ ануляції із збереженими реквізитами та повторно надіслати його контрагенту.

Універсальний документ  

Реалізація Універсального документа забезпечила можливість обміну клієнтам, які створюють свої документи у форматах pdf, word, exel тощо. Це дозволило спростити роботу з ЕДО малому та середньому бізнесу, який більше не потребує додаткових доопрацювань систем чи створення документів вручну в СОТА та M.E.Doc. 

Як показує статистика у 2021 році Універльний документ займав 0,3% від всіх відправлених документів. У 2022 році — це вже 2% документів, тобто кожен 50-й документ.

Станом на 01.05 2023 – 3%. Нові клієнти все частіше використовують універсальний документ, що показує статистика його використання.

CadesXLong — довготривале зберігання документів 

Збільшення терміну зберігання первинних документів до 5 років ще гостріше поставило питання місця для їхнього зберігання. Враховуючи факт військових дій — зберігання документів у паперовому вигляді не надійне та потребує великих витрат, особливо у випадку переміщення чи евакуації.

З 2022 року програмні продукти підтримують формат довгострокового зберігання ASIC-E встановлений державою. З 2023 року – CadesXLong – формат довгострокового зберігання первинних документів з гарантованою його валідацією та додатковим контролем на етапі підписання документів. 

Адаптація електронного документообігу для потреб Банківського сектору України

Реалізований механізм передачі звітності та супроводжуючих документів клієнтами в Банк дозволив клієнтам надавати всі необхідні документи для отримання кредиту чи його обслуговування безпосередньо з M.E.Doc чи СОТА, не виходячи з офісу.

Таке рішення дозволило 5 000 клієнтам Банків максимально просто подати звітність в умовах військового стану з вересня 2022.

Банку ж цей функціонал дозволив автоматизувати процеси обробки документів (фінансова звітність, ЄСВ і т.д.), адже раніше окремий підрозділ займався обробкою паперових документів, внесенням даних у систему, перевірку на людський фактор тощо. З моменту реалізації функціоналу всі ці функції автоматизовані на рівні систем Банку, що дозволило зменшити на служби банків навантаження з паперовою роботою.

Розробники продовжують працювати над створенням нових функцій та покращенням тих, що вже є, щоб кожен клієнт мав змогу використовувати можливості ЕДО на повну потужність та максимально автоматизувати усі бізнес-процеси. 

Тож, як завжди, слідкуйте за нашими новинами у Блозі бухгалтера та будьте в курсі усіх гарячих новинок.