Імплементація стандарту SAF-T в Україні: задачі, які виникають перед бізнесами, та шляхи їх вирішення

SAF-T — це електронний стандарт звітності для обміну даними бухгалтерського обліку. Його основна мета — спростити для компаній подання бухгалтерської інформації на запит державних органів або аудиторів. Стандарт SAF-T імплементовано в багатьох країнах Європейського Союзу. Наша країна не планує залишатися осторонь і впроваджує цей міжнародний стандарт. 
 

Завантажити презентацію

В українському IT-холдингу Linkos Group розуміють, який великий шлях потрібно пройти бізнесам, щоб створити  SAF-T і подати в контролюючий орган. Компанія не залишається осторонь і створила два рішення. Перше — MEDOC API SAF-T UA — для великих платників податків. Рішення складається із вбудованого вебкабінету і REST API. Друге — MEDOC SAF-T UA — вебсервіс для середнього бізнесу. Перевагою таких рішень є можливість роботи з даними з будь-якої точки світу, формувати, перевіряти, підписувати КЕП і відправляти великі обсяги інформації.
 

На масштабній бізнес-конференції Форсайт 2.4 від українського IT-холдингу Linkos Group відбулася панельна дискусія, на якій Руслана Тилевна, директорка департаменту бізнес-аналізу Linkos Group, Інна Шершун, менеджерка з податкового обліку і планування компанії Kernel, Олена Харламова, засновниця та СЕО Агентства з МСФЗ, доктор економічних наук, професор та Наталя Пачковська, Finance Technology Functional Lead у компанії Bolt Operations, детально обговорили тему SAF-T. Кожна з експерток поділилася своїм унікальним досвідом і власним поглядом стосовно імплементації стандарту SAF-T в Україні, а також спектру задач, які виникають внаслідок цієї ініціативи. 
 

“На початку SAF-T буде стосуватися великого бізнесу, адже він має більше можливостей та ресурсів імплементувати стандарт. Згодом залучиться середній і малий бізнес. Це класичний і виправданий, на мій погляд, підхід запровадження інновацій.  Щодо подачі SAF-T репортів — в країнах ЄС користуються класичними інструментами: портали, особисті кабінети, API”, — розпочала Руслана Тилевна, директорка департаменту бізнес-аналізу Linkos Group.
 

Із яких блоків має бути сформовано SAF-T та чи є уніфіковані формати довідників?

Беручи до уваги міжнародний досвід, експертка з питань електронного аудиту на основі стандартів SAF-T Наталя Пачковська зауважила, що в більшості країн справді є великий набір уніфікованих довідників. Однак потрібно бути обережними з термінологією, тому що існують довідники-блоки у складі SAF-T, наприклад, довідник “Коди податків” або довідник постачальників та клієнтів. А є інше поняття довідників, тобто допоміжний довідник для розкриття певної інформації. Це може бути довідник методів амортизації або довідник “Типи документів”. 

“Допоміжні довідники зазвичай уніфіковані. Адже це недоречно, якщо кожне підприємство буде вигадувати власні унікальні довідники. Першочергово це ускладнить роботу контролюючих органів. Аналізувати інформацію стане неможливо, тому більшість країн робить ставку на уніфікацію”, — додала Наталя. 
 

“Уніфікація довідників не є таким вже й поганим процесом. Тому що у підприємства є чітка структура стосовно того, яким чином потрібно надати інформацію. Якщо ця структура логічна, чітка і послідовна, то чому би й не дотримуватися цього довідника? Чіткий та уніфікований довідник запроваджений у SAF-T. Нам ще сподобався довідник, який ми взяли собі за основу, — це довідник типів руху запасів (він також є у SAF-T). Однак знову ж таки не потрібно робити уніфікацію зовсім усіх довідників, оскільки певна свобода для підприємств має залишатися. Адже у всіх різні облікові системи, інструменти для обліку. Уніфікація має бути виваженою”, — поділилася власним досвідом Інна Шершун. 
 

Що робити бізнесу,  коли в нього відсутні дані для SAF-T в облікових системах? 

