Чи всі документи можна апостилювати - роз’яснення від Мін’юсту

Для офіційного визнання виданих в Україні документів дійсними в інших державах потрібне їх міжнародне підтвердження. Найпоширенішим та найпростішим способом на сьогодні є проставлення апостиля – штампу, що підтверджує легітимність документа в країнах-учасницях Гаазької конвенції щодо засвідчення документів апостилем. Він засвідчує справжність підпису на документі, якість, в якій виступала особа, що підписала його, та автентичність відбитку печатки або штампу на ньому. 

Проте апостилювати можна не всі документи.  

Так, згідно з Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затвердженими наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5, (далі – Правила) апостиль не проставляється на: 

• оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України; 
• оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують її спеціальний статус; 
• військових квитках; 
• трудових книжках; 
• дозволах на носіння зброї; 
• свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортах); 
• інших посвідченнях, що оформлюються відповідно до законодавства України. 

Ці документи можуть бути прийняті для проставлення апостиля у вигляді копій (фотокопій), засвідчених у нотаріальному порядку. 

Також не апостилюють оригінали, копії (фотокопії) нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документи, що мають характер листування. 

Не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, окрім документів про освіту та вчені звання, виданих УРСР. Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України. 

Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом документів, що стосуються сфери освіти і науки, засвідчених у встановленому порядку на території України, лише після попереднього проставлення апостиля на оригіналах цих документів. 

Копію (фотокопію) документів, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану або засвідченену в установленому порядку на території України копію (фотокопію) такого документа з перекладом дозволено апостилювати лише за умови попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналу цього документа. 

На сьогодні засвідчення копій офіційних документів, які видаються органами реєстрації актів цивільного стану і надалі використовуватимуться за кордоном, нотаріусами здійснюється лише після попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналів цих документів. це визначено  Порядком вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженим наказом Мін’юсту від 22.02.2012 р. № 296/5. 

Крім того, законодавством не передбачено проставлення апостиля на інформації з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно (далі – Державний реєстр прав), які згідно з п. 3 Порядку надання інформації із Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, затвердженого постановою Кабміну від 25.12.2015 р. № 1127, надаються на аркушах паперу форматом А4 (210 х 297 міліметрів) без використання спеціальних бланків, проставлення підпису надавачем інформації з Державного реєстру прав та/або печатки. Для проставлення апостиля на документі, який підтверджує майновий стан, та для використання його за кордоном, можливо звернутися до будь-якого державного або приватного нотаріуса за оформленням відповідної заяви/афідевіту. 

Потрібно зазначити, що Правила не поширюються: 

• на документи, що видаються закордонними дипломатичними установами України та пред’являються в державах їх акредитації; 
• на офіційні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій. 

Нагадаємо, що відповідно до постанови Кабміну «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» від 18.01.2003 р. № 61 Мін’юсту України надано повноваження на проставлення апостиля на документах, які видаються органами юстиції, судами, державними архівними установами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України. 

Таке роз'яснення розміщено на сайті Мін’юсту. 

Про те, як апостилювати документи, перебуваючи за кордоном, та про зміну рахунку для оплати послуг за проставлення апостилю, читайте в Блозі бухгалтера, в Інформері програми M.E.Doc та на нашому Telegram-каналі.