Як правильно вести табель обліку використання робочого часу

Ведення табельного обліку робочого часу (далі – Табель) на підприємствах, в установах й організаціях регулюється наказом Держкомстату України від 05.12.2008 № 489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» (далі – Наказ №489).

Так, Наказом № 489 затверджено типову форму № 5 «Табель обліку використання робочого часу», в якій фактично й ведеться облік робочого часу. Форма носить рекомендаційний характер і складається із мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. При необхідності форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку на підприємстві.

У разі потреби можна застосовувати й іншу форму Табеля, але при цьому обов’язковим є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці (лист Державної служби статистики України від 12.01.2012 р. № 9/4-10/9).

Однак, Наказом № 489 не визначено процедури ведення Табеля.

Табель є підставою для нарахування працівникам заробітної плати, допомоги по тимчасовій непрацездатності, сум за період щорічних відпусток, інших виплат. Складений і підписаний відповідальною особою та погоджений керівником організації Табель подається до бухгалтерії.

Зарплата виплачується працівникам регулярно в робочі дні у строки, встановлені колективним договором або нормативним актом роботодавця, погодженим з виборним органом первинної профспілкової організації чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (а в разі відсутності таких органів – представниками, обраними і уповноваженими трудовим колективом), але не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує шістнадцяти календарних днів, та не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата.

Отже, Табель заповнюється двiчi на мiсяць:

• за першу половину мiсяця – для нарахування авансових платежiв;
• за весь мiсяць – для розрахунку заробiтної плати за мiсяць.

Наприкiнцi мiсяця в Табелi пiдраховується загальна кiлькiсть вiдпрацьованих днiв i днiв неявок на роботу. Табель подається до бухгалтерiї завчасно для своєчасного розрахунку заробiтної плати.

Підприємство для обліку робочого часу самостійно має визначати:

• осіб, відповідальних за ведення обліку використання робочого часу працівниками та оформлення табелів;
• посадових осіб, які мають засвідчувати своїми підписами інформацію, зазначену в табелях;
• строки подання табелів на підпис відповідним посадовим особам;
• строки подання табелів до бухгалтерії для нарахування заробітної плати;
• порядок унесення до табеля відомостей про нових працівників та вилучення з нього відомостей про звільнених працівників;
• правила та порядок присвоєння працівникам табельних номерів;
• правила і порядок коригування відомостей про фактичну роботу та відсутність працівників на роботі.

За умови, що кількість працівників є невеликою, Табель, як правило, ведуть фахівці бухгалтерії і складають його в одному екземплярі за 2 - 3 дні до розрахункового періоду на підставі табеля за минулий місяць.

На великих підприємствах Табель ведуть кадровики або навіть вводиться до штату така посада як табельник (коли багато цехів, структурних підрозділів, різні умови робочого часу тощо). Також ці функції можуть покладатися на керівників підрозділів чи їх підлеглих.

Заповнений Табель підписує відповідальна особа (бухгалтер, кадровик або табельник) чи керівник структурного підрозділу. Але порядок його складання та затвердження підприємство визначає самостійно відповідно до своїх локальних нормативних документів.

Тому доцільно на підприємстві розробити окреме Положення про ведення табельного обліку, оскільки на законодавчому рівні не затверджено відповідних положень чи роз’яснень.

Отже, роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці. При цьому роботодавця не можуть притягти до відповідальності за відсутність табелів обліку використання робочого часу, якщо забезпечено облік використання робочого часу в інший спосіб.

Роз’яснення було надане ГУ Держпраці у Львівській області.

 Табель обліку використання робочого часу зручно вести за допомогою спеціального додаткового модуля «Зарплата», який призначений для розрахунку і нарахування зарплати, обліку та управління персоналом на малих та середніх підприємствах до 500 працівників.