вгору
09.09.2019
У M.E.Doc додана можливість згенерувати посилання на необхідний документ та відправити це посилання контактній особі контрагента на e-mail. Дана функція буде корисною у випадку, якщо контрагент або його окремі контактні особи (наприклад, водій/експедитор перевізника) не може використати своє ПЗ для узгодження та підписання е-документа, або таке ПЗ у контрагента відсутнє (наприклад, ФОП).
Ця функція доступна для первинних документів, які були відправлені у M.E.Doc, починаючи з версії 11.01.019. Отже, вчасно оновіть свою програму до останньої версії!
Відправити посилання на документ можна як в автоматичному, так і в ручному режимі. Розглянемо детальніше.
Автоматичне створення та відправка посилання на документ
Автоматична відправка посилання на документ відбувається одночасно з відправкою безпосередньо самого первинного документа контрагенту автообробником або під час відправки вручну дією «Відправити документ».
Для автоматичної відправки посилання на документ необхідно:
1. Виконати попереднє налаштування контактних осіб, які повинні отримувати посилання, у розділі Контактні дані модуля Довідники – Контрагенти – Картка контрагента. Для цього до бази занесіть електронні адреси осіб – представників контрагента (Рис. 1) чи оберіть отримувачів із раніше занесених.
Рис. 1
2. У розділі Контактні дані обов'язково встановити опцію Відправляти посилання на документ (Рис. 2).
Рис. 2
3. Під час відправки документа програма M.E.Doc автоматично згенерує посилання на документ та відправить його на вказані у розділі Контактні дані e-mail.
Згенероване посилання та адреси, на яке воно було відправлене, наводяться на вкладці Відправлено контрагенту у вікні відправленого документа (Рис. 3).
Рис. 3
4. Представники контрагента зможуть переглянути, погодити або відхилити документ за отриманим посиланням (Рис. 4).
Рис. 4
У програмі є можливість збереження графічного відображення e-документа у вигляді PDF-файлу з накладеними на нього електронними підписами (далі – ЕП).
Отже, контрагент засвідчує виконання операцій з первинним документом за допомогою ЕП (Рис. 5).
Рис. 5
Ручне створення посилання на документ, який вже відправлено контрагенту
Для створення та відправки посилання на первинні документи вручну необхідно:
1. У вікні Реєстр первинних документів виділити первинний документ, на який потрібно створити посилання. Перейти на вкладку Наступні дії та обрати команду Надіслати посилання на документ (Рис. 6).
Рис. 6
Команда Надіслати посилання на документ також доступна у вікні відкритого документа.
2. Відкриється вікно Одержувачі посилання. Встановіть відповідні позначки у рядках з даними контактних осіб, яким необхідно надіслати посилання. Натисніть кнопку ОК (Рис. 7).
Рис. 7
3. Під час відправки документа програма M.E.Doc автоматично сформує посилання та відправить його на вказані e-mail.
4. Після відправки посилання відкриється вікно з протоколом відправки (Рис. 8):
Рис. 8
5. Контрагент зможе переглянути, погодити або відхилити документ за отриманим посиланням (Рис. 4).
Таким чином, контрагент засвідчує виконання операцій з первинним документом за допомогою ЕП (Рис. 5).