Візування документів тепер у M.E.Doc

Хороші новини для всі користувачів M.E.Doc — у програмі тепер можна візувати документи. Візування документів — це погодження документів відповідальними особами при внутрішньому електронному документообігу на підприємстві. Водночас візи на документах не зображатимуться у контрагента під час отримання таких документів. А візувати можна як вихідні документи, так і вхідні, що були отримані від контрагентів.

Візування стане в нагоді всім організаціям, але особливо корисним буде для середніх та великих компаній, тому що саме там внутрішнє погодження документів може займати багато часу, адже участь у візуванні може приймати не одна відповідальна особа.

Візування паперових документів

Наприклад, отримавши паперовий договір про надання послуг,  перед підписанням, його необхідно погодити з усіма учасниками, що займалися впровадженням. Так, менеджер, отримавши договір, перевіряє та вносить за необхідності свої правки, а далі йде погоджувати його з юридичним відділом, а потім передає керівникові для фінального погодження, і тільки після погодження усіма відповідальними особами — віддає документ на підписання та відправку контрагентові. Весь цей шлях візування, тобто внутрішнього погодження, може займати від кількох днів до кількох тижнів. Завдяки M.E.Doc процес пришвидшується до кількох хвилин чи годин. 

Візування у M.E.Doc

З новим функціоналом у програмі M.E.Doc завізувати документ можна легко та швидко. Все, що необхідно — це КЕП відповідальних осіб. Поставити візу можна на будь-які первинні документи: рахунки, акти про надання послуг, акти про виконання робіт, акти на списання чи акти на приймання, видаткові накладні, договори та на будь-яких інших специфічних первинних документах підприємства.

Ще однією перевагою візування у M.E.Doc є можливість погодження документів за посиланням. Так, у наших непростих реаліях життя, працівники компаній можуть бути в різних куточках країни чи навіть світу, не маючи доступу до комп’ютера з програмою M.E.Doc, і тому ми створили можливість здійснювати візування документів за посиланням. 

У такому випадку відповідальна особа отримує документ за посиланням на свій імейл і, використовуючи ЕП, зможе завізувати його у звичному для себе вікні браузера з будь-якого пристрою. 

Також, завдяки ще одній зручній функції — автоматичній обробці документів, — у програмі M.E.Doc можна налаштувати автоматичну відправку документів на візування безпосередньо всередині системи, або ж за посиланням. 

Кейси візування документів за допомогою M.E.Doc
 

Пропонуємо розглянути кілька кейсів, в яких візування може знадобитись бізнесу.

1. Первинні документи, які потребують погодження до їх затвердження контрагентом. Накладна

Наприклад, бухгалтеру підприємства потрібно виписати видаткову накладну та передати її на погодження з матеріально відповідальною особою.

Якщо відповідальна особа не працює у програмі M.E.Doc, але має електронний підпис, тоді можна надіслати документ на візування за посиланням на імейл.

Відповідальна особа, отримавши листа на свою електронну пошту, погоджує видаткову накладну, скориставшись КЕП у звичному для себе вікні браузера. Статус документа, що завізовано автоматично з’являється у програмі M.E.Doc у бухгалтера після отримання ним вхідної кореспонденції.

Бухгалтеру залишається підписати такий документ своїм КЕП та, за необхідності, передати документ на підпис директору. Потім документ можна надсилати контрагенту.

2. Первинні документи, що потребують погодження до їх затвердження контрагентом. Угода на отримання послуг

Наприклад, працівники підприємства звернулись за послугами до певної організації. Головний менеджер погодив усі витрати з директором підприємства, а потім у програмі M.E.Doc склав службову записку на отримання послуг та надіслав її директору на погодження.

Директор погоджує цей документ та передає його на виконання працівникові господарчого відділу.

Господарник готує угоду на отримання послуг, а також додатки до неї, та направляє її на візування відповідальним особам. Угоду всередині організації має завізувати юридичний відділ, потім тендерний комітет, і врешті бухгалтерія.

Після візування всіма відповідальними особами, угоду має підписати бухгалтер, директор, а потім затвердити вже контрагент. Після затвердження контрагентом примірники надсилаються відповідальним особам, що здійснювали візування. 

Завдяки внутрішньому документообігу у M.E.Doc, процес погодження документів усіма відповідальними особами займає значно менше часу, ніж за паперового документообігу. Відповідно чим менше часу компанія витрачає на внутрішнє погодження документів, тим швидше відбувається реалізація поставлених завдань. 

3. Вхідна документація, що  потребує надання відповіді від декількох підрозділів

Наприклад, у компанію надходить видаткова накладна, яка має бути погоджена відповідними підрозділами організації.

Тоді відповідальна особа (секретар), який приймає таку вхідну кореспонденцію у програмі, бачить документ та позначає його. І, завдяки налаштованому правилу в «Користувацьких налаштуваннях підписів», цей документ автоматично передається на візування господарнику, який здійснював замовлення. Після накладання візи однією відповідальною особою, документ автоматично передається далі аж до фінального погодження директором.

Детальніше про особливості візування у програмі M.E.Doc — рекомендуємо переглянути у нашому новому відеоматеріалі.
 

Завдяки внутрішньому ЕДО від M.E.Doc процес погодження документів займає мінімум часу, а також економить найважливіший ресурс — зусилля кожного працівника. 

Звичайно кейсів з використанням візування існує багато. І кожне підприємство може реалізувати внутрішній електронний документообіг безпосередньо в програмі M.E.Doc відповідно до своїх потреб.

У будь-якому випадку обмежень не існує, а тільки нові можливості, які надає ЕДО. Візування документів у M.E.Doc — це просто, зручно та корисно для усіх напрямків бізнесу.