Авансовий звіт: головне про цей документ

Авансовий звіт - це не просто папірець. Це документ, який розповість про те, що ховається за цифрами, зазначеними у ньому, та чеками, які до нього додано. Правильне його заповнення допоможе вам контролювати витрати та уникнути фінансових неприємностей.  

Розглянемо такі питання: 

• Що таке авансовий звіт? 
• У яких випадках складати та не складати авансовий звіт? 
• Які терміни подачі авансового звіту? 
• Бланк авансового звіту: чи є затверджена форма? 
• Які документи є основними для авансового звіту? 
• Чому важливо правильно оформити авансовий звіт? 
• Підсумок 

Що таке авансовий звіт? 

Авансовий звіт – це документ, що підтверджує витрати, здійснені працівником під час виконання службових завдань. Затверджена назва цього документа - Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт.   

У яких випадках складати та не складати авансовий звіт? 

Якщо працівник отримав кошти на витрати, він має відзвітувати про їх використання. Для цього потрібно подати до бухгалтерії авансовий звіт та додати до нього чеки, квитанції чи інші документи, що підтверджують витрати. Проте є ситуації, коли авансовий звіт складати не потрібно. Розгляньмо, у яких випадках звіт обов’язковий, а коли можна обійтися без нього. 

Які терміни подачі авансового звіту? 

Згідно з ПКУ, авансовий звіт подається до закінчення місяця, наступного за тим, у якому працівник завершує: 

• відрядження; 

• виконання окремих доручень та за рахунок роботодавця, який видав кошти/електронні гроші під звіт. 

У разі отримання готівки авансовий звіт подається протягом: 

• 10 робочих днів - на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини; 

• 30 робочих днів - на закупівлю брухту чорних металів і брухту кольорових металів; 

• 2 робочих днів - на всі інші виробничі (господарські) потреби. 

Бланк авансового звіту: чи є затверджена форма? 

Авансовий звіт потрібно складати та подавати у строки, встановлені ПКУ. Його можна оформити на папері або в електронній формі відповідно до законодавства України про електронні документи та документообіг. Звіт заповнюється за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841, яка є обов’язковою для всіх суб’єктів господарювання. 

У звіті слід зазначити детальну інформацію про витрачені кошти та додати підтверджуючі документи. 

В програмі M.E.Doc для користувачів доступна затверджена форма авансового звіту (ідентифікатор - PD100209), яка легко заповнюється та зберігається в електронному форматі, разом із додатками.   

Зворотня сторона: 

Які документи є основними для авансового звіту? 

До авансового звіту необхідно додати всі документи, що підтверджують витрати. Це можуть бути: 

• квитки на транспорт; 
• рахунки за проживання, харчування; 
• фіскальні чеки з магазинів; 
• квитанції про оплату послуг, рахунки-фактури; 
• інші документи, що підтверджують витрати. 

Усі ці документи мають бути оформлені належним чином. Якщо оригінал документа, що підтверджує витрати, втрачено, можна подати завірену копію. Втім, повна відсутність підтверджуючих документів не дозволить бухгалтерії прийняти авансовий звіт, що, в свою чергу, створить труднощі як для працівника, так і для підприємства. 

Чому важливо правильно оформити авансовий звіт? 

Правильне оформлення авансового звіту - це не тільки запорука належного обліку, а й спосіб уникнути фінансових неприємностей.  

Невірно оформлений звіт або відсутність підтверджуючих документів можуть призвести до серйозних наслідків: дисциплінарних санкцій для працівника та штрафів для підприємства.  

Отже, уважність в оформленні звіту - це не просто формальність, а й важливий крок до фінансової стабільності вашої компанії. 

Підсумок 

• Авансовий звіт – це важливий інструмент для контролю витрат і забезпечення фінансової дисципліни на підприємстві. 
• Звіт можна не складати, але повинні бути дотримані певні умови (використання корпоративної картки для оплат витрат; витрати на відрядження не повинні перевищувати встановлені норми; своєчасне повернення невикористаних коштів). 
• Правильне оформлення звіту допомагає уникнути проблем з бухгалтерією та податковими органами.  

Нормативні документи 

1. Податковий кодекс України; 
2. постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 002.2011 р. № 98; 
3. Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене Постановою НБУ від 29.12.2017 р. № 148; 
4. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV;    
5. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.02003 р. № 851-IV; 
6. Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII;  
7. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 року № 88;  
8. наказ Мінфіну «Про затвердження форми Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 209.2015 р. № 841; 
9. наказ Мінфіну «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» від 13.03.1998 № 59. 

Корисні посилання 

• Внесено зміни до авансового звіту; 
• Як створити звіт по нарахуванню та утриманню з авансу?