“Дуже своєчасне і правильне питання — з чого починати? — зазначила під час дискусії засновниця та СЕО Агентства з МСФЗ, доктор економічних наук, професор Олена Харламова. —  Саме таким питанням ми задавалися, коли організовували спільний з командою Linkos Group вебінар для фахівців, які підвищують свій професійний рівень разом з Агентством з МСФЗ. За результатами обговорення ми визначилися, що передусім потрібно розібратися з тим масивом інформації, який включатиметься до SAF-T UA. Наступним кроком варто проаналізувати, яка інформація з тієї, що вимагається, є в наявності і міститься в існуючих облікових системах. Такий порівняльний аналіз дозволить виявити дефіцит облікової інформації — тобто інформацію, яка потребується для SAF-T UA і на даний час відсутня в облікових системах. Після виявлення такого інформаційного дефіциту потрібно розробити план дій по формуванню такої інформації і внесенню її до облікових систем. І переходити до реалізації цього плану”. 
 

Чи має файл SAF-T свої національні особливості?

Кожна країна бере за основу канонічну структуру файлу SAF-T, яку в подальшому доопрацьовує для врахування національних особливостей. Тому  структури SAF-T можуть мати певні відмінності в різних країнах. 

“Існує дуже багато технічних рішень, які мають бути інтегровані. Національні особливості відображаються у валідації помітніше, ніж у різних схемах SAF-T (звісно, якщо країна не додає блоки, як в Україні, наприклад, облікова політика або податкові різниці). Візьмемо за приклад довідник з унікальними кодами (податкові коди, коди типів операцій, типів документів і т.д.). У кожній країні ці коди будуть різними, тому у нашій компанії (Bolt Operations - ред.) ми повинні із нашою єдиною обліковою системою співставити дані кодів наших документів із кодами для кожної країни. Це буде мапінг співставлення даних. Плюс іноді країни змінюють формати даних: в одній країні певні поля можуть бути обов'язковими до заповнення, а в іншій — ні. Отже, національні особливості більше стосуються не різних схем, адже вони більш-менш стандартні, а національних вимог від контролюючих органів”, — поділилась Наталя Пачковська.

Засновниця та СЕО Агентства з МСФЗ Олена Харламова, спираючись на свій досвід, окреслила можливі труднощі, з якими прогнозовано стикається бізнес при імплементації SAF-T і порекомендувала, як їх подолати: 

“Про найбільш суттєві технічні проблеми, що стосуються деяких облікових систем, які не мають функціоналу формування файлів відповідного формату, та складнощі інтеграції даних з різних систем обліку, що може бути складним для великих організацій з розгалуженими ІТ-інфраструктурами, скажуть мої колеги. 
Зі свого боку я бачу загрози в надмірній стандартизації інформації, а МСФЗ все ж таки допускає певну варіативність в обліку і звітності, хоча б на рівні плану рахунків і облікових політик. Наскільки ефективно цей масив інформації буде оброблятися її отримувачами — теж питання. Хотілось би, щоб не було запроваджено формального підходу до повноти та наповнення SAF-T, щоб системи валідації на і етапі підготовки та формування файлу, і на етапі його прийняття і перевірки були узгодженими. Співробітники з обох сторін можуть не мати достатнього досвіду або знань щодо використання нового формату SAF-T. З цим ми, як навчальний центр,  якраз готові працювати і допомогти опанувати нові навички підготовки SAF-T”. 

Але коли попередні етапи пройдені постає наступна задача: як перевірити сформований SAF-T репорт? 

Експертка Наталя Пачковська радить розділити перевірку на дві частини: 

“Перша перевірка стосується даних різних секцій SAF-T: перевіряється, чи вони співпадають між собою. Усі дані можуть бути із різних систем, тому для великих підприємств це буде своєрідним челенджом. Друга перевірка — валідація — інформація у SAF-T-файлі має співпадати із джерелом даних, тобто відбувається перевірка інформації, яку підприємство відправляє до контролюючого органу”.

Своєю чергою, Інна Шершун розповіла про власний досвід у компанії Kernel:

“Ми звертаємо увагу на те, щоб система валідації була прописана вже в електронному кабінеті платника податків. На сьогодні електронний кабінет платників податків вже готовий приймати файли SAF-T. Якщо завантажити туди тестовий SAF-T файл, то згодом ви отримаєте відповідь, прийнято ваш файл чи ні”. 
 

До слова, компанія Kernel входить до ТОП-3 найбільших в Україні. Діяльність компанії включає агробізнес, виробництво, експорт, відповідно ведення господарського обліку здійснюється різними інструментами. Така ситуація у більшості ВПП України. Формування SAF-T-файлу у даному випадку здається складним процесом. Менеджерка компанії Інна Шершун вважає, що для полегшення складання файлу SAF-T потрібне не одне інтеграційне рішення:

“Це справді неабиякий виклик для наших фахівців, які займаються SAF-T-файлом. Складно зібрати докупи велику кількість інформації з різних облікових систем однією обробкою, в одному місці, щоб потім вивантажити дані сукупно в один SAF-T файл. Мабуть, ні для кого не секрет, що це не рішення “однієї кнопки”. Аби всі дані поєдналися в одному файлі, потрібно зробити не одне інтеграційне рішення”. 

Але чи варто “боятися” стандарту SAF-T? Чотири роки тому так же лякав, викликав безліч питань і супротиву у бізнесу стандарт XBRL. А сьогодні він є одним зі звичних звітів бухгалтера. Як вдалося впоратися із цим викликом — пригадала Олена Харламова:

“У партнерстві з Linkos Group ми організовували навчання для бухгалтерів у часи введення стандарту XBRL. Свого часу, XBRL справді викликав жах, усі не знали, що з ним робити. Але завдяки продуктам Linkos Group і навчанню на сьогоднішній день для бухгалтера скласти XBRL є звичайною обліковою процедурою. Багато компаній робить це самостійно або віддає на аутсорсинг. Для мене це вже навіть схоже на професійний відпочинок: я відкриваю M.E.Doc і починаю заповнювати поля XBRL (прим. ред. — усміхається). Дякую Linkos Group і сподіваюся, що ваша команда повторить успіх і з файлом SAF-T”. 
 

“Для нас XBRL була розминкою перед складанням файлу SAF-T. Звісно, ми користувалися M.E.Doc для формування XBRL. Ця звітність виявилася для нас відносно нескладною, тому що вже були готові таблиці, форми, до яких потрібно було прив'язати наші статті звітності або зробити додаткові розкриття й деталізації. Нам поки що невідома практика перевірки звітів XBRL, не бачили таких ситуацій, коли підприємства штрафують за неподання XBRL-звіту. Своєю чергою, SAF-T-файл переносить нас у зовсім інший вимір. Під прицілом податкової буде кожна транзакція, яка проводиться підприємством. Ми, як бухгалтери, знаємо, що може таке трапитися, що транзакція проведена некоректно, або не в повній мірі кореспонденція рахунків розкриває суть операції. Однак кожен постінг буде розглядатися податковими органами як операція, яка має призвести до сплати податків або ж ні. Тому  SAF-T-файл — неабиякий виклик для кожного з підприємств, яке буде його складати. Потрібно підійти до виконання завдання з особливою уважністю. Завдяки вебпродуктам Linkos Group ми із цим будемо справлятися”, — додала Інна Шершун.  
 

Завантажити презентацію

Компанія Linkos Group уже багато років поспіль створює якісні рішення для бізнесу України. І також готова допомогти зі створенням файлів SAF-T. Програмне рішення MEDOC API SAF-T UA від Linkos Group підійде великим платникам податків, а MEDOC SAF-T UA — середньому бізнесу. Із продуктами від Linkos Group ви зможете створювати файл SAF-T, а також перевіряти, підписувати КЕП і відправляти контролюючим органам.

Що таке формат SAF-T та як він вплине на електронний аудит — розповіли на IT-конференції Форсайт 2.4

З питань консультації та придбання рішення MEDOC SAF-T UA
звертайтеся до відділу впровадження проєктів:

+38 044 206 72 25 
+38 073 206 72 25