Інвойс: що це і чим відрізняється від рахунка-фактури?

Вам знайома плутанина між інвойсом і рахунком-фактурою?  

У попередньому матеріалі ми детально розглянули такий документ, як рахунок-фактура. Якщо пропустили, то можете надолужити за посиланням. 

У цій статті мова піде про те, що таке інвойс та чим він відрізняється від рахунка-фактури.  

Коротко про те, які питання будуть розкриті: 

• Що таке інвойс, в чому його значення? 

• Які бувають інвойси? 

• Чи є затверджена форма інвойсу? 

• Які реквізити має містити інвойс? 

• Чим відрізняється інвойс від рахунка-фактури? 

Що таке інвойс, в чому його значення? 

Інвойс (англ. invoice, що перекладається як «рахунок» або «фактура») – це документ , який використовується у міжнародній практиці та підтверджує угоду про продаж товарів чи послуг.  

Його роль є особливо важливою у зовнішньоекономічній діяльності (ЗЕД), хоча інвойси також можуть застосовуватись і в українському бізнес-середовищі, особливо коли продавцем є нерезидент. 

Значення інвойсу в господарській діяльності неможливо переоцінити, адже він забезпечує структурованість і прозорість у міжнародних угодах між продавцями та покупцями.  

Розглянемо детальніше, які завдання виконує інвойс: 

• Документування угод: Підтверджує умови угоди між сторонами та митну вартість товару. 

• Бухгалтерський облік: Слугує основою для обліку доходів та витрат. 

• Контроль за платежами: Дозволяє відстежувати, які платежі вже надійшли, а які ще очікують. 

Тепер ви знаєте, що в зовнішньоекономічній діяльності неможливо обійтись без інвойсу. Тож давайте розберемося, як оформити цей документ, щоб він вважався дійсним. 

Які бувають інвойси? 

Найпоширеніші – це проформа-інвойс та комерційний інвойс. 

Проформа-інвойс – документ, у якому зазначається обов’язок продавця товарів  поставити їх покупцю за певною ціною (ціна та перелік товарів/послуг може змінюватись). Проформа-інвойс, як правило, складається у випадках, коли товар поставляється безоплатно.  

Комерційний інвойс –  документ, який використовується для митної декларації під час зовнішньоекономічної діяльності (торгівлі). Складається при відвантаженні товару. На відміну від проформи має вже остаточні зміни та узгоджені дані про товар.  

Це передбачено у ст. 53 Митного кодексу України, де зазначено, що документами, які підтверджують митну вартість товарів, є, зокрема, рахунок-фактура (інвойс) або рахунок-проформа (якщо товар не є об’єктом купівлі-продажу). 

Отже, на відміну від проформи комерційний інвойс має вже остаточні  дані про товар. При цьому сама форма цих документів може не відрізнятись. Єдине, що відрізнятиме - це в назві документа може бути зазначено Рахунок-проформа/Proforma invoice або Інвойс/Іnvoice. Але це необов’язково, оскільки форма цих документів законодавчо не затверджена. Про це ми поговоримо далі. 

Чи є затверджена форма інвойсу? 

В Україні наразі не існує затвердженої форми інвойсу. Однак, щоб полегшити процес оформлення документа, ви можете скористатися зразком інвойсу, наданим у Рекомендаціях №6 Європейської економічної комісії ООН "Формуляр-зразок уніфікованого рахунка - для міжнародної торгівлі". Цей зразок стане вам у нагоді, адже, незважаючи на відсутність затвердженої форми, важливо дотримуватись обов’язкових реквізитів. 

Далі розберемо детальніше, які саме реквізити необхідні для правильного оформлення інвойсу. 

Які реквізити має містити інвойс?  

Основними реквізитами інвойсу є: 

• Номер інвойсу: Унікальний ідентифікатор для відстеження. 

• Дата виписки: Коли інвойс був створений. 

• Реквізити постачальника/Дані покупця: Зазначаються банківські реквізити. 

• Опис товару/послуги: Детальна інформація про характеристики товару, властивості, його бренд, ціну, призначення. 

• Термін оплати: Час, протягом якого потрібно здійснити платіж. 

• Умови доставки: Інформація про те, як і коли буде доставлено товар (правила Інкотермс). 

• Інформація про ПДВ: Зазначається інформація про звільнення від сплати ПДВ (у випадку інвойсу, звільненого від ПДВ). 

• Підпис виконавця: Особистий підпис або дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у проведенні господарської операції. 

Зразок інвойсу дивіться на Рис. 1 

 Рис. 1 

Чим відрізняється інвойс від рахунка-фактури? 

Як ви, напевно, помітили, рахунок-фактура та інвойс мають багато спільних рис: обидва підтверджують угоду про продаж товарів або надання послуг, використовуються як підстава для здійснення оплати тощо. Та, попри цю схожість, є важливі відмінності, які варто врахувати в роботі.  

Щоб розібратися з цими нюансами, ознайомтеся зі схемою нижче (рис. 2), яка наочно ілюструє ключові відмінності між документами. 

Рис. 2 

Якщо у вас залишись запитання щодо відмінностей, обов’язково напишіть їх у коментарях під нашою публікацією в Facebook. 

Чекайте на наші наступні публікації.