Документація з охорони праці в електронному форматі: пропозиція від Мінекономіки

Проєкт наказу Мінекономіки «Про затвердження Порядку впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці» розроблено з метою зменшення державного регулювання економічної діяльності суб’єктів господарювання, актуалізації і визначення єдиного порядку впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці. Про це зазначено на сайті Держслужби з питань праці.

В умовах пандемії суб’єкти господарювання змушені переходити на технології, які вони не планували впроваджувати до певного часу, і переглядати свої стратегічні пріоритети.

При цьому зазначені проблеми можуть бути вирішені шляхом цифрової трансформації, а саме:

• потреба роботодавців у захисті своїх співробітників шляхом переведення працівників на дистанційну форму роботи;
• альтернативою особистим зустрічам є використання платформ, що пропонують можливості для нетворкінгу;
• безперервне проведення онлайн навчання та інструктажів на виробництві;
• розробка стратегії збереження життєздатності суб’єктів господарювання в умовах пандемії.

Разом з цим, організація роботи в системі управління охороною праці передбачає, зокрема: створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення різних видів документів, що регламентовано чисельними нормативно-правовими актами з охорони праці, які створюють надмірне навантаження на суб’єктів господарювання.

Тому, проєкт наказу спрямовано на визначення альтернативного та актуального порядку впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці.

Крім того, порядком впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці визначено:

• порядок є обов’язковим для всіх роботодавців, які шляхом видання відповідного наказу прийняли рішення щодо впровадження електронного документообігу, створення та використання яких передбачено нормативно-правовими актами з охорони праці (далі - НПАОП);
• організація електронного документообігу документів, ведення яких передбачено НПАОП, здійснюється з урахуванням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання.

Крім того, роботодавець зобов’язаний затвердити:

• перелік документів, ведення яких передбачається у електронній формі (далі – Перелік);
• порядок створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення документів, зазначених у Переліку.

А також, роботодавець зобов’язаний забезпечити:

• строк зберігання електронних документів у сфері охорони праці, не менший від строку, встановленого для відповідних документів, визначених НПАОП, у тому числі шляхом використання електронних підписів у форматі, придатному для тривалого архівного зберігання;
• можливість вільного ознайомлення працівників з документами, якщо така можливість передбачена НПАОП;
• надання посадовим особам центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері охорони праці, та його територіальних органів у передбачених законодавством випадках копій електронних документів, які відповідають вимогам до форматів даних електронного документообігу, встановлених законодавством, а також у паперовій формі чи за допомогою технічних засобів відтворення змісту цих документів у вигляді, що сприймається людиною.

У разі прийняття наказ набере чинності з дня його офіційного опублікування.

Про правове регулювання дистанційної роботи та законопроєкт про посилення захисту працівників, читайте у Блозі бухгалтера, в Інформері програми M.E.Doc, а також на нашому Telegram-каналі